Что такое управление закупками? Преимущества и стратегии

Понимание процесса управления закупками может помочь вам организовать эффективные рабочие процессы для вашей команды и стратегически определить, когда, где и как вы приобретаете внешние товары и услуги. Вы можете внедрить передовые методы управления закупками в своей организации, изучив элементы и методы, задействованные в процессе закупок.

В этой статье мы объясняем основы управления закупками и предлагаем стратегии применения этих систем на вашем рабочем месте.

Что такое управление закупками?

Управление закупками относится к процессам и процедурам, связанным с приобретением материалов для деловых операций. Поскольку не все предприятия могут самостоятельно производить сырье, материалы и услуги, связанные с их цепочкой поставок, многие компании используют ту или иную форму управления закупками для удовлетворения потребительского спроса и достижения бизнес-целей. Каждый раз, когда компании необходимо передать часть своего бизнеса на аутсорсинг, они используют управление закупками, чтобы обеспечить максимальную эффективность и рентабельность.

Элементы управления закупками

Процесс управления закупками — это цикл, который начинается с выбора ресурсов для приобретения и заканчивается получением и оплатой этих ресурсов. Каждый элемент процесса управления закупками включает в себя подробную документацию для обеспечения координации всех членов команды. К основным характеристикам управления закупками относятся:

Планирование

Прежде чем совершать какие-либо покупки, отдел закупок создает план с подробным описанием всех услуг и товаров, необходимых для ведения бизнеса. Они решают, что передать на аутсорсинг, и устанавливают бюджет для каждой категории закупок. Аспект планирования управления закупками включает в себя создание системы, позволяющей сотрудникам компании общаться друг с другом о статусе каждого типа закупок в любой момент времени.

Выбор поставщика

Изучение и выбор подходящих поставщиков для удовлетворения потребностей в закупках является еще одним важным элементом управления закупками. Это включает в себя определение списка потенциальных поставщиков на основе набора критериев, таких как качество, безопасность, политика компании, надежность, стоимость, сроки доставки и многое другое. В эффективных процессах управления закупками обычно участвуют несколько поставщиков, чтобы создать запасной вариант, если у одного поставщика возникнут непредвиденные проблемы.

Переговоры по контракту

Следующим шагом в цикле управления закупками является рассылка коммерческих предложений поставщикам и согласование соглашения. Процесс переговоров и заключения контрактов может предоставить вашей команде информацию о том, как поставщик ведет бизнес, помогая вам решить, заключать ли контракт с его услугами.

Заявка на закупку

После заключения контракта и включения делового партнера в список утвержденных поставщиков ваша команда может отправлять заявки на покупку для размещения индивидуальных заказов. Сотрудники заполняют форму, чтобы запросить средства на конкретную покупку у утвержденных поставщиков, а затем связываются с поставщиками после получения одобрения компании. Вместо того, чтобы сотрудники совершали покупки по своему усмотрению, процесс подачи заявки на покупку гарантирует, что никто не сделает дублирующий заказ или не купит товары у неправильного поставщика.

Доставка

Фактическое получение товаров посредством своевременных поставок является центральной частью управления закупками. Процессы, связанные с доставкой, включают встречи с поставщиками для определения сроков, отслеживание отгрузок, рассмотрение заказов на поставку, планирование сотрудников для получения отгрузок и выполнение проверок качества.

Управление счетами

Завершение транзакции путем оплаты поставщикам и управления счетами является заключительной частью цикла управления закупками. Это включает сверку заказов с фактически полученными товарами и услугами, балансировку счетов компании и отслеживание поступлений. Практика управления счетами может помочь вам отслеживать экономическую эффективность ваших отношений с поставщиками с течением времени и определять возможности для более эффективного использования вашего бюджета на закупки.

Преимущества управления закупками

Внедрение последовательных процедур управления закупками на вашем рабочем месте может привести к положительным изменениям в вашей организации. Некоторые из полезных способов, которыми управление закупками влияет на бизнес, включают:

• Надежность. При наличии согласованных политик управления закупками ваша внутренняя команда может стать более надежной и последовательной, когда дело доходит до разделения обязанностей по закупкам.

