Что такое структура разбивки работ? (с советами и примерами)

22 июля 2021 г.

Структуры разбивки работ могут повысить эффективность и организованность команды управления проектом. Этот метод, который делит шаги процесса на более мелкие, более управляемые задачи, может помочь команде достичь своих целей и повысить удовлетворенность работой. Если вы работаете в командной структуре или заинтересованы в управлении проектами, возможно, вам захочется узнать больше о создании эффективной структуры распределения работ. В этой статье мы обсудим, что такое структуры декомпозиции работ, дав их определение, предоставив примеры и перечислив шаги для создания эффективной структуры декомпозиции работ.

Что такое структурная разбивка работ?

Структура распределения работ (WBS) — это визуальное представление шагов, необходимых для выполнения задачи. Верхняя часть диаграммы представляет конечный продукт, поэтому цель структуры состоит в том, чтобы разбить продукт на различные этапы и этапы, что помогает улучшить ясность всего процесса. WBS представляет собой иерархическую диаграмму, означающую, что каждый уровень имеет определенную степень важности. Уровни WBS включают в себя:

• Верхний уровень: это конечный продукт или результат, к достижению которого стремится команда, и формулирует перспективу или конечную цель проекта. Команды могут обозначить это как название проекта.

• Контролирует учетную запись: это шаг ниже верхнего уровня WBS и фаза проекта, которая содержит основные задачи и основные результаты. Сюда также могут входить крупные аспекты проекта, такие как оборудование, и некоторые из самых крупных задач проекта до достижения конечного результата.

• Рабочие пакеты: это задачи, которые группа проекта выполняет, чтобы перейти к контрольной учетной записи, и группа управления проектом помещает этот уровень под этап контрольной учетной записи. Этап рабочих пакетов обычно включает в себя небольшие управляемые задачи.

• Действия. Действия — это задачи и подзадачи, которые команда выполняет, стремясь перейти к этапу рабочих пакетов. Это самые маленькие задачи проекта, поэтому команда помещает этот этап в конец диаграммы. Хотя этот этап является концом диаграммы, этот уровень содержит первые задачи, над которыми команда будет работать, начиная проект.

Существует два основных типа WBS: на основе результатов и на основе фаз. WBS на основе результатов фокусируется на результатах проекта или конечных результатах, в то время как WBS на основе фаз фокусируется на различных фазах или уровнях диаграммы.

Почему структура декомпозиции работ важна в управлении проектами?

Диаграммы WBS важны в управлении проектами, потому что они представляют собой средства планирования, которые менеджеры проектов и продуктов используют для деконструкции своих производственных процессов на управляемые компоненты. Эти типы иллюстративных моделей помогают наметить шаги, необходимые для создания продукта. Менеджеры проектов и продуктов часто используют диаграммы WBS в качестве первого шага в жизненном цикле управления проектами. Например, они могут создать WBS перед любыми другими диаграммами, моделями или картами, чтобы использовать их в качестве предварительного руководства.

Примеры структуры декомпозиции работ

Вот два примера эффективных структур разбивки работы:

Пример первый

Steve’s Bicycles, компания по производству велосипедов, создает WBS, чтобы четко выделить лучший процесс производства эффективного велосипеда. Верхним уровнем этой WBS является конечный продукт или законченный велосипед. Второй уровень, или контрольный счет, состоит из основных компонентов велосипеда, таких как рама, колеса и тормоза. Третий уровень, или уровень рабочих пакетов, включает в себя задачи или компоненты, необходимые для создания задач управления учетными записями, которые влекут за собой руль, сиденье, переднее и заднее колеса.

Последний этап – уровень деятельности. Эта фаза включает шаги, которые выполняет команда Стива, чтобы перейти к уровню рабочих пакетов. Этап его деятельности включает в себя разработку продукта, исследования и тестирование. На этом этапе, который является началом жизненного цикла производства, команда Стива тестирует различные части велосипеда и исследует популярные конструкции велосипедов.

