Что такое спутниковый офис? (с преимуществами и советами)

15 июля 2021 г.

Поскольку удаленная работа становится все более популярным вариантом для сотрудников, многие компании создают вспомогательные офисы, которые позволяют сотрудникам жить в удаленных местах, но при этом пользоваться преимуществами личной рабочей среды. Вспомогательные офисы обычно меньше основного офиса, но они часто предоставляют многие из тех же инструментов и ресурсов. Изучение таких офисов может помочь вам решить, является ли создание одного из них правильным выбором для вашей команды, и позволит вам правильно управлять своим собственным. В этой статье мы обсудим определение вспомогательных офисов, где они расположены, их общие преимущества и полезные советы по управлению ими.

Что такое сателлитный офис?

Дополнительный офис — это рабочая среда, которую организации создают в месте, отдельном от своей штаб-квартиры или главного офиса. Размер таких офисов варьируется в зависимости от потребностей конкретной организации. В некоторых вспомогательных офисах работает всего несколько сотрудников, в других — сотни. Функция таких офисов заключается в создании продуктивной и совместной рабочей среды для сотрудников, даже если у них может не быть доступа к основным офисам своей организации. Вместо того, чтобы работать исключительно дома или в другом месте, дополнительные офисы позволяют сотрудникам лично сотрудничать со своими коллегами.

Где расположены сателлитные офисы?

Организации могут размещать вспомогательные офисы практически в любом месте. Если есть концентрация сотрудников в определенной географической области, их компании может быть выгодно разместить там вспомогательный офис. Например, если компания, базирующаяся в Денвере, штат Колорадо, имеет несколько сотрудников, живущих в Нью-Йорке, они могут рассмотреть возможность создания дополнительного офиса в этом городе.

Расположение такого офиса может обеспечить функциональность помимо создания пространства для совместной работы сотрудников, например, предоставление бизнесу более широкого доступа к новой территории или рынку. Многие организации предпочитают стратегически размещать свои вспомогательные офисы в местах, которые наиболее благоприятны для производительности сотрудников, маркетинга и экономической эффективности.

Преимущества офиса-сателлита

Вот некоторые преимущества, которые компании могут получить, создав дополнительные офисы:

Повышение производительности сотрудников

В отличие от работы из дома, офисы-спутники могут создавать среду, повышающую способность сотрудников концентрироваться, сотрудничать и выполнять больше задач. Например, маркетинговая команда, работающая вместе в вспомогательном офисе над афишей к предстоящему фильму, может проводить личные встречи для обсуждения различных вариантов дизайна и совместной работы над окончательным дизайном. Некоторые сотрудники могут чувствовать, что они могут достичь большего в своих ежедневных и долгосрочных целях, если их окружают и поддерживают коллеги.

Улучшенные возможности взаимодействия с клиентами

Дополнительные офисы также позволяют компаниям создавать места для личных встреч с клиентами во многих географических точках. Например, если штаб-квартира вашей компании находится в Чикаго, потенциальный клиент в Аризоне может легко посетить вспомогательный офис в Фениксе, чтобы завершить сделку и встретиться с вашей командой, находящейся в этом офисе. Эти личные взаимодействия могут помочь вашей компании увеличить доход за счет повышения уважения, общения и доверия.

Снижение затрат

Дополнительные офисы могут позволить предприятиям сэкономить деньги за счет снижения затрат на аренду и строительство. Например, сотрудники могут по очереди использовать меньшее спутниковое пространство, что компании называют плавающим подходом, ограничивая потребность в рабочем столе или офисе для каждого сотрудника одновременно. Кроме того, предприятия также могут использовать решения «под ключ», когда они занимают существующий меблированный офис с гораздо меньшими затратами, чем создание собственного.

Гибкость

Сотрудники, использующие офисы-спутники, могут сократить свои транспортные расходы, используя офис только тогда, когда они в нем нуждаются. Эта гибкость может повысить удовлетворенность сотрудников, поскольку помогает им поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Эти офисы также могут повысить гибкость для клиентов и поставщиков, предоставив им более удобное место для ведения бизнеса.

Новый выход на рынок

Новые рынки могут помочь компаниям получить сетевые возможности и получить доступ к новым клиентским базам. Такие преимущества могут увеличить доход, диверсифицировать деловые возможности и стимулировать рост. Например, если оконная компания из Флориды открывает дополнительный офис в Висконсине, она может продемонстрировать преимущества своих окон клиентам в Висконсине и создать базу лояльных клиентов в другом географическом местоположении.

Акцент на корпоративную культуру

Сотрудничество в одном пространстве позволяет сделать естественный акцент на культуре компании. В офисных помещениях-спутниках сотрудники имеют больше возможностей демонстрировать и делиться своими уникальными идеями, поведением, интересами, мнениями и убеждениями, создавая четко определенную корпоративную культуру. Такие культуры могут улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников, а также помочь членам команды достичь общих целей.

Советы по управлению сателлитным офисом

Вот список способов эффективного управления вспомогательным офисом:

Создать сообщество

Сотрудники могут захотеть работать в дополнительном офисе, чтобы участвовать в сообществе сотрудников, работающих над достижением общих целей и созданием личных связей. Менеджеры могут помочь в этом процессе, содействуя мероприятиям, ориентированным на сообщества, таким как упражнения по сплочению команды и общественные мероприятия. Например, вы можете организовать еженедельное собрание команды, на котором члены команды могут обсуждать темы по своему выбору, в том числе беседы, не связанные с работой.

Поощряйте сотрудничество

В дополнительных офисах у сотрудников есть возможность напрямую сотрудничать в проектах. Менеджеры могут поддерживать это сотрудничество, создавая коллективные цели, связанные с производительностью, и назначая задачи нескольким участникам, которые могут выполнять задачи вместе. Например, менеджер может попросить членов команды из вспомогательного офиса своей компании каждую неделю завершать 50 продаж в группе.

Взаимодействие с общественностью

Открытие офисов на новых рынках увеличивает возможности членов команды взаимодействовать с общественностью на новом рынке. Менеджеры могут способствовать такому взаимодействию, разрабатывая мероприятия по взаимодействию с общественностью и организуя присутствие на публичных мероприятиях. Например, во многих городах проводятся мероприятия, посвященные местным предприятиям, в которых могут принять участие члены филиалов-сателлитов.

Поддержка независимости

Менеджеры могут поддерживать гибкость, которую обеспечивают офисы-спутники, устанавливая связанные с производством цели, которые подчеркивают независимость сотрудников. Например, вместо того, чтобы требовать, чтобы сотрудники находились в дополнительном офисе в течение определенного периода времени, менеджеры могут попросить сотрудников выполнять определенное количество важных задач каждую неделю. Это позволяет сотрудникам диктовать свои собственные графики, при этом придерживаясь стандарта производительности.

Организуйте сетевые возможности

Менеджеры также могут облегчить взаимодействие с другими предприятиями, расположенными рядом с их вспомогательным офисом. Взаимодействие с местными предприятиями имеет много преимуществ, таких как развитие новых партнерских отношений, которые могут включать отношения с продавцами или поставщиками. Эти сетевые возможности создают ценность для организаций и помогают оправдать существование дополнительных офисов.