Что такое виртуальное сотрудничество? Определение и полезные советы

26 октября 2021 г.

Эффективное использование инструментов виртуального сотрудничества может помочь командам оставаться на связи, работать удаленно и успешно внедрять технологии в свои рабочие процессы. С помощью технологий у команд и сотрудников появляется множество возможностей для совместной работы в нефизических пространствах.

Узнав больше о вариантах виртуального сотрудничества и их преимуществах, вы сможете более эффективно использовать их в своих проектах. В этой статье мы объясним, что такое виртуальное сотрудничество, перечислим способы его использования, расскажем о его важных преимуществах и поделимся советами по успешной интеграции инструментов виртуального общения в ваше профессиональное сотрудничество.

Что такое виртуальное сотрудничество?

Виртуальное сотрудничество — это способ, с помощью которого люди могут обмениваться информацией и идеями в Интернете или когда они физически не находятся рядом друг с другом. Видеоконференции, электронная почта и обмен мгновенными сообщениями являются примерами инструментов, которые предприятия и частные лица могут использовать для удаленного общения друг с другом. Международные команды, удаленные сотрудники и удаленные сотрудники могут использовать технологии и инструменты виртуального общения, чтобы имитировать преимущества личного взаимодействия.

Способы использования виртуального сотрудничества

Вот несколько распространенных способов использования виртуального сотрудничества для обмена идеями и выполнения задач:

• Видеоконференции: видеоконференции позволяют группам или отдельным лицам встречаться друг с другом удаленно. С помощью видеоконференций пользователи могут обмениваться видео в реальном времени, информацией с экранов своих компьютеров, подготовленной презентацией или активным документом.

• Обмен мгновенными сообщениями. Обмен мгновенными сообщениями позволяет сотрудникам быстро и безопасно подключаться друг к другу. Некоторые коммуникационные платформы позволяют пользователям создавать группы, чтобы они могли организовывать общение и выборочно сотрудничать с определенными членами группы.

• Электронная почта. Электронная почта — еще один инструмент виртуального сотрудничества, который помогает людям общаться виртуально. Команды могут использовать электронную почту, чтобы сообщать о важных обновлениях, задавать вопросы или пересылать информацию.

• Онлайн-инструменты для совместной работы. Некоторые онлайн-инструменты для совместной работы позволяют пользователям получать доступ к общим файлам и вносить изменения в режиме реального времени. Они также позволяют авторизованным участникам включать ограничения или делиться информацией только с избранными участниками.

Преимущества использования виртуального сотрудничества

Использование виртуального сотрудничества в качестве коммуникационной стратегии может дать множество преимуществ. Включение виртуального сотрудничества в вашу деловую практику может помочь вам:

Общайтесь с теми, кто не может быть вместе физически

При совместной работе над проектом командам часто бывает полезно общаться лично, чтобы они могли прояснить важные детали, обсудить идеи и поделиться ценным вкладом. Когда команды не могут быть вместе физически, виртуальное сотрудничество может помочь им достичь всех этих целей.

Для бизнес-команд, которые работают в разных географических точках, инструменты для совместной работы с видео могут позволить проводить презентации, проводить обзоры и проводить собрания о ходе работы. Путешествующие сотрудники и удаленные сотрудники также могут извлечь выгоду из возможности оставаться на связи со своими командами, клиентами или коллегами.

Быстро сообщайте идеи

Преимуществом большинства инструментов виртуального сотрудничества является их оперативность. Обмен мгновенными сообщениями, электронная почта и облачные платформы для совместной работы позволяют быстро и эффективно обмениваться идеями.

Определенные коммуникационные стратегии могут сопровождаться соответствующими уровнями срочности. Например, общение через мгновенные сообщения может привести к более быстрому ответу, чем по электронной почте, поэтому вы можете адаптировать свои стратегии совместной работы в соответствии с важностью вашего запроса или идеи.

Приспосабливайтесь к плотному графику

Некоторые стратегии виртуального сотрудничества допускают гибкость. Онлайн-сообщения, такие как электронная почта и мгновенные сообщения, могут доходить до людей, даже если они недоступны. Это может облегчить им просмотр сообщения, когда у них есть время.

Международные команды, работающие в разных часовых поясах, могут извлечь из этого пользу, поскольку это позволяет им по-прежнему успешно сотрудничать. Виртуальные встречи также могут быть проще для участия, чем личные встречи. Даже если у соавторов плотный график, им может быть легче приспособиться к виртуальному звонку, чем к личному.

Выгода от технологий

Многие современные технологии предлагают преимущества пользователям, заинтересованным в сотрудничестве. Существуют полезные инструменты для помощи удаленно подключенным командам, и они могут облегчить процессы совместной работы так, как не могут традиционные собрания.

Специальное программное обеспечение для совместной работы в режиме онлайн также может помочь компаниям достичь определенных целей, ускорить их прогресс и повысить производительность. Приложения для совместного использования в облаке позволяют пользователям обновлять материалы проекта в режиме реального времени, что позволяет работать вместе даже в разлуке.

Другие инструменты для совместной работы предлагают полезные функции, применимые к конкретным отраслям и целям. Использование новых технологий для упрощения бизнес-процессов может помочь компаниям оставаться инновационными, повысить эффективность совместной работы и эффективно перейти на более удаленную структуру работы.

