Что такое тайм-менеджмент? (Плюс полезные советы и рекомендации по тайм-менеджменту)

9 марта 2021 г.

Эффективное управление временем может повысить производительность и убедиться, что ваши приоритеты правильно спланированы. Существуют различные стратегии, которые вы можете использовать для эффективного управления своим временем. Грамотное управление временем — важный навык, для развития которого требуется практика. В этой статье мы узнаем, что такое тайм-менеджмент, почему это важно и советы, которые помогут вам управлять своим временем.

Связанный: Лучшие идеи организации домашнего офиса

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это процесс, который вы используете, чтобы максимизировать продуктивность своей трудовой жизни, устанавливая цели, организуя свое рабочее пространство и планируя, как разделить свое время на значимые блоки, что приведет к снижению стресса и увеличению производительности. Есть много преимуществ, связанных с хорошим управлением временем, и это очень ценный навык на рабочем месте. Это связано с тем, что люди с хорошим тайм-менеджментом максимизируют работу, которую они выполняют, что приводит к более качественной работе и более счастливой рабочей силе.

Люди с хорошими навыками тайм-менеджмента понимают, как расставлять приоритеты в задачах, избегать проволочек и наслаждаться балансом между работой и личной жизнью.

Связанный: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

Преимущества тайм-менеджмента

Есть много преимуществ, связанных с хорошим тайм-менеджментом. Это может принести вам пользу следующим образом:

• Дает вам больше времени

• Снимает стресс

• Способность достигать целей

• Повышает ваш профессиональный статус

• Дает больше возможностей для карьерного роста

• Уменьшает прокрастинацию

• Повышает производительность

• Лучшее качество жизни с большим количеством свободного времени

Прочитайте больше: Навыки управления: определение и примеры

Советы по правильному управлению временем

Обучение тому, как эффективно управлять своим временем, — это процесс. Вот несколько советов, которые помогут вам развить этот ценный навык:

Анализируйте свое время

Отслеживание ваших задач, чтобы учитывать, сколько времени тратится на конкретные проекты, помогает вам соответствующим образом планировать свое расписание. Заполнение календаря или расписания становится менее сложной задачей, когда вы понимаете, сколько времени на самом деле требуется для выполнения отдельных проектов.

Установите ограничения по времени для каждой из ваших задач

Легко позволить задачам занимать больше времени, чем вам действительно нужно. Если вы установите определенное количество времени для задачи, это поможет вам оставаться сосредоточенным и предотвратит прокрастинацию. Это хорошая идея, чтобы включить запас времени вокруг каждой задачи на случай, если они займут больше времени, чем вы предполагали, чтобы вы не использовали время, зарезервированное для следующей задачи.

Напишите список небольших задач

Когда у вас есть проект или задача, вы можете обнаружить, что для выполнения задачи вам нужно выполнить несколько более мелких задач. Если вы разобьете более крупные задачи на более мелкие, более достижимые задачи, вы сможете увидеть, когда вы выполнили каждую из них и добились прогресса.

Рассмотрите свой план на неделю в воскресенье

Выделение времени перед началом рабочей недели для составления плана помогает сосредоточиться и прояснить, что должно произойти. Вы должны помнить, что ваше доступное время и энергия меняются каждый день, и вы добьетесь большего, если включите эти факторы в план.

Стройте перспективные планы

Планирование помогает учитывать любые непредвиденные события, которые могут произойти. Это хорошая идея, чтобы строить планы на следующий день либо накануне вечером, либо первым делом с утра.

Выполняйте самые важные задачи в первую очередь.

Вы должны попытаться выполнить свои самые сложные задачи перед любой другой задачей, чтобы вам не пришлось тратить день на беспокойство о сложной задаче, если вы выполняете ее раньше других задач.

Делегируйте, когда это возможно.

В зависимости от вашей ситуации, возможно, будет лучше использовать ваше время, чтобы найти кого-то другого, кто может выполнять определенные задачи за вас. Если вы можете делегировать более мелкие или более простые задачи, у вас останется больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных или крупных задачах.

Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Когда вы распределяете свое внимание между двумя или более задачами, вы неэффективно используете свое время. Примером этого является написание отчета, но остановка для проверки электронной почты. Когда вы устраните отвлекающие факторы и сосредоточите свой ум, вы станете намного продуктивнее. Возможно, вам придется изменить свое рабочее окружение, чтобы избежать деятельности, которая привлекает ваше внимание в другом месте.

Измените свой обычный график.

Возможно, вы обнаружите, что можете работать более эффективно, если измените свой распорядок дня. Вы можете проснуться на 30 минут раньше, но обнаружите, что получаете дополнительные 90 минут из-за сокращения времени в пути или потому, что меньше людей на рабочем месте означает меньше беспокойства.

Учтите запас времени в своем расписании.

