Что такое виртуальная организация?

1 апреля 2021 г.

Рабочие места и офисная культура развивались с течением времени. Планировка офисов изменилась с кабинок на более открытые рабочие места, и многие работодатели перешли от установленного графика работы к более гибкому графику. По мере развития технологий некоторые компании предпочитают больше не иметь физического местоположения. В этой статье мы обсудим, что такое виртуальная организация, компоненты виртуальной организации, а также преимущества и недостатки виртуальных организаций.

Что такое виртуальная организация?

Виртуальная организация — это организация, в которой все члены организации работают в разных географических точках, но выглядят как единое целое. Они используют компьютеры, программное обеспечение, телефоны и другие технологии для совместной работы. Виртуальным организациям важно иметь установленные процессы, обеспечивающие постоянство результатов работы сотрудников.

Компоненты виртуальной организации

Каждая виртуальная организация уникальна. В каждой организации есть удаленная рабочая сила и технологические сети. Другие компоненты виртуальной организации могут включать:

• Плоская организационная структура с меньшим количеством менеджеров среднего звена

• Виртуальные команды

• Свободная организационная структура

• Границы и ожидания

• Гибкость мощности

• Неформальное общение

Преимущества виртуальной организации

Вот некоторые преимущества виртуальной организации:

Более низкие накладные расходы

Виртуальные организации часто имеют более низкие накладные расходы. Им не нужно платить ежемесячную плату за аренду офисных помещений. Некоторые организации также просят сотрудников использовать собственное оборудование, что снижает затраты на оборудование.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Многие виртуальные организации имеют более высокий уровень удовлетворенности сотрудников. Некоторые сотрудники чувствуют себя менее напряженными, а гибкость удаленной работы часто сокращает количество прогулов. Это помогает улучшить общий моральный дух компании.

Повышение эффективности сотрудников

Виртуальные организации не имеют таких отвлекающих факторов, как традиционные офисные настройки. Чем меньше отвлекающих факторов, тем выше эффективность сотрудников. Сотрудники могут создать свою собственную рабочую среду, что позволит им определить, что поможет им лучше выполнять больше работы за меньшее время.

Большой рынок для найма из

Виртуальные организации могут нанимать сотрудников из любой точки мира. Это снимает географические ограничения, расширяя кадровый резерв для найма. Это позволяет организациям находить, нанимать и нанимать лучших специалистов.

Гибкий график для сотрудников

Виртуальные организации часто имеют гибкий график. Многие работодатели позволяют сотрудникам самим определять свои графики, но могут указывать некоторые параметры. Например, некоторые компании устанавливают основные часы работы, например, с 10:00 до 14:00 в пределах определенного часового пояса каждый день, и позволяют сотрудникам работать в любое время вне этих часов. Этот уровень гибкости часто позволяет организациям приспособить самых разных сотрудников и их образ жизни.

Улучшение удержания сотрудников

Многие виртуальные организации имеют счастливых сотрудников. Довольные сотрудники часто более вовлечены в работу и реже покидают компанию. Это особенно верно, если организация также предлагает отличные льготы и конкурентоспособную заработную плату.

Доступ к новым рынкам

Виртуальные организации часто имеют доступ к широкому спектру рынков. Эти организации не имеют географических ограничений, что позволяет им работать с клиентами, которые ранее могли быть недоступны. Это особенно привлекательно для специалистов по удаленным продажам.

Проблемы виртуальной организации

Вот некоторые проблемы виртуальной организации:

Отсутствие товарищества

Виртуальные организации могут испытывать недостаток духа товарищества между командами. Сотрудники работают изолированно друг от друга, и у них редко есть возможность встретиться лицом к лицу. Есть немного возможностей для случайных разговоров, которые помогут построить отношения.

Перенесите традиционные офисные события и аспекты в виртуальную среду. Убедитесь, что у команд есть общие цели для совместной работы. Подумайте о размещении видеочатов для виртуальных счастливых часов или викторин.

Подумайте о создании каналов обмена мгновенными сообщениями, связанных с конкретными хобби, интересами или образом жизни. Рассмотрите возможность создания каналов для родителей или людей, которые любят читать или играть в видеоигры. Эти каналы могут помочь сотрудникам установить личные связи друг с другом.

Трудно развивать корпоративную культуру.

Виртуальные организации могут бороться за разработку и внедрение корпоративной культуры. В коллективе может отсутствовать сплоченность. Гибкий график может привести к тому, что сотрудники будут чувствовать себя оторванными от работы, что приведет к фрагментации корпоративной культуры.

Подумайте о том, чтобы установить определенные часы недели, когда сотрудники должны работать, не лишая их свободы и гибкости. Запланируйте ежемесячные или ежеквартальные встречи для обсуждения состояния компании. Используйте технологии, чтобы подчеркнуть корпоративную культуру, например, непринужденные разговоры с помощью мгновенных сообщений, чтобы побудить сотрудников лучше узнать друг друга.

Повышенная важность общения

Работа в виртуальной организации повышает важность хорошего общения. Сотрудники не могут делиться информацией мимоходом, как в обычной офисной обстановке. Сотрудникам может быть трудно встречаться из разных графиков.

Важно установить четкие политики и использовать различные инструменты, чтобы обеспечить активное и эффективное общение сотрудников друг с другом. Разработайте четкую политику отправки электронных писем и ответов на них, а также способы записи важной информации о клиентах. Подумайте о планировании ежедневных или еженедельных контрольных звонков. Используйте службу обмена мгновенными сообщениями и настройте отдельные каналы или темы для определенных групп.

Риск снижения репутации

Виртуальные организации могут иметь более низкую репутацию, чем традиционные организации. Некоторые клиенты могут устать от работы с виртуальными организациями. Это может быть результатом ложного впечатления или дезинформации.

Убедитесь, что новые клиенты понимают преимущества работы с виртуальной организацией. Подчеркните свою гибкость, чтобы встретиться, когда им это нужно, и свою широкую сеть ресурсов. Кроме того, соберите отзывы от предыдущих довольных клиентов, чтобы поддержать ваши требования.

Возможные проблемы с соблюдением требований и безопасностью

Виртуальные организации могут представлять некоторые проблемы с соблюдением требований или безопасностью. Этим организациям требуются сотрудники для передачи большого количества данных по нескольким сетям, некоторые из которых могут включать незащищенные соединения. Хотя это может быть риском для организации, это может быть более высоким риском для компаний в таких отраслях, как здравоохранение и финансы.

Подумайте о том, чтобы нанять специалистов по ИТ или безопасности данных, чтобы они проконсультировали вас по настройке вашей виртуальной организации. Они могут помочь вам снизить риск возникновения проблем с безопасностью или нарушений нормативных требований. Они могут консультировать сотрудников по передовым методам, устанавливать программное обеспечение для обеспечения конфиденциальности или устанавливать безопасные и частные соединения, такие как VPN.