Что такое сокращение запасов? Определение и как рассчитать

Сокращение запасов может иметь серьезные негативные последствия для любого бизнеса. Понимание причин сокращения запасов может помочь вам лучше предотвратить и уменьшить его на вашем рабочем месте. В этой статье мы определяем сокращение запасов и предоставляем формулу для его расчета, а также предлагаем способы предотвращения сокращения запасов для вашего бизнеса.

Основные выводы:

• Уменьшение запасов происходит из-за таких обстоятельств, как магазинные кражи, мошенничество, внутренние кражи и организационные ошибки.

• Усадка – это разница между зарегистрированными запасами и фактическими запасами.

• Результатом сокращения запасов является упущенная выгода.

Что такое сокращение запасов?

В бухгалтерском учете сокращение запасов происходит, когда на складе предприятия меньше продуктов, чем указано в списке. инвентарь записывать. Это распространенная проблема, которая влияет на прибыль большинства розничных продавцов и может привести к потере дохода.

Когда сокращение запасов велико, это может указывать на то, что у бизнеса есть основные проблемы. Специалистам по бухгалтерскому учету может потребоваться просмотреть финансовые отчеты и счета доходов, а руководству может потребоваться оценить процессы отдела продаж, чтобы обратить вспять и предотвратить потери.

Как правило, усадка ваших запасов должна составлять менее 1% от запасов.

Как рассчитать усадку запасов: формула

Вот шаги для расчета потери запасов:

1. Найдите записанный инвентарь

Это исходный инвентарь с начала процесса продаж. Например, если вы записали 534 ящика с фруктами, когда поступили запасы, это будет ваш зарегистрированный запас.

2. Подсчитайте фактический инвентарь на полке

Это фактическое количество товаров в вашем магазине. Продолжая пример с коробками фруктов, если у вас есть 500 коробок после проверки вашего инвентаря, это ваш фактический инвентарь.

3. Рассчитайте усадку запасов

Для расчета потери запасов используйте следующую формулу:

Сокращение запасов = Зарегистрированные запасы – Фактические запасы

Пример: Используя пример инвентаризации фруктов:

• Зарегистрированный инвентарь = 534 ящика

• Фактический запас = 500 коробок

• 534 – 500 = 34

• Усадка запасов = 34 коробки

4. Рассчитайте коэффициент усадки

Чтобы рассчитать скорость сокращения запасов, используйте следующую формулу:

Коэффициент усадки = убыль запасов / учтенный запас

Пример: чтобы найти скорость сокращения запасов фруктов:

• Зарегистрированный инвентарь = 534 ящика

• Усадка запасов = 34 коробки

• 34 / 534

• Скорость усадки = 0,06367 или около 6,4%

Это считается высокой скоростью сокращения запасов. Для скоропортящихся товаров сокращение запасов неизбежно. Важно регулярно проверять ваши товары и бухгалтерские записи, чтобы свести к минимуму такие потери.

Причины сокращения запасов

Вот некоторые из наиболее распространенных причин сокращения запасов:

Отходы и порча

Если скоропортящиеся товары не используются или не приобретаются до истечения срока годности, это может привести к сокращению запасов. Например, если у вас есть фрукты на складе, а срок их годности истек, этот запас теряется и считается усадкой. Отходы и порча в основном возникают в пищевой промышленности и производстве напитков.

Повреждать

Повреждения возникают, когда продукты приходят в негодность из-за непредвиденных проблем или несчастных случаев. Например, когда коробка с фруктами падает на пол склада и повреждается, это увеличивает усадку. Однако продукт не обязательно должен быть скоропортящимся. Если он поврежден и не подлежит перепродаже, он попадает в группу поврежденных продуктов. Примером может служить компьютер, который был поврежден во время транспортировки и больше не работает должным образом.

Товары, возвращенные из-за повреждения, также могут быть связаны с усадкой запасов. Возвраты играют важную роль в убытках на основе повреждений в розничной среде.

Кража

Воровство часто происходит двумя основными способами: внешнее, например, воровство в магазине, и внутреннее, например, когда сотрудник крадет у компании. Внутренние кражи часто происходят в точках продаж (POS), где сотрудники могут использовать системы POS для корректировки инвентарных номеров. Воровство сотрудников и магазинные кражи являются основными причинами сокращения товарных запасов во многих отраслях.