• Экономия финансовых средств. Управление закупками предполагает поиск наиболее эффективных с точки зрения затрат ресурсов, что приводит к значительной экономии бюджета.

• Управление временем: вы используете свое время более разумно, если вы уверены в системе управления закупками и можете автоматизировать ключевые задачи.

• Отраслевое соответствие: учет отраслевых правил и норм соответствия в вашем процессе управления закупками гарантирует, что ваш бизнес и его партнеры будут соответствовать основным требованиям для работы.

• Коммуникация: системы управления закупками облегчают внутренним сотрудникам общение друг с другом по поводу их запасов, поставок и потребностей в рабочей силе.

• Выявление потерь: при использовании стратегий управления закупками легче выявлять потери и неэффективность, связанные с приобретением расходных материалов.

• Производительность. Ваша команда может быть более продуктивной и сосредоточиться на своих индивидуальных обязанностях, если у них есть надежная система управления закупками, направляющая их работу.

• Улучшение деловых отношений: управление закупками может не только улучшить внутренние коммуникации, но и улучшить деловые отношения, установив четкие ожидания от поставщиков.

Как улучшить управление закупками

Преднамеренное использование методов управления закупками может оказать значительное влияние на итоговые результаты и функциональность вашей команды. Эти шаги объясняют, как усовершенствовать систему управления закупками на вашем рабочем месте, чтобы оптимизировать эффективность и рентабельность:

1. Определите, когда прибегнуть к аутсорсингу

Выбор правильных товаров и услуг для аутсорсинга является важным аспектом эффективного управления закупками. Проведение исследования затрат и выгод от управления каждым аспектом вашего бизнеса внутри компании или за ее пределами может помочь вам правильно сфокусировать свои усилия по управлению закупками. Это включает в себя сбор данных о первоначальных затратах на создание производства и долгосрочном бюджете, необходимом для доступа к необходимым ресурсам по различным каналам.

2. Документировать варианты закупок

Создайте базу данных о потенциальных поставщиках, на которую вы сможете ссылаться по мере роста и изменений вашего бизнеса. Предоставление вашим сотрудникам легкодоступной исследовательской и контактной информации позволяет им более эффективно использовать свое время и при необходимости быстро вступать в контакт с потенциальными поставщиками. Эта база данных также упрощает проверку запросов и информации в будущем по мере увеличения заказов и спроса.

3. Создайте контроль качества

Обеспечение того, чтобы качество ваших аутсорсинговых ресурсов соответствовало ожиданиям, имеет важное значение для эффективной работы. Взаимодействие с поставщиками для согласования спецификаций качества и настройки процессы контроля качества может помочь вам предотвратить финансовые потери, неэффективность и расточительство. Это может включать автоматизированную оценку и ручную проверку качества после получения вами заказанного товара.

4. Запишите поведение продавца

Ведите записи, документируя поведение поставщиков, например задержку поставок, проблемы с качеством, увеличение затрат и другие проблемы. Отслеживание непоследовательных действий поставщиков может помочь вам принимать будущие решения о закупках и корректировать свои стратегии закупок, чтобы избежать ненадежного поведения. Сбор этих данных и их регулярный анализ позволяют вам и вашей команде максимизировать прибыль, поддерживать эффективность и предотвращать задержки с доставкой ваших конечных продуктов потребителям.

5. Оцифруйте и интегрируйте

Один из лучших способов улучшить ваш текущий процесс управления закупками — использовать программное обеспечение и цифровые инструменты для интеграции каждого этапа процесса. Использование автоматизированных программных систем может обеспечить координацию всей вашей команды при подаче заявок на покупку, общении с поставщиками и подтверждении отгрузок. Интеграция элементов управления закупками с помощью программных приложений также может упростить анализ данных и отчеты об эффективности для обоснования бизнес-решений.

6. Настройте уведомления

Создайте систему, которая автоматически уведомляет людей с определенными ролями, когда происходят определенные действия или задачи. Настроив систему управления закупками для мгновенного информирования вашей команды о статусе задачи, вы улучшите внутреннюю коммуникацию и предотвратите проблемы с рабочим процессом или утверждением.