Пример второй

Компания Rebecca’s Landscaping Co. создает WBS, чтобы проиллюстрировать, как она хочет, чтобы новые сотрудники выполняли качественную работу во дворе для своих клиентов. Фаза верхнего уровня включает в себя готовый двор, а уровень контрольной учетной записи включает в себя задачи, которые выполняет обслуживающий рабочий для завершения работы во дворе, например стрижка газона, посадка цветов и обрезка деревьев. Этап рабочих пакетов включает в себя оборудование, необходимое для выполнения задач предыдущего уровня, например, газонокосилку или машинку для стрижки.

Этап деятельности включает в себя планирование и исследования, которые выполняют ремонтные работники компании Ребекки перед визитом к клиенту. Это включает в себя опрос клиента, чтобы определить, чего он хочет добиться и какие растения присутствуют на его территории.

Как создать структуру декомпозиции работ

Вот четыре шага, которым вы можете следовать, чтобы создать эффективную структуру распределения работы:

1. Определите проект и его цели

Первым шагом к созданию эффективной WBS является определение проекта, который вы и ваша команда хотите выполнить. Это может повлечь за собой перечисление продукта, который вы хотите разработать, и его название. После этого вы можете сформулировать цели и задачи проекта. Подумайте о том, чтобы спросить себя о задачах, которые необходимы для получения конечного результата. Еще одна стратегия определения проекта и его целей — словесное описание проекта членам команды, чтобы визуализировать производственный процесс.

2. Перечислите этапы проекта

После того, как вы провели предварительное планирование, вы можете составить список основных этапов проекта. Попробуйте задать себе вопрос об основных этапах, которые ваша команда может выполнить для создания конечного продукта. Например, если вы хотите производить экономичный автомобиль, вы можете в общих чертах определить этапы в иерархическом порядке как готовый автомобиль, производство частей, из которых состоит этот автомобиль, сбор необходимого оборудования для производства автомобиля, а также исследования и планирование. Когда у вас есть общие этапы, вы можете разделить их на более управляемые задачи.

3. Определите ваши результаты

Следующим шагом в создании эффективной WBS является определение результатов. Попробуйте сослаться на каждый этап и определить, что ваша команда должна предоставить или произвести на каждом этапе. Этот этап включает в себя более подробное изложение каждого этапа, поэтому вы включаете все задачи и результаты, необходимые для завершения проекта. На этом этапе в основном основное внимание уделяется разработке учетной записи элементов управления и этапам рабочих пакетов вашей WBS.

4. Назначайте задачи членам команды

После того, как вы разделили готовый продукт на задачи, подзадачи и результаты, ваша WBS готова. Теперь вы можете назначать задачи отдельным членам команды или группам, чтобы они могли начать проект. Важно убедиться, что вы предоставляете своим командам ресурсы, необходимые им для выполнения проекта, поскольку WBS зависит от наличия надлежащего оборудования. Кроме того, часто полезно пересматривать и пересматривать WBS по мере продвижения производственного процесса, поскольку внешние факторы могут потребовать адаптации.

Советы

Вот несколько советов, которые вы можете учитывать при создании успешной структуры разбивки работ, в том числе:

Использовать шаблон

Хотя вы можете создать рукописную WBS, может быть полезно использовать шаблон или программное обеспечение для разработки для создания вашей диаграммы. Шаблоны могут помочь вам создать четкую WBS, понятную каждому члену команды, поскольку программисты разработали специальное программное обеспечение для эффективного создания диаграмм. Вы также можете интегрировать обновленные данные или документы, которые вы используете для управления проектом, в шаблон, в отличие от рукописной схемы, которую может быть сложнее пересматривать.

Относитесь к существительным вместо глаголов

Целью WBS является описание результатов, а не действий, необходимых для получения конечного результата. Использование существительных может помочь повысить ясность и организацию вашей WBS, просто указав желаемый результат каждого этапа.

Запросить отзыв

Когда вы разрабатываете свою WBS или после того, как вы ее закончили, важно запрашивать обратную связь. Вы можете попросить менеджера по продукту или проекту или других членов команды просмотреть его и внести предложения. Они могут определить отсутствующие задачи или результаты или предложить способ сделать процесс более эффективным, о чем вы не подумали раньше.