Что такое шаблон планирования ресурсов и как его выбрать

15 апреля 2021 г.

Планирование ресурсов может помочь компании предотвратить задержки и оптимизировать свой персонал и бюджет. Для менеджеров проектов, планирующих долгосрочные или крупномасштабные проекты, такие инструменты, как шаблоны планирования ресурсов, могут иметь решающее значение. Знание различных типов шаблонов планирования ресурсов и того, когда их использовать, может помочь вам выбрать правильный инструмент для вашего проекта. В этой статье мы обсудим, почему вы можете использовать шаблон планирования ресурсов и как выбрать правильный.

Что такое планирование ресурсов?

Планирование ресурсов, также называемое планированием мощностей, представляет собой внутренний процесс, который позволяет руководителям проектов оценить, как они могут удовлетворить потребности проекта с помощью имеющихся ресурсов. Он включает в себя создание документа, известного как план ресурсов, который включает оценки каждого ресурса, необходимого для проекта, а также любые связанные с ним сроки, расходы и ограничения. Менеджер проекта может обновлять план ресурсов на протяжении всего проекта, чтобы приспособиться к изменениям доступности ресурсов. Один менеджер проекта может составить план ресурсов, или это может быть процесс коллективного планирования.

Планы ресурсов могут отслеживать такие вещи, как:

• Наличие персонала команды

• Требования к штатным и контрактным работникам для проекта

• Бюджет и расходы на проект

• Потребность в сырье и оборудовании

• Количество часов, потраченных на определенные проекты

• Офис, мастерская и другие потребности в недвижимости

• Навыки персонала

Что такое шаблон планирования ресурсов?

Шаблон планирования ресурсов представляет собой электронную таблицу, которая предлагает различные способы визуализации и понимания доступности ресурсов. Менеджер проекта вводит информацию о проекте в шаблон, и шаблон позволяет ему видеть, как расходуются ресурсы и как их оптимизировать. Различные шаблоны позволяют проводить различные анализы, от глобальной перспективы всего проекта до подробного анализа расписаний и навыков персонала. Шаблоны также могут содержать графики и другие визуализации, облегчающие применение информации.

Когда следует использовать шаблон планирования ресурсов?

Шаблон планирования ресурсов может помочь вам управлять обширным проектом или персоналом. Вы можете использовать заполненные шаблоны, чтобы сообщать о потребностях внутри компании или делать внешние презентации для руководителей или клиентов. Шаблон планирования ресурсов также может помочь в процессе планирования на корпоративном уровне, чтобы гарантировать, что персонал, оборудование и финансирование, распределенные по нескольким проектам, не будут истощены или перегружены.

Плюсы и минусы шаблонов планирования ресурсов

Шаблоны планирования ресурсов — очень полезный инструмент управления, но он может не подходить для каждой ситуации. Вот некоторые плюсы и минусы использования шаблонов планирования ресурсов:

Плюсы

Вот преимущества использования шаблонов планирования ресурсов в вашем процессе:

• Реалистичные рабочие ожидания: эти шаблоны могут обеспечить реалистичное представление больших объемов кадровых и материальных данных, чтобы вы могли понять, на что способны ваши сотрудники.

• Сокращение конфликтов в команде: когда все руководители групп имеют доступ к планам ресурсов, они могут избежать конфликтов в расписании.

• Более быстрое планирование: если вы регулярно назначаете определенному персоналу работу над различными проектами, шаблоны планирования ресурсов могут помочь вам избежать недогрузки или перегрузки сотрудников, четко показывая, у кого полная рабочая нагрузка или свободное время.

• Более эффективное долгосрочное планирование. После использования шаблонов в нескольких проектах вы сможете узнать, какие функции шаблона наиболее полезны для вашей работы, а какие не нужны. Вы можете сохранить настроенные шаблоны для повторного использования в последующих проектах вместо того, чтобы каждый раз изменять исходные шаблоны.

• Более точное управление персоналом и обратная связь: когда вы отслеживаете атрибуты персонала с помощью шаблонов планирования ресурсов, вы собираете конкретные данные, чтобы понять, как товарищи по команде достигают целей. Это может помочь вам понять, где производительность персонала высока, а где ее можно улучшить.

Минусы

Вот некоторые недостатки использования шаблонов планирования ресурсов:

• Подробный: иногда уровень детализации, предоставляемый шаблоном планирования ресурсов, нереалистичен, и у вас может быть недостаточно информации для заполнения каждого поля или могут потребоваться поля, отличные от предусмотренных шаблоном. Знание вашей программы электронных таблиц может помочь вам редактировать шаблоны и решить эту проблему.

• Затраты времени: если вы выберете шаблон, который не подходит для вашего проекта, вы можете потратить больше времени на заполнение шаблона, чем сэкономите, используя его. Этого можно избежать, рассмотрев объем проекта, прежде чем выбирать, какие шаблоны планирования ресурсов использовать.

