Что такое структурированное общение? (Определение и преимущества)

Использование структуры при общении важно для взаимодействия и построения отношений с другими людьми. Использование структурированных методов также может помочь вам улучшить свои способности вносить свой вклад и понимать сложные темы. Кроме того, структурированное общение может поддерживать широкий спектр бизнес-процессов. В этой статье мы обсудим, что такое структурированное общение и почему оно полезно, а также рассмотрим несколько подходов к более эффективному структурированию вашего общения.

Что такое структурированное общение?

Структурированное общение — это подход к описанию ваших методов общения для улучшения понимания и взаимодействия между другими. В профессиональных условиях применение структур к вашему общению важно для обеспечения того, чтобы товарищи по команде знали процессы и эффективно работали для достижения целей компании. Использование структурированного общения может зависеть от типа сообщения или вашего взаимодействия с другими людьми. Например, методы коммуникации для передачи информации и проведения групповых собраний могут иметь различную структуру, обеспечивающую ясность и сосредоточенность.

Преимущества структурированного общения

Использование структуры при общении имеет несколько преимуществ. В письменном общении фреймворки позволяют четко передавать информацию. В условиях совместной работы дискуссии и активное слушание также выигрывают от структурированного общения. Вот еще несколько преимуществ использования коммуникативных структур:

Уточняет информацию

Одно из самых больших преимуществ интеграции структур для общения с другими людьми заключается в том, что вы можете лучше разъяснять сложные детали и информацию. Например, изложение структуры ваших письменных сообщений может помочь вам представить важные детали непосредственно вашей аудитории, давая читателям больше ясности в отношении вашей цели. Структурирование вашего общения для упрощения сообщений также может помочь вам сократить количество ненужной информации, которая отвлекает от вашей цели.

Дает краткий план

Структурированное общение также дает вам возможность создать структуру, которая поддерживает вашу цель передачи информации. Например, при составлении расписания и планировании собрания группы может потребоваться определение наиболее актуальных тем для обсуждения командой и установление временных ограничений для групповых и индивидуальных обсуждений. Общение с другими людьми при предоставлении и запросе отзывов также может быть полезно при использовании структурированных планов. Вы можете использовать структуру, чтобы направлять области, в которых вы предоставляете информацию, и планировать темы, по которым вы запрашиваете обратную связь.

Организует идеи

Использование структуры в вашем общении может помочь в более эффективной организации ваших идей. Использование набросков и систематизация идей с помощью списков или заметок может помочь вам собрать наиболее важные темы для обсуждений, сообщений и совместной работы. Организация ваших идей таким образом может помочь вам при подходе к собраниям команды, отдельным проектам и совместным процессам, потому что вы можете делиться идеями и развивать их, когда вы структурируете их более кратко.

Поддерживает эффективное принятие решений

Взаимодействие с другими на рабочем месте зависит от эффективного общения. Когда вы используете структуру для направления ваших сообщений, взаимодействий и обновлений с вашей командой и руководителями, вы можете поддерживать способности других принимать важные решения более эффективно. Например, четкое информирование о показателях продаж может помочь бизнес-профессионалам быстрее принимать важные финансовые решения. Когда бизнес-группа использует структуру для совместной работы над текущими тенденциями и действиями, члены команды могут более эффективно передавать информацию руководителям, которые устанавливают финансовые директивы.

6 способов более эффективно структурировать ваше общение

При общении с другими рассмотрите следующие подходы для более эффективной структуризации вашего общения:

1. Определите подходящие методы связи

Подумайте, какой метод коммуникации вы будете использовать для своей аудитории. Например, если вы пишете сообщение, структура, которую вы используете для передачи информации, может отличаться от схемы, которую вы используете для обсуждения проекта с коллегой. Кроме того, вы можете использовать различные форматы в письменной форме, в то время как вы можете использовать различные структуры, чтобы обрисовать в общих чертах те моменты, о которых вы хотите поговорить, и вопросы, которые у вас есть для других. Знание метода коммуникации также дает направление для той структуры, которую вы выберете для доставки своего сообщения.

2. Используйте общие коммуникационные рамки

Рассмотрите рамки, которые помогут вам наметить ваши сообщения, чтобы указать детали и информацию, наиболее важные для вашей аудитории. Например, журналист, сообщающий о событии в сообществе, может использовать определенную структуру для рассмотрения того, о чем идет речь, кто участвует в событии, когда происходят действия и где происходит событие. Эта структура гарантирует, что аудитория получит только самые важные детали по теме журналиста.

3. Определите ключевые элементы или информацию

Независимо от того, какую структуру вы интегрируете для общения с другими, важно знать ключевые моменты или элементы, которые вы хотите затронуть. Подумайте об идеях и вопросах, которые у вас есть о текущих проектах или мероприятиях. Организуйте эти ключевые моменты в своей структуре, чтобы убедиться, что вы поднимаете их при общении во время встреч, оценок, совместной работы над проектами и взаимодействия с другими. Использование плана, который выделяет наиболее важные моменты для обсуждения, также помогает сделать ваше общение более эффективным.

4. Делайте письменные сообщения краткими

Использование кратких сообщений при переписке с коллегами или руководителями может помочь сделать информацию актуальной и актуальной. При составлении сообщений рассмотрите возможность использования списков, маркеров и коротких абзацев, чтобы сообщить наиболее важные детали. В более длинных письмах используйте короткие абзацы, содержащие каждый важный элемент, который вы хотите затронуть.

5. Практикуйте методы активного слушания

Активное слушание имеет решающее значение для сбора информации и принятия решений. Практикуйте методы, которые помогут вам сохранять концентрацию, когда говорят другие, и подумайте о том, чтобы делать заметки во время встреч и презентаций. Наблюдение за говорящими и задавание вопросов, когда вам нужно больше разъяснений, также являются эффективными методами, которые могут помочь вам улучшить ваше активное слушание. Использование стратегий слушания может поддержать вашу способность передавать информацию и помочь другим глубже понять важные темы.

6. Попросите внести свой вклад

Перечислите вопросы, которые у вас есть о рабочих задачах, проектах или других темах, по которым вы хотите получить дополнительные разъяснения. Обсудите эти вопросы со своими коллегами или руководителями во время групповых собраний, совместной работы в группе или индивидуально. Просьба об обратной связи может помочь вам улучшить другие навыки межличностного общения и поддержать вашу способность более эффективно структурировать общение.