Что такое сверка счетов: определение и принцип ее работы

22 февраля 2021 г.

Многие компании и люди сверяют свои счета, чтобы убедиться, что они находятся в хорошем финансовом положении. Сверка ваших счетов — отличный способ обнаружить мошеннические платежи или денежные расхождения на ваших различных банковских счетах. В этой статье мы определим сверку счетов, различные методы процесса и способы выполнения сверки счетов.

Что такое сверка счетов?

В бухгалтерском учете сверка счетов относится к процессу сравнения внутренних финансовых отчетов с внешними ежемесячными отчетами, чтобы убедиться, что они совпадают. Например, если вы купили свитер за 20 долларов, вы должны убедиться, что 20 долларов не только были потрачены, но и что эти 20 долларов ушли с вашего счета и были отражены в выписке по счету. Вы можете использовать квитанцию ​​магазина, чтобы сравнить сумму, которую вы сняли, с выпиской из банка, чтобы убедиться в этом.

Почему нужно сверять счета?

Важно регулярно сверять свои финансовые счета, чтобы знать, сколько у вас денег и на что они тратятся. Если на ваших счетах есть какие-либо овердрафты, переплаты или случаи мошенничества, лучше узнать об этом как можно раньше. Это потенциально может сэкономить вам деньги в будущем. Если у вас есть бухгалтер, сверка ваших счетов поможет ему составить надежную финансовую отчетность. Если у вас есть компания, сверка счетов так же важна, как и обеспечение точного баланса.

Методы сверки счетов

Независимо от того, выполняете ли вы сверку счетов как физическое лицо или для своей компании, этот процесс необходимо выполнять на регулярной основе, чтобы избежать финансовых расхождений. Вот два метода сверки счетов:

1. Обзор документации

Рассмотрение документации, считающееся наиболее распространенным методом сверки счетов, заключается в проверке любой документации, чтобы убедиться, что потраченная сумма равна зарегистрированной сумме. Этот метод часто выполняется с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета. Например, после просмотра документации вы можете обнаружить, что ваш арендодатель завысил вам арендную плату. Затем вы можете поговорить со своим арендодателем, чтобы получить возмещение суммы, которую вы переплатили. Без просмотра документации вы бы не заметили, что вам переплатили за аренду.

2. Обзор аналитики

Метод аналитического обзора измеряет прошлую активность учетной записи или исторические уровни активности, чтобы оценить сумму, которая должна быть отражена в учетной записи. Например, исходя из истории активности аккаунта, ваш годовой доход оценивается в 50 000 долларов США. Однако текущий доход вашего бизнеса составляет 5 000 долл. США, что намного ниже первоначально запланированного. Затем, допустим, бухгалтер нашел ошибку в записанном номере. Исправление этого, чтобы отразить более близкий — или правильный — доход, сбалансировало бы счета.

Как выполнить сверку счетов

Чтобы убедиться, что денежная стоимость, покидающая вашу учетную запись, равна потраченной сумме, важно выполнить процесс сверки учетной записи. Обе суммы должны сбалансироваться к концу отчетного периода. Понимание того, как выполнять сверку счетов, жизненно важно для раскрытия потенциальной кражи или мошеннических транзакций. Как только вы поймете, как сбалансировать эти записи, ваше финансовое здоровье улучшится. Вот шаги, которые необходимо предпринять при сверке счетов:

1. Сравните свои записи с банковской выпиской

Во-первых, вам нужно иметь под рукой как внутренние, так и внешние записи. Получив их, просмотрите их и выявите любые различия в совершенных транзакциях. Например, если вы купили продукты на 100 долларов, вы захотите, чтобы 100 долларов были отражены на вашем банковском счете, и наоборот. Чтобы исправить любые ошибки, это должно быть подтверждено доказательствами. В этом случае документация служит вашим доказательством.

2. Выявите любые несоответствия

Чтобы выявить несоответствие, вам нужно будет найти платежи, указанные в квитанции, которые не отражены на вашем банковском счете, и наоборот. Внимательно следите за тем, чтобы деньги, уходящие с вашего счета, и потраченные деньги были зарегистрированы в обеих записях. Если вы обнаружите какие-либо ситуации, в которых баланс был отражен по одному средству, но не по другому, это свидетельствует о несоответствии. Если есть какие-либо расхождения, вам нужно будет исправить ситуацию, добавив правильные транзакции в обе записи.

Например, если вы потратили деньги на новую книгу, а сумма платежа указана в квитанции, а не в выписке по счету, значит, произошла ошибка. Однако, если расходы указаны как в квитанции, так и в выписке по счету, эти два счета сбалансированы, и счет выверен. Важно отметить, что это должно быть сделано для всех ваших транзакций. Кроме того, для отражения некоторых списаний в выписке по счету потребуется больше времени, поэтому важно дать списаниям достаточно времени, чтобы они достигли выписки, прежде чем продолжить.

Хотя это не всегда так, возможно, ваш банк допустил ошибку. Это может включать дублирование, упущения и неточную отчетность. Любое из этих действий может привести к тому, что обе записи будут помечены как несбалансированные. Такие ошибки должны быть исправлены в записях, чтобы отразить правильную сумму. В этом случае не бойтесь позвонить продавцу или в компанию, чтобы проверить оплату.

3. Сбалансируйте записи

После того, как вы сравнили внешние и внутренние финансовые документы и устранили все несоответствия, вы сбалансировали оба счета и, следовательно, добились выверки счетов. Это означает, что вы или ваш бизнес финансово здоровы.