Типы шаблонов планирования ресурсов

Вот некоторые распространенные типы шаблонов планирования ресурсов и подходящие ситуации для их использования:

Шаблоны планирования ресурсов проекта

Эти шаблоны могут предоставить исчерпывающий обзор большинства ресурсов проекта, включая персонал и материалы. Это может помочь вам оценить общие потребности в персонале и оборудовании для проекта, увидеть, как связаны задачи, и отследить, как прогресс сравнивается с исходным графиком проекта. Поскольку они полезны для самых разных проектов, они значительно различаются по деталям и сложности. Диаграммы Ганта, которые используют визуализацию гистограммы для описания расписания проекта и базовой разбивки задач, относятся к этой категории. Вы можете использовать эти шаблоны для презентаций или отчетов.

Шаблоны планирования разбивки работ

Эти шаблоны помогают визуализировать и отслеживать каждую часть проекта на уровне задач и подзадач. Они могут помочь вам понять части проекта и увидеть, какие задачи должны быть выполнены раньше других или зависят от результатов других задач. Разбивка проектов на этот уровень может помочь вам распределить эти задачи на более мелкие части и поставить разумные цели. Вы можете использовать эти шаблоны, чтобы оценить, сколько времени займет проект, и увидеть, какие этапы требуют определенного персонала или материалов.

Шаблоны планирования человеческих ресурсов

Эти шаблоны, иногда называемые шаблонами планирования кадровых ресурсов, более специализированы для планирования потребностей в персонале и управления ими. Шаблон планирования человеческих ресурсов может помочь вам решить, когда нанимать дополнительных сотрудников, когда фриланс или работа по контракту могут быть наиболее эффективными, сколько бюджетировать на затраты на рабочую силу проекта и убедиться, что потребности в персонале не пересекаются для разных проектов в рамках одного и того же проекта. Компания. Вы можете использовать эти шаблоны для адаптации графиков и сроков по мере колебаний вашей рабочей силы или для оценки потребности в рабочей силе до начала проекта.

Шаблоны планирования ресурсов команды

Эти шаблоны могут помочь вам понять и максимально увеличить рабочую нагрузку вашей внутренней команды. Обычно они представляют собой схему с цветовой кодировкой, чтобы помочь вам быстро увидеть, сколько свободного времени есть у сотрудников изо дня в день, а также могут помочь вам увидеть, когда сотрудники уходят в отпуск. Вы можете использовать эти шаблоны, чтобы увидеть, используется ли ваша команда чрезмерно или недостаточно, и когда у вас может быть возможность взяться за новые проекты.

Шаблоны планирования ресурсов расписания

Эти шаблоны позволяют вам и вашим товарищам по команде отслеживать, сколько времени люди тратят на каждый проект или задачу. Постоянное обновление этих данных поможет вам понять, остаются ли ваши прогнозируемые затраты на оплату труда точными и сможет ли ваша команда уложиться в сроки.

Шаблоны планирования бюджетных ресурсов

Эти шаблоны могут помочь вам отслеживать финансовый аспект проекта, включая затраты на рабочую силу, транспортные расходы, лицензии и страховку, офисные ресурсы и сырье. Вы можете использовать эти шаблоны, чтобы оценить, сколько будет стоить проект, и отслеживать, соответствуют ли ваши расходы первоначальному бюджету на протяжении всего проекта. Эта информация может помочь вам создавать более точные оценки и правильно выставлять счета клиентам.

Шаблоны планирования навыков персонала

Эти шаблоны позволяют вам анализировать навыки, которыми обладают члены команды, чтобы вы могли понять сильные и слабые стороны вашей команды. Эти шаблоны можно использовать при планировании работы конкретных членов команды над проектами. Детальный уровень анализа, который они обеспечивают, также может помочь с задачами управления и отчетами о ходе работы.

Советы по выбору шаблонов планирования ресурсов

Вот некоторые вещи, которые следует помнить при выборе и использовании шаблона:

Какова цель плана?

Точное знание того, чего вы пытаетесь достичь, может помочь вам выбрать правильный шаблон. Например, если вы пытаетесь спланировать равномерную рабочую нагрузку для своих товарищей по команде, вы можете выбрать шаблон, в котором цветовая кодировка указывает, сколько часов работы каждый человек запланировал на каждый день. Если вы пытаетесь запланировать членов команды для долгосрочного проекта, вы можете предпочесть шаблон, который измеряет недели, а не дни, и цветовые коды по клиенту, а не по количеству затраченных часов. Знание вашей цели может помочь вам избежать заполнения неправильного шаблона и повторного ввода данных.

Кто аудитория?

Если вы предоставляете клиенту информацию о проекте, ему может не понадобиться каждая деталь о том, какой сотрудник работает над какой задачей или где и когда будет находиться определенный материал. Вы можете отдавать предпочтение ясности и эстетической привлекательности при выборе шаблона планирования ресурсов для внешней презентации. Если вы работаете над внутренним отчетом или планируете работу с другими командами компании, вам может понадобиться высокий уровень детализации, чтобы другие команды могли понять, как вы используете ресурсы.

Повторяйте то, что работает

Прежде чем приступить к процессу планирования ресурсов, вы можете узнать у других руководителей проектов об общепринятых правилах и требованиях компании. Если у других есть шаблоны, которые они рекомендуют, вы можете настроить эти шаблоны, а не начинать с общего шаблона. Работая со своими собственными шаблонами и изменяя их, вы можете обнаружить, что используете аналогичные процессы во многих проектах и ​​можете повторно использовать некоторые шаблоны. Коллекция шаблонов, настроенных для нужд вашей организации, может быть ценным ресурсом.