Что такое X-матрица? (Определение, использование и преимущества)
Создание визуального способа управления проектами может помочь вам и членам вашей команды достигать целей и выполнять проекты с большей эффективностью, ясностью и сосредоточенностью. Один из методов управления проектами, бережливое управление проектами, может помочь вам реализовать новые идеи, чтобы сделать членов вашей проектной команды более эффективными. Одна из этих идей, называемая X-матрицей, может помочь вам реализовать свои долгосрочные и краткосрочные цели, определить связи между вашей командой и другими людьми и создать показатели для управления проектами.
В этой статье мы обсудим, что такое X-матрица, посмотрим на ее компоненты, изучим ее преимущества и рассмотрим шаги, которые вы можете выполнить, чтобы создать свою собственную.
Что такое X-матрица?
X-матрица — это документ, который вы можете использовать в качестве помощи в процессе бережливого управления проектами. Он работает как руководство, объединяющее несколько компонентов проекта, включая цели и идеи как извне, так и внутри самого проекта. X-матрица может помочь вам достичь прорывных целей за период от трех до пяти лет. Другие люди, которые могут использовать X-матрицу, включают менеджеров проектов, руководителей высшего звена и владельцев бизнеса. X-матрица получила свое название от формы, которую она образует, когда вы размещаете ее основные компоненты.
Компоненты X-матрицы
Есть четыре основных компонента x-матрицы:
Долгосрочные цели: это цели, которых вы хотите достичь через три-пять лет.
Годовые цели: это цели, которых вы хотите достичь в следующем году.
Метрики, которые нужно улучшить: это показатели, которые вы используете для обеспечения эффективного выполнения проектов.
Приоритеты верхнего уровня: это немедленные изменения, которые необходимы для того, чтобы Х-матрица была эффективной.
Используя эти компоненты, есть несколько других частей, которые вы можете использовать для создания эффективной X-матрицы, в том числе:
Команды и руководство, которые направляют деятельность на достижение как краткосрочных, так и долгосрочных целей
Связи между основными компонентами X-матрицы
Преимущества использования X-матрицы
Использование X-матрицы может иметь несколько преимуществ, в том числе:
Разработка стратегического плана. Иногда создание X-матрицы может помочь вам разработать стратегический план, показывая, что требует вашего внимания в данный момент.
Создание вовлеченности: X-матрица может помочь показать каждому члену команды на всех уровнях, как их работа способствует всему проекту.
Соединение различных команд и отделов: X-матрицы также могут помочь руководителям проектов увидеть, как взаимодействуют разные команды и где их задачи могут пересекаться, предоставляя им возможности для общения, которые они раньше не замечали.
Решение проблем до того, как они возникнут: при наличии X-матрицы этапы процесса становятся более четкими и могут помочь вам определить, где работа замедлилась, позволяя вам действовать там, где это необходимо, и эффективно следить за тем, чтобы проект продолжал развиваться.
Упрощение принятия решений: использование X-матрицы поможет вам убедиться, что все решения учитывают ваши краткосрочные и долгосрочные цели. Это может помочь вам увидеть, что можно улучшить, сделав процесс принятия решений более эффективным.
Расстановка приоритетов. Создание X-матрицы поможет вам не только разработать стратегический план, но и узнать, каковы главные приоритеты вашего проекта и как вы должны решить каждый из них, чтобы проект двигался к завершению.
Как использовать X-матрицу
Разработка X-матрицы и ее использование для завершения проектов — это задача, которой вы можете научиться. Ниже приведены шаги, которые вы можете использовать для создания и реализации X-матрицы для вашего следующего проекта:
1. Разработайте стратегические цели
Первым шагом к созданию X-матрицы является определение того, каким вы хотите видеть проект через три-пять лет. После того, как вы узнаете, в каком направлении должен двигаться проект, вы можете установить показатели и цели, чтобы убедиться, что вы достигнете этого результата. Если у вас небольшая команда, может быть полезно ставить меньше долгосрочных целей, так как это позволяет команде оставаться сосредоточенной и энергичной на протяжении всего проекта.
2. Определите краткосрочные и среднесрочные цели
Как только вы определите свои долгосрочные цели и стратегию их достижения, вы сможете ставить краткосрочные и среднесрочные задачи, которые будут способствовать достижению этих целей. Создание нескольких более коротких целей и разделение их между разными командами может помочь сохранить постоянную производительность. Затем вы можете разделить эти цели на задачи, которые выполняет каждый член команды или отдел, так как это делает повседневные обязанности более понятными. Эти цели также являются высшими приоритетами для запуска проекта и его продвижения вперед.
3. Создайте метрики для целей и прогресса
Установив все свои цели, вы можете разработать показатели, чтобы гарантировать, что вы и члены вашей команды сможете выполнить задачи и, в конечном итоге, завершить проект. Метрики — это способ измерить, насколько успешна команда и как быстро она может выполнять аналогичные задачи. Например, одна команда может начать и закончить разработку программного обеспечения за два месяца, а второй — за три. Вторая команда использует всестороннее тестирование и производит более качественное программное обеспечение, чем первая. В этих случаях и скорость, и качество являются показателями для этих команд.
4. Обратите внимание на связи между членами команды и отделами
Иногда после проектирования X-матрицы вы можете заметить, что одна команда ждет выполненных задач от другой команды. Хотя это распространено в управлении проектами, вы можете создавать более эффективные процессы, назначая другие задачи команде, пока они ждут работы от других команд. Вы также можете использовать связи в X-матрице, чтобы спроектировать пространства для совместной работы для ваших команд в физическом или виртуальном формате и определить, кто общается друг с другом, когда задачи переходят от одной команды к другой. Например, между собой могут общаться только руководители групп.
5. Пересматривайте и обновляйте X-матрицу по мере достижения целей проекта.
Разработка X-матрицы может потребовать некоторой практики, поэтому по мере достижения целей проекта рассмотрите сегменты пересмотра X-матрицы, чтобы отражать то, что происходит в режиме реального времени, и решать проблемы по мере их возникновения. Вы можете обновлять X-матрицу по мере достижения целей, чтобы показать членам команды, какие следующие задачи и как они могут их выполнить. В конце проекта вы можете удалить X-матрицу и начать новую для нового проекта или обновить исходную, чтобы отразить ваши текущие долгосрочные и краткосрочные цели.