Человеческая ошибка

Человеческие ошибки случаются на всех уровнях бизнеса, от высшего руководства через бухгалтерию до склада. Существуют распространенные человеческие ошибки, которые вызывают сокращение запасов, такие как неправильный учет, использование неправильных единиц измерения и неправильное порционирование продуктов питания и напитков. Сотрудник может случайно хранить продукты неправильно, что может привести к порче или порче.

Хотя большинство предприятий перешли на хранение цифровых записей, а не бумажных, административные и бумажные ошибки по-прежнему являются основной причиной сокращения товарных запасов. Некоторые административные человеческие ошибки могут включать ошибки ценообразования, случайные повторные заказы, добавление или удаление нулей или отсутствие десятичных знаков.

Мошенничество с поставщиком

Мошенничество с поставщиком или мошенничество с поставщиком — это когда компания или производитель, продающий продукцию вашей организации, не доставляет обещанную сумму. Организации нанимают специалистов по инвентаризации для считать и контролировать входящие продукты, чтобы убедиться, что инвентарь правильный, что часто происходит при обнаружении этих ошибок поставщика. Продавцы также могут доставлять поврежденные продукты или скоропортящиеся товары, срок годности которых истекает. Когда это происходит, это может остаться незамеченным и привести к сокращению запасов при обнаружении.

5 способов предотвратить сокращение запасов

В зависимости от вашего рабочего места вы можете использовать любую комбинацию методов профилактики. Вот несколько практических способов предотвратить сокращение запасов:

1. Установите устройства слежения

Вы можете подключить грузовики для доставки, установить подключаемые устройства на транспортные средства или поместить трекер на коробку с продуктами или отдельные дорогостоящие товары. Это может помочь вам определить, когда продукт исчезает со склада или с полки магазина.

2. Инвестируйте в безопасность

Оснащение предметов магнитными сканерами и бирками с чернильными пятнами может помочь предотвратить кражи в магазинах электроники и одежды. Вы можете инвестировать в камеры видеонаблюдения вместо магнитных меток, в зависимости от того, что лучше всего подходит для вашего бизнеса. Наем клерк по инвентаризации Ведение подробных записей и проведение регулярных проверок также могут помочь вам выявить любые несоответствия и предотвратить сокращение запасов в будущем.

3. Часто пересчитывайте запасы

Регулярно проверяйте инвентаризацию, чтобы уменьшить количество ошибок, быстро найти проблемы и предотвратить внутренние кражи. Вы также можете инвестировать в технологии, которые сделают подсчет и учет запасов более эффективными.

4. Проводить внеплановые проверки

Если вы подозреваете, что сокращение может быть вызвано внутренней кражей или человеческим фактором, проведите аудит, не информируя членов команды. Это может помочь вам получить более реалистичное представление о проблеме усадки, поскольку у сотрудников нет времени на исправление каких-либо аномалий в вашем инвентаре.

5. Разделите обязанности

Разделение и изменение обязанностей со временем может помочь вам выявить ошибки в ваших финансовых отчетах. Это означает, что сотрудники могут возлагать друг на друга ответственность за регистрацию и обработку квитанций, проверку запасов и управление ими, а также за создание политик, предотвращающих любые потери. Вы можете позволить разным сотрудникам заниматься регистрацией и обработкой квитанций в разное время для обеспечения качества.

Что произойдет, если сокращение запасов останется незамеченным?

Учет товарных запасов является важной обязанностью владельцев бизнеса. Вот основные последствия незаметного сокращения запасов:

• Потеря продукта: сокращение запасов может привести к тому, что продукты будут потеряны или украдены.

• Снижение выручки и прибыли: каждый товар в магазине должен быть обменен на доход. Меньшее количество продуктов для продажи из-за усадки может повлиять на то, сколько денег ваша организация действительно приносит, что может повлиять на бизнес-расходы, такие как наем, управление запасами и стоимость доставки.

• Бухгалтерские и налоговые просчеты: если ваша организация планирует продать определенное количество товаров, но потери снижают ее возможности, ваши финансовые отчеты могут быть ошибочными.

• Дополнительные затраты на ресурсы: требуется время, чтобы согласовать потери запасов и найти причины потерь. Возможно, вам придется нанять внешних аудиторов для проверки ваших квитанций и бухгалтерских записей. Если проблем много, IRS также может вмешаться, и вы можете понести дополнительные расходы.