Если вы попытаетесь втиснуть в свое расписание слишком много, вы можете обнаружить, что это контрпродуктивно. Вы должны дать себе время для размышлений и время для отдыха в вашем расписании. Когда вы планируете свое расписание, вы должны предусмотреть дополнительное время для каждой из задач. Это поможет вам, если задача займет больше времени, чем вы думали, а также даст вам время сосредоточиться на предстоящей задаче. Вы будете оставаться мотивированными и расслабленными, если запланируете свое расписание, включив в него время для перерывов и для того, чтобы встать из-за рабочего стола.

Организуйте свое рабочее пространство.

Это разочарование и пустая трата времени, когда вы не можете найти предмет, который вам нужен. Это также может стоить денег, если вам нужно купить замену. Это означает, что это разумное вложение вашего времени в организацию вашего рабочего места. Вы должны определить конкретное место для каждого предмета и создать систему хранения документов. Убедитесь, что после того, как вы использовали предмет, вы вернули его в нужное место. Находите время в конце каждого рабочего дня, чтобы очистить свое рабочее место от беспорядка и оставаться организованным.

Используйте электронный календарь.

Вы можете вести традиционный бумажный дневник, но вы можете обнаружить, что электронный или онлайн-календарь намного проще в использовании. Легко планировать собрания и встречи и устанавливать будильники, чтобы напоминать вам о том, что у вас есть задачи или встречи, которые нужно посетить.

Соберите похожие задачи вместе.

Совместное планирование похожих задач означает, что вы работаете более эффективно. Вы должны попытаться прочитать все свои электронные письма за один блок времени или сделать телефонные звонки в определенное время.

Соглашайтесь на меньшее, чем совершенство.

Вы можете потратить значительное количество времени, пытаясь усовершенствовать проект. Важно делать свою работу как можно лучше, но примите тот факт, что вы, возможно, не сможете добиться совершенства в отведенное время, и переходите к следующей работе.

Научитесь говорить нет.

Если вы всегда пытаетесь угодить всем на своем рабочем месте, принимая все задачи и отвечая «да» на все, о чем вас просят, вы можете оказаться перегруженным. Это, в свою очередь, означает, что вы не можете работать так же эффективно, потому что испытываете стресс и не имеете достаточно времени, чтобы выполнить всю работу, которую взяли на себя. Вам нужно научиться говорить людям «нет», если у вас уже есть достаточно проектов, чтобы заполнить свое время. Возможно, вам придется тактично объяснить, что в вашем расписании нет места, но вы могли бы помочь позже, если им все еще нужна помощь.

Развивайте хорошие привычки.

Чтобы вести здоровый и продуктивный образ жизни, есть привычки, которые вы должны включить в свой распорядок дня, чтобы быть здоровым человеком, включая физические упражнения, медитацию и здоровое питание. Когда вы здоровы и имеете хорошие привычки, вы будете сосредоточены и сможете управлять своим временем как в личной, так и в рабочей жизни.

Используйте время ожидания продуктивно.

Вам неизбежно придется тратить время на ожидание в течение дня. Это может быть в ожидании встречи или встречи, или во время поездки на работу. Хотя это может показаться потраченным впустую временем, вы можете повысить продуктивность в это время, прослушав подкаст, прочитав полезную книгу или собрав список идей для проектов.

Работайте удаленно.

Поездки на работу или встречи могут занимать значительную часть вашей недели. Если возможно, вы можете рассмотреть возможность выполнения части или всей работы из дома.

Думайте о качестве, а не о количестве.

Убедитесь, что каждое задание, которое вы выполняете, имеет значение. Сосредоточьтесь на том, чтобы приносить пользу каждой задаче, и старайтесь не думать в терминах количества.

Не обращайте внимания на потребность во вдохновении.

Иногда вы можете чувствовать, что вам нужно вдохновение, чтобы начать работать. Вам может быть трудно писать или выполнять задачи без него. Вам нужно использовать осознанность, чтобы облегчить выполнение задачи, когда это необходимо.

Сосредоточьтесь на результатах.

Когда у вас запланирована встреча, найдите время заранее, чтобы обдумать идеальный результат. Сосредоточьтесь на этом желаемом результате или результате, когда вы начинаете встречу. Как только результат будет достигнут, совещание можно закончить, что позволит вам сэкономить время и вернуться к работе.

Ведите список выполненных задач.

Ведите список задач и проектов, которые вы завершили, с указанием того, сколько времени ушло на их выполнение. Ваши достижения будут держать ваш разум в позитивном пространстве, а время поможет вам спланировать будущие задачи.

Не работайте в режиме многозадачности.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз и избегайте многозадачности, если вы хотите быть максимально продуктивным.

Держите в голове общую картину.

Легко забыть, куда должен двигаться ваш проект, когда вы концентрируетесь на небольших блоках работы. Вы должны часто посещать более крупную цель проекта, чтобы сохранять концентрацию.

Организуйте свой почтовый ящик.

Организованная система электронной почты поможет вам эффективно управлять входящей электронной почтой. Воспользуйтесь всеми функциями, которые предлагает ваш провайдер электронной почты. Фильтруйте и помечайте электронные письма, направляйте несрочные входящие электронные письма в разные ящики, чтобы вы могли прочитать их, когда у вас есть время, и используйте шаблоны для отправки ответов, где это применимо.