Что такое заказ на покупку? (И как это работает)

25 августа 2021 г.

Когда клиент хочет что-то купить у поставщика, он составляет заказ на покупку, который внешне похож на счет-фактуру. В заказе на покупку перечислены приобретаемые товары, их согласованная цена продажи и общая стоимость заказа. В нем также указывается дата покупки, способ и ожидаемая дата доставки, а также условия оплаты. В этой статье мы рассмотрим, что такое заказ на покупку, почему он важен и чем он отличается от счета-фактуры.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку — это юридически обязывающий документ, созданный покупателем, который подтверждает его намерение приобрести товары или услуги у поставщика. Это запрос продуктов вместе с согласованной ценой. Продавцы могут согласиться на более низкую цену, чем обычно, потому что покупатель купил большое количество, продавец дает покупателю скидку за лояльность или продать больше товаров. Целью заказа на покупку является отслеживание заказа, а также гарантия оплаты от покупателя.

Заказ на покупку обычно включает следующие элементы:

• Имя покупателя

• Адрес для выставления счета

• Адреса доставки

• Номер отслеживания

• Условия оплаты

• Заявитель

• Отделение

• Примечания

• Заказанные товары

• Количество

• Цена товара

• Итого позиции

• Весь заказ

Вся эта информация необходима, поскольку она сообщает поставщику, кто покупает, куда должен быть отправлен заказ, в течение какого времени покупатель должен оплатить заказ и есть ли скидка за досрочную оплату. Он также включает номер для отслеживания для клиентов и продавцов, объясняет, кто запросил отправку для обеспечения ответственности, отдел, который заказал, и количество товаров, заказанных по их согласованным ценам. Общая сумма заказа — это сумма, которую клиент платит, когда приходит срок оплаты счета.

Это общие детали, которые указываются в заказе на поставку, но их можно настроить, чтобы отразить потребности клиента или для специальных заказов. Чем больше информации введено в заказ на поставку, тем эффективнее становится документ.

Почему важны заказы на покупку?

Покупатели и продавцы развивают отношения друг с другом и со временем начинают доверять друг другу. Однако для обеих сторон по-прежнему важно убедиться, что договоры купли-продажи соблюдаются и вся информация является точной. Отслеживание заказа защищает обе стороны по мере совершения покупки. Ниже приведены некоторые из наиболее важных причин для составления заказа на поставку:

Доверие и проверка

Несмотря на то, что между покупателем и поставщиком растут узы доверия, все равно должна быть гарантия как оплаты, так и поставки при каждой покупке. Заказ на поставку возлагает ответственность на каждую сторону и сводит к минимуму вероятность недоразумений. Бизнес растет и меняется, а значит, может меняться и взаимопонимание. Заказы на поставку помогают обеспечить неизменность этого понимания.

Организация

Рост для бизнеса означает добавление новых клиентов, что усложняет выполнение заказов. Просто записать информацию на листе бумаги и передать ее кому-то для заполнения не получится, если компания слишком большая. Включение всех клиентов в отслеживаемую систему заказов на покупку позволяет клиентам оставаться довольными и помогает увеличить бизнес для продавца.

Подотчетность

Заказ на покупку помогает оптимизировать операции продаж для бизнеса. Он создает юридически обязательный документ, который побуждает как продавца, так и покупателя действовать в соответствии с условиями. Это также помогает отслеживать ход проданных товаров и облегчает продавцу согласование невыполненных заказов. Использование заказов на покупку является хорошей деловой практикой для обеих сторон.

Юридически обязательный статус заказа на поставку

Когда покупатель создает заказ на покупку, чтобы купить что-то у поставщика, он заключает юридически обязывающий договор. Покупатель делает заявление о намерении совершить покупку и обещает продавцу, что заказ будет оплачен в соответствии с условиями. Если покупатель не оплатил заказанный товар, продавец имеет возможность потребовать оплаты через судебную систему.

Заказ на поставку, по сути, является векселем, в котором изложены все детали. Поскольку заказ на поставку имеет юридическую силу, продавец может использовать его для получения средств от фактора. Продавец может предложить заказ на покупку фактору для продажи. Фактор предложит процент от номинальной стоимости ЗП и возьмет на себя взимание оплаты.

Четыре отличия между заказом на поставку и счетом-фактурой

На первый взгляд заказ на покупку и счет-фактура выглядят одинаково. Они оба перечисляют одну и ту же информацию вместе с условиями оплаты, но имеют некоторые различия. Вот основные различия между счетом-фактурой и заказом на поставку:

Кто выдает документ

Клиент оформляет заказ на покупку, а продавец выставляет счет.

Правовой статус

Счета-фактуры не могут использоваться в качестве юридически обязывающего документа на любом этапе процесса покупки и могут использоваться только для отгрузок или требования об оплате. Это не соглашение между покупателем и продавцом, и поэтому его нельзя использовать в качестве финансового инструмента или в гражданском суде, если только он не используется для подтверждения заказа на покупку.

Как они используются

Счет-фактура используется, чтобы напомнить покупателю, что он согласился заплатить к определенной дате. Например, продавец отмечает, что срок доставки приближается, а оплата за поставку не поступила. Продавец может отправить счет как напоминание об оплате. Напротив, клиент может использовать заказ на покупку, чтобы напомнить продавцу о количестве товара, которое ему необходимо поставить, и об ожидаемой дате прибытия продукта.

Что они указывают

Счет-фактура обычно прилагается к отгрузке и содержит список предметов, которые находятся в упаковке. Если продавец отправляет более одной посылки, выставляется несколько счетов-фактур с серийными номерами. Например, несколько счетов-фактур за групповую отправку могут выглядеть так: Счет-фактура (1), Счет-фактура (2) и т. д.

Отслеживание заказов на покупку

Заказы на покупку необходимо отслеживать, чтобы каждый мог проверить их статус с помощью информации в системе. Отслеживание также предотвращает отправку посылки дважды. Кто-то в области выполнения заказов может найти номер заказа на покупку, чтобы определить, был ли заказ выполнен или нет. И если окажется, что заказ не был выполнен, они могут продолжить расследование. Если покупатель не получил свою посылку, он может позвонить продавцу и попросить кого-нибудь отследить посылку по номеру заказа на покупку. Кредиторская задолженность также может использовать номер для отслеживания, чтобы узнать, был ли оплачен счет и когда.

Добавление номера отслеживания к заказам на покупку упрощает поиск статуса покупки для обеих сторон. Отслеживание заказов на покупку устраняет двусмысленность и помогает покупателю и продавцу выполнять свои обязанности друг перед другом.