Что такое ретро-платеж? Определение и пошаговое руководство

12 августа 2021 г.

Ретро-платеж относится к компенсации за ошибку в расчете заработной платы. Это может произойти из-за изменения ставки заработной платы, ошибок в сверхурочной работе или разницы в сменах. Если вы профессиональный бухгалтер или менеджер по персоналу, может быть полезно узнать больше о том, что такое ретро-оплата и как ее рассчитать. В этой статье мы объясним значение ретро-выплаты, подробно расскажем о ситуациях, когда это необходимо, опишем шаги по ее расчету на примере и сравним ретро-выплату с выплатой задолженностей.

В чем смысл ретро-платежей?

Выплата задним числом или ретро-выплата — это компенсация, добавляемая к заработку сотрудника для устранения ошибки в предыдущей квитанции об оплате. Обычно специалисты по кадрам или специалисты по бухгалтерскому учету должны управлять ситуациями, когда необходима ретро-оплата. Специалисты по персоналу общаются с членом команды и помогают ему справиться с проблемами, а специалисты по бухгалтерскому учету рассчитывают сумму ретро-оплаты, которую должен получить член команды.

Когда нужна ретро-плата?

Вот ситуации, в которых ретро-оплата необходима для правильного вознаграждения работника:

• Оплата не включает сверхурочную работу. В зависимости от организации и ее местонахождения может потребоваться соблюдение различных законов в отношении оплаты сверхурочной работы. Когда система начисления заработной платы неправильно рассчитывает оплату за сверхурочную работу, может возникнуть необходимость в ретро-оплате.

• Квитанция о заработной плате не включает разницу между сменами. Дифференциал смены — это когда компании стимулируют своих сотрудников работать в неблагоприятные смены, предлагая им более высокую заработную плату за их работу, и это часто имеет место во вторую и особенно в третью смену.

• Прибыль за период не включает комиссии. Если сотрудник получает дополнительные комиссионные за свою работу в течение периода оплаты, но не видит, что эти комиссионные отражены в его платежной квитанции, ему может потребоваться ретро-оплата.

• Заработанные надбавки или бонусы не отображаются в чеке. Если организация выдает прибавку или премию, но неправильно их рассчитывает или распределяет, ей может потребоваться рассчитать и выдать ретро-платеж.

Как рассчитать ретро-плату

Вы можете выполнить следующие шаги для расчета ретро-платежей:

1. Подумайте, почасовая оплата или оклад

Первым шагом для расчета правильной ретро-оплаты для сотрудника является определение того, получает ли этот сотрудник почасовую заработную плату или имеет установленную заработную плату. Вы можете сделать это, просмотрев их предыдущие платежные квитанции или прочитав их контракт. Ретро-оплата может быть необходима, если член команды недавно перешел с почасовой оплаты на оклад, поэтому обязательно ознакомьтесь с его текущим контрактом или проконсультируйтесь с его текущим руководителем. Вот пример, который следует учитывать на всех этапах, чтобы помочь вам лучше понять, как рассчитать ретро-платеж:

Бухгалтер компании Cool Blue Candle Company получает уведомление о том, что Сара, член команды производственного отдела, не получила нужную сумму в своей зарплате. Изучив информацию о контракте Сары, бухгалтер определяет, что она получает почасовую оплату. Почасовая оплата Сары составляет 19 долларов в час.

2. Определите право на сверхурочную работу

После определения того, получает ли сотрудник почасовую или окладную заработную плату, вы можете определить, имеют ли они право на сверхурочную работу. Во многих случаях необходимость ретро-платежей возникает из-за ошибок при расчете ретро-платежей. Большинство наемных работников не могут получать сверхурочную работу, поэтому важно учитывать это при определении того, имеют ли они право на эту работу. Вы также можете найти информацию об оплате сверхурочных в их контракте.

Установив, что Сара из производственного отдела компании Cool Blue Candle Company получает почасовую оплату, бухгалтер находит в ее контракте, что она имеет право на оплату сверхурочных.

