Что такое счет-фактура? Определение и цель

7 декабря 2021 г.

Отправка и получение счетов-фактур является важной частью покупки и продажи товаров. Понимание того, как работают счета-фактуры, является важной частью работы в производстве, розничной торговле или продажах. Чтобы успешно создавать, отправлять и отвечать на счета-фактуры, вам необходимо понимать, что они из себя представляют, что они включают и как их создавать. В этой статье мы объясним определение счета-фактуры, обсудим, что включают в себя счета-фактуры, и наметим шаги, которые вы можете выполнить, чтобы написать и отправить их.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, который отправляется от производителя или поставщика продукта покупателю. В счете-фактуре указывается стоимость продукта и устанавливается ответственность потребителя за оплату товара или услуги. Счет создает физическую запись транзакции между продавцом и покупателем. Счета-фактуры являются важной частью обеспечения полноты и точности бухгалтерских книг и счетов предприятия.

Счета-фактуры используются бухгалтерией компании для создания записей о продажах и дебиторской задолженности. Они служат множеству других целей, в том числе:

• Запрос оплаты от клиентов

• Отслеживание исходящего инвентаря

• Создание данных, позволяющих бухгалтерам оценивать будущую прибыль

• Предоставление информации о доходах, которая может быть использована для подачи налоговой декларации

• Сохранение легкодоступной записи о продажах и транзакциях

В чем разница между счетом-фактурой и счетом-фактурой?

Счета-фактуры и счета имеют некоторое сходство, но каждый из них служит разным целям. Счета-фактуры создаются и отправляются поставщиком продукта или услуги. В счете указывается, что было произведено, кто приобрел и условия оплаты. Счет может быть создан и отправлен до или после доставки продукции. Часто поставщики включают копию счета-фактуры в посылку при доставке продуктов, чтобы покупатель мог убедиться, что все позиции учтены.

В качестве альтернативы счет — это просто документ от продавца, который требует немедленной оплаты. Счет обычно призывает клиента совершить определенное действие или выполнить соглашение. В отличие от счета-фактуры, типичные счета, которые вы получаете, не включают детализированный список продуктов или услуг. Типичными примерами счетов являются платежные требования, которые вы получаете от кабельных или электрических компаний. Наконец, когда вы получаете счет, вас обычно просят оплатить его в течение нескольких дней или недель.

Что включает счет-фактура?

Счета обычно содержат несколько частей важной информации. Это включает:

Дата выставления счета

Первой частью информации в счете обычно является дата его создания. Дата необходима, потому что она отмечает начало платежного периода или промежутка времени, в течение которого покупатель должен внести весь платеж. Если платеж имеет строгий срок, в том числе дата будет информировать покупателя об их крайнем сроке и предоставить неопровержимую запись периода оплаты для продавца.

Имена и адреса покупателя и продавца

Счета-фактуры должны включать имя и контактную форму покупателя, которая обычно включает его адрес электронной почты. Это помогает гарантировать, что нужные продукты будут доставлены правильному покупателю. Счет-фактура также должен содержать имя и адрес продавца, чтобы покупатель знал, кому платить и к кому обращаться в случае каких-либо ошибок.

Контактная информация бухгалтерии или отдела обслуживания клиентов

Некоторые счета-фактуры будут содержать прямую контактную информацию либо бухгалтерского персонала, либо отдела обслуживания клиентов. Это позволяет покупателю направлять любые жалобы, вопросы или отзывы людям, которые больше всего могут ему помочь. Предоставление прямых номеров помогает продавцам быстро и эффективно решать проблемы клиентов.

Сводная информация о купленных товарах

Счета-фактуры должны включать подробное описание товаров или услуг, включенных в транзакцию. Обычно это подробный список с краткими описаниями продуктов. Эта сводка помогает покупателю определить, являются ли продукты, которые он получил, правильными и была ли списана надлежащая сумма денег.

Особые условия оплаты

Последней частью информации, которую должен включать счет-фактура, являются условия платежа продавца. Это будет включать общую сумму задолженности, количество времени, которое покупатель должен заплатить, и формы оплаты, которые принимает продавец.

Как писать и отправлять счета

Если вы пользуетесь услугами электронной бухгалтерии, вам будет довольно легко создавать и распечатывать счета. Вот необходимые шаги, которые вы должны предпринять при отправке счета:

1. Адресовать счет клиенту

Вам нужно будет ознакомиться с информацией о заказе клиента, чтобы убедиться, что вы правильно печатаете его имя и адрес. Вам также нужно будет указать свое имя и адрес для целей возврата посылки.

2. Укажите номер заказа транзакции и/или номер доставки.

Всем заказам и отгрузкам должен быть присвоен уникальный номер заказа. Это позволяет компьютерным системам отслеживать информацию о производстве и доставке заказа. Включение номера заказа в счет-фактуру также позволяет клиенту вести исчерпывающую запись транзакции.

3. Перечислите названия/описания всех проданных товаров.

Наиболее важной частью информации в счете-фактуре обычно является подробный список заказанных продуктов. Этот список может включать конкретное название, описание и вес всех предметов в посылке. Это позволяет производителю и покупателю определить, правильно ли был выполнен заказ.

4. Запишите любые депозиты или предыдущие платежи, сделанные клиентом.

Если клиент уже внес предоплату или частичный платеж в счет суммы заказа, вам необходимо будет включить эту информацию в счет-фактуру. Вам также нужно будет показать, какая часть общей стоимости (если таковая имеется) еще не погашена.

5. Перечислите приемлемые формы оплаты

Вы всегда должны информировать своих клиентов о том, как именно они могут отправить платеж. Это может включать онлайн-платежи, чеки, прямые депозиты или операции с наличными.

6. Включите информацию о доставке

При отправке физических продуктов вам необходимо указать номера для отслеживания, предполагаемые даты доставки и название транспортной компании, которую вы используете. Это позволит клиенту отслеживать свою посылку и сообщать о любых поврежденных или задержанных поставках.

7. Объясните условия оплаты

Вам также нужно будет указать условия оплаты, которые вы выдали для транзакции. Это будет включать в себя общую сумму, которая должна и сколько времени клиент должен сделать платеж. Вы также можете указать контактный номер вашего бухгалтерского отдела, чтобы клиент мог позвонить, если у него возникнут какие-либо вопросы.

Пример счета

Вот пример того, как может выглядеть типичный бизнес-счет:

Робин Хилл Дизайнс, ООО.
123 Главная ул.
Колумбия, Индиана
33345 Счет для: Номер счета: 18865302 Кому:
Эдвард Джексон
JacksonE13@e-mail.com Отправлено: 13 декабря 2019 г. Срок исполнения: 3 января 2020 г.

Мистер Джексон,

Спасибо за покупки у нас в этот праздничный сезон! Мы надеемся, что вам понравится ваша покупка. В качестве благодарности мы включили бесплатный образец из нашей новейшей линейки продуктов.

Счастливых праздников,
Картер Смит
Офис управления продуктами

Товар Количество Цена Книжная полка из красного дерева Абелин 1 87,99 долл. США Итого 87,99 долл. США Налог 6,10 долл. США Доставка и обработка 10,00 долл. США Итого 104,09 долл. США