Что такое специальная отчетность? (Плюс преимущества и примеры)

Существует множество типов отчетов о данных, которые предприятия обычно используют для помощи в принятии важных решений на основе важной информации. Специальные отчеты — это один из видов сбора информации, который обеспечивает ряд преимуществ для бизнеса. Изучение этого стиля отчетности может помочь вам решить, подходит ли он для потребностей вашей команды в данных. В этой статье мы даем определение специальной отчетности, описываем различные преимущества ее использования и приводим примеры ее использования.

Что такое специальная отчетность?

Специальные отчеты — это тип отчетов программного обеспечения для быстрого реагирования. Такие предприятия, как производственные и медицинские компании, обычно используют его, когда им срочно нужны данные из недавнего прошлого. Эти данные могут быть недоступны при использовании более подробных методов представления данных, сбор которых часто занимает больше времени. Аналитики данных и менеджеры являются одними из наиболее вероятных профессионалов, использующих этот тип отчетности данных. Используя запросы к данным в режиме реального времени, вы можете своевременно получать информацию и повышать эффективность процессов анализа данных.

Преимущества специальной отчетности

Вот список преимуществ использования специальных отчетов:

Улучшенное принятие решений

Специальные отчеты позволяют принимать быстрые и точные решения на основе данных в режиме реального времени. Поскольку вы можете получить доступ к данным за очень короткий промежуток времени, можно быстрее принимать более эффективные решения. Например, вы можете использовать специальные отчеты для мониторинга продаж и сравнения их с целями или бюджетами отдела или компании. Затем руководство может использовать эту информацию для принятия решений относительно уровня запасов и укомплектования персоналом.

Снижение затрат

Ведение такого рода отчетности может сэкономить вам деньги, поскольку информация легкодоступна и не требует дорогостоящих обновлений программного обеспечения. Кроме того, используя расширенные методы запросов, вы можете сократить потребность в персонале для создания отчетов вручную. Затем эти ресурсы можно направить на другие виды деятельности, требующие большего внимания.

Проанализированные отчеты

Специальные отчеты позволяют разрабатывать различные типы отчетов для разных аудиторий в зависимости от потребностей этих аудиторий. Например, компании может понадобиться специальный отчет, чтобы сообщить менеджерам, как компания справляется со своими бюджетами и целями. Затем аналитики доходов могут использовать тот же отчет для отслеживания тенденций продаж и проведения анализа, чтобы определить, какие рынки работают хорошо.

Расширенная гибкость

Специальные отчеты позволяют изменять отчеты по мере необходимости. Например, вы можете изменить отчет, чтобы просмотреть текущие показатели продаж для определенного продукта, а не просматривать показатели продаж для всех продуктов. Изменение отчетов позволяет менеджерам быстро вносить изменения и быть в курсе текущих событий.

Повышенная конфиденциальность

Этот тип отчетности позволяет вам получить доступ к конкретной информации о предмете, не раскрывая эту информацию другим отделам или общественности. Например, если у вас есть специальные отчеты, в которых ежемесячно приводятся данные о продажах для каждого отдела вашей компании, каждый отчет может включать только информацию, относящуюся к каждому отделу, а не каждому отделу, получающему данные о продажах для всей компании.

Улучшенная видимость для пользователей

Специальные отчеты могут предоставить всем вашим пользователям более полное представление о производительности их отделов и других отделов в организации. Это может помочь в обеспечении обратной связи с сотрудниками и повышении производительности. Например, если менеджер отдела продаж хочет узнать, как работает его персонал по сравнению с другими сотрудниками отдела продаж в организации, он может быстро получить информацию с помощью специального отчета. Эти отчеты могут генерировать текущий доход от продаж для конкретного сотрудника.

Расширение коммуникаций с инвесторами

Специальные отчеты позволяют вам своевременно делиться информацией о своем бизнесе с инвесторами, не предоставляя им регулярный доступ ко всем вашим бизнес-данным. Например, если вы хотите привлечь капитал, вы можете использовать специальную отчетность, чтобы представить результаты своей компании, не раскрывая все свои бизнес-данные. Это полезно для вашего бизнеса, поскольку обеспечивает безопасность данных и позволяет общаться с потенциальными партнерами.

Расширение коммуникаций с партнерами

Специальные отчеты позволяют вам общаться с партнерами, которые имеют доступ только к определенным данным, которые имеют отношение к их потребностям. Например, вы можете предоставить партнеру настраиваемый отчет о продуктах, которые он помогает производить и продавать. Это экономит время и упрощает передачу данных между компаниями.

Примеры специальной отчетности

Просмотрите эти примеры того, как предприятия в различных отраслях могут использовать специальные отчеты:

Ресторан изучает данные о клиентах

JH and Sons — сеть ресторанов, специализирующихся на блюдах в формате «шведского стола». Рестораны, в которых есть шведский стол, должны знать, сколько еды доступно для того количества клиентов, которые в настоящее время находятся в их бизнесе. Используя специальные отчеты, JH and Sons может сразу узнать, за какими столами сидят клиенты, и их предпочтения в отношении пунктов меню.

Продуктовый магазин, управляющий запасами

Продуктовый магазин «Продукты для вас» хочет знать, сколько банок с едой продается в определенный день. Используя специальные отчеты, он может точно увидеть, какие товары хорошо продаются, а какие нуждаются в большем количестве запасов. Этот процесс помогает Groceries For You определить, какие продукты они могут оставить на складе, а какие убрать со своих полок.

Нефтяная компания, определяющая производительность

Oil Pumping Brothers — нефтяная компания, владеющая несколькими скважинами по всему миру. Он хочет знать, сколько баррелей нефти добывают их скважины или насосы. Используя специальные отчеты, Oil Pumping Brothers может точно узнать, сколько нефтяных скважин в настоящее время добывают нефть. Это может помочь выявить проблемы с конкретными скважинами или насосами и снизить затраты на техническое обслуживание.

Производственная компания, определяющая текущий выпуск

RH&T — производственная фирма, расположенная в нескольких местах. Ему необходимо знать, сколько единиц в настоящее время находится в производстве и сколько готово к отправке клиентам. Используя специальные отчеты, RH&T может мгновенно определить количество снятых с производства единиц, требующих внимания.