3. Установите, в каких платежных периодах есть ошибки

Чтобы точно рассчитать и распределить ретро-платежи, убедитесь, что вы выдаете правильную оплату, если ошибки произошли в течение нескольких периодов оплаты. Это может произойти, когда сотрудник получает повышение или продвижение по службе, но это не обрабатывается в программе расчета заработной платы. Чтобы установить, какие платежные периоды имеют ошибки, определите, когда произошло изменение, и отследите платежные периоды, следующие за ним. Если изменений, таких как повышение или продвижение по службе, не было, определите, в какие периоды оплаты сотрудник отработал достаточно часов, чтобы получить сверхурочную работу, и отследите те периоды, когда он не получил правильную оплату.

Хотя Сара имеет право на оплату сверхурочной работы, бухгалтер отмечает и в табеле учета рабочего времени, и в камерах, что она работает только 40 часов в неделю и не более. Поскольку оплата сверхурочных не является проблемой, бухгалтер видит, что Сара получила повышение с 19 долларов в час до 20 долларов в час больше, чем месяцем ранее. Отслеживая периоды оплаты с момента повышения, бухгалтер определяет, что в трех полных периодах оплаты есть ошибки.

4. Вручную рассчитайте общую ретро-плату

Установив, какие периоды оплаты имеют ошибки в расчете заработной платы, вы можете вручную рассчитать разницу, чтобы определить, сколько вы должны распределить по сотруднику. То, как вы рассчитываете общую ретро-плату, зависит от ошибки, которую вы исправляете, и от того, сколько периодов оплаты содержало ошибки.

Бухгалтер знает, что Сара работала по 40 часов в неделю в течение трех периодов оплаты, а периоды оплаты компании состоят из двух недель каждый. Используя эту информацию, бухгалтер может определить общее количество затронутых часов.

Количество часов в неделю х недель за период оплаты х количество периодов оплаты с ошибками = общее количество затронутых часов

40 часов в неделю x 2 недели за период x 3 оплачиваемых периода = 240 часов всего

Как только бухгалтер узнает, за сколько часов Сара получила неправильную оплату, он может определить общую сумму ретро-оплаты, которую она должна получить. Сначала они подсчитывают разницу в ее почасовой оплате, а затем применяют ее к количеству затронутых часов.

Новая почасовая оплата – предыдущая почасовая оплата = разница в почасовой оплате

20 долларов в час – 19 долларов в час = 1 доллар в час

Общее количество затронутых часов x разница в почасовой оплате = ретро-оплата

240 часов x 1 доллар в час = 240 долларов ретро-зарплаты

5. Удерживать правильную сумму налогов

Прежде чем разогнать ретровыплату члену команды, бухгалтеру еще предстоит удержать из суммы правильную сумму налогов. Они также должны учитывать другие удержания, которые работник может выбрать для своей регулярной заработной платы.

Сара не хочет иметь никаких дополнительных удержаний помимо своих налогов, поэтому бухгалтер рассчитывает ее общую сумму налогов в размере 14% и может определить, что 86% этой суммы идет Саре.

Общая ретро-плата x неудержанный процент налога = ретро-плата после уплаты налогов

240 долл. США в общей сложности ретро-зарплата x 0,86 после уплаты налогов = 206,40 долл. США ретро-зарплата

Выплата в ретро-режиме против выплаты досрочного погашения

Ретро-выплата происходит, когда возникает ошибка при расчете заработной платы сотрудника, а задолженность — когда этот сотрудник вообще не восстанавливает свою компенсацию. Вот некоторые из основных различий между ретро и обратной оплатой:

• Сумма обычно разная. Задолженность по заработной плате обычно больше, чем ретро-выплата, поскольку она представляет собой неспособность распределить компенсацию, а не ошибку в ее расчете.

• Причина выплаты разная. Причиной ретро-платежа обычно является изменение оплаты или ошибка в расчете. Задолженность по оплате обычно возникает из-за неплатежеспособности или отказа системы распределения.

• Природа этих двоих не одинакова. Ретро-зарплата — это часть заработка, а задолженность — это весь заработок сотрудника за период оплаты.

• Ретро-платежи обычно требуют дополнительных расчетов. Гораздо проще определить задолженность по оплате, чем рассчитать ретро-выплату, поскольку ретро-выплата часто требует ручных расчетов, учитывающих изменения в оплате или конкретные ошибки, а задолженность — это просто невыплаченная сумма.