Объединяйте большие группы

Компании, которые полностью удалены, могут использовать виртуальное сотрудничество, чтобы сообщать о целях, строить отношения и делиться важными обновлениями. Онлайн-инструменты для совместной работы без физического офиса позволяют полностью удаленным компаниям оставаться на связи. Некоторые коммуникационные платформы позволяют пользователям формировать собственные каналы связи, отправлять личные сообщения и обмениваться видео, изображениями и ссылками.

Будьте организованы

Виртуальные платформы для совместной работы — отличный способ оставаться организованным. Облачное программное обеспечение, которое обновляется в режиме реального времени, гарантирует, что пользователи всегда видят самую последнюю версию проекта, документа или презентации. Записи чатов и общение с возможностью поиска облегчают поиск конкретной информации.

Соавторы также могут использовать такие инструменты, как программное обеспечение для хранения файлов, для обмена и хранения полезных документов и мультимедиа. Многие приложения для видеоконференций автоматически связываются с календарями, помогая группам и сотрудникам проверять расписания других и планировать важные встречи.

Держите информацию в безопасности

Большинство онлайн-ресурсов предлагают варианты, позволяющие обмениваться документами и файлами для совместной работы только с утвержденными людьми. Это может помочь управлять безопасностью ваших проектов и усилий и регулировать, кто имеет доступ к конфиденциальной информации.

Настройка разрешений позволяет администраторам полностью контролировать, кто может видеть определенные элементы совместной работы. Это также позволяет им распределять определенные элементы проекта среди определенных членов команды, уменьшая путаницу и улучшая совместную работу.

Советы по виртуальному сотрудничеству

Если вы планируете использовать виртуальную совместную работу для связи с другими, вот несколько советов, которые помогут вам достичь наибольшего успеха:

Поощряйте участие

Один из способов способствовать успеху методов виртуального сотрудничества — поощрять командное участие. Поддерживайте активность и вклад членов команды на ваших коммуникационных платформах и убедитесь, что у них есть все ресурсы, необходимые для эффективного участия. Укрепляя доверие других людей с помощью виртуального взаимодействия, вы можете влиять на продуктивность своих встреч и успех совместной работы.

Дополнение при личном сотрудничестве

Хотя виртуальное сотрудничество является полезным инструментом, иногда команды могут извлечь выгоду и из личного общения. Часто легче читать язык тела и энергию комнаты при личной встрече, что может сделать общение более искренним и продуктивным.

Хотя это не всегда необходимо или возможно, дополнение сеансов виртуального сотрудничества возможностями личного общения может помочь сотрудникам установить взаимопонимание со своими коллегами и сделать их виртуальное общение более продуктивным.

Подключить больше

Виртуальное сотрудничество часто сокращает время взаимодействия. Хотя это может дать членам команды больше времени, чтобы сосредоточиться на своем личном вкладе, это также может вызвать чувство разъединения среди сотрудников.

Если вы полагаетесь на виртуальные инструменты для совместной работы как на единственный способ общения, подумайте о том, чтобы начать больше бесед с другими соавторами, чтобы оценить, как у них дела и есть ли у них что-то, с чем им нужна помощь или чем они хотят поделиться. Некоторым может понадобиться дополнительное поощрение в виртуальном пространстве.

Если вы управляете командой, убедитесь, что у каждого есть инструменты, необходимые для достижения успеха в онлайн-среде. Например, члены команды-экстраверты могут предпочесть личные или групповые встречи, потому что они повышают их творческий потенциал.

Поиск стратегий для достижения успеха на виртуальных платформах может помочь сотрудникам адаптироваться к новым условиям. Если вы полностью отказались от личного сотрудничества, убедитесь, что вы цените работу и вклад отдельных лиц. Это может помочь им почувствовать, что их видят и ценят в виртуальном пространстве.

Развивайте свои компьютерные навыки

Технологии могут предложить множество захватывающих преимуществ, которые могут повысить производительность членов команды, расширить возможности для совместной работы и отслеживать прогресс команды. Некоторые препятствия, такие как ошибки в программном обеспечении, плохое подключение к Интернету или неправильное использование технологий, могут повлиять на способность технологий облегчить виртуальное сотрудничество. Развивая свои компьютерные навыки, вы можете преодолеть некоторые технологические препятствия и повысить эффективность методов совместной работы.

Узнайте больше о платформе или программном обеспечении, которое вы планируете использовать, чтобы реализовать все его преимущества и предложения. Если вы планируете представить презентацию или поделиться чем-то с командой в приложении для видеоконференций, убедитесь, что у вас есть все необходимое до начала встречи. Это может помочь вам сэкономить драгоценное время и сосредоточиться на сеансах совместной работы.

Предложения исследований

Существует множество коммуникационных платформ, облачных инструментов для совместной работы и программного обеспечения для виртуального подключения, которые удовлетворят многие потребности. Подумайте о целях вашего виртуального сотрудничества и изучите предложения, чтобы найти то, которое лучше всего соответствует вашим целям и стилю совместной работы вашей команды. Поскольку существует так много вариантов на выбор, исследование того, что лучше всего подходит для вашей команды или проекта, может гарантировать вам успех в вашем виртуальном сотрудничестве.