Что такое рекрутинговый бюджет? (И как его создать)

16 сентября 2021 г.

Рекрутинг является важным аспектом построения компании и планирования ее роста. Создание бюджета для этой инициативы может помочь вам отслеживать ее ход и предоставить ресурсы для привлечения наиболее талантливых кандидатов. Если вы хотите улучшить свою практику найма, вам может быть интересно разработать бюджет найма. В этой статье мы обсудим, что такое бюджет на подбор персонала, включая его компоненты, шаги, которые вы можете предпринять для его создания, и советы по управлению им.

Что такое бюджет на подбор?

Бюджет найма — это финансовый документ, который компании и, в частности, отделы кадров создают, чтобы помочь им отслеживать и управлять деньгами, которые они тратят на найм. Подбор способных сотрудников может привнести новые навыки и идеи в существующие процедуры компании. Чтобы привлечь внимание идеальных кандидатов, компании могут тратить деньги на информационно-разъяснительную работу и человеческие ресурсы. Набор может происходить один раз в год в течение определенного периода или может быть непрерывным процессом, в зависимости от размера компании и отрасли.

Бюджет помогает менеджеру по подбору персонала распределять средства в нужном месте и отслеживать, сколько времени и ресурсов уходит на процесс. Тратить деньги на привлечение сильных кандидатов важно, но также важно определить, какую ценность рекрутинг приносит компании при рассмотрении бюджета. При составлении бюджета на подбор персонала необходимо учитывать следующие аспекты:

• Фиксированные расходы

• Различные цены

• Периодические расходы

• Временной период

Из каких компонентов состоит бюджет найма?

Вот некоторые расходы, которые следует учитывать при составлении бюджета на подбор персонала:

Реклама

Реклама относится к любым объявлениям, которые компании платят за размещение на досках объявлений или в публикациях, чтобы привлечь внимание потенциальных кандидатов. Размещение объявлений на досках объявлений может потребовать от вашей компании ежегодной абонентской платы за услугу. Это дополнительные расходы, но они могут быть полезны, поскольку эти службы могут предоставлять аналитику ваших публикаций и просмотров. При расчете стоимости умножьте количество объявлений на доске объявлений на стоимость каждого объявления.

Оценки

Оценка относится к любым тестам или демонстрации навыков, которые вы хотите, чтобы кандидаты прошли при подаче заявления на должность в вашей компании. Компании покупают эти тесты у консалтинговой фирмы или в службе размещения вакансий, которую они используют. Вы также можете использовать внутренние группы по подбору персонала или службы управления персоналом для создания персонализированных оценок. Они рассчитывают стоимость этих оценок в расчете на одного кандидата. Например, если вы платите 90 долларов за оценку и ее проходят 200 человек, стоимость оценки составляет 45 центов за кандидата.

Рекрутеры

Если вы работаете в небольшой компании или у вас нет специальной группы по подбору персонала в вашем отделе кадров, вы можете нанять помощь из внешних компаний. Эти компании могут использовать свои существующие связи, системы и информационные процессы, чтобы найти для вас кандидатов, протестировать их и дать рекомендации. Это может помочь компенсировать затраты на установку этих систем самостоятельно, и вы сможете воспользоваться их опытом. Определите стоимость заключения контракта с внешней рекрутинговой компанией и сравните ее с тем, сколько вы можете сэкономить, организовав свои собственные услуги.

События

Под мероприятиями понимаются любые рекрутинговые мероприятия, которые ваша компания проводит для привлечения внимания потенциальных кандидатов. Это включает в себя ярмарки вакансий, конференции и обеды по набору персонала, где вы можете поговорить с заинтересованными кандидатами один на один. Вы можете произвести хорошее впечатление, которое побудит сильных кандидатов обратиться в вашу компанию. В эту стоимость также входят материалы для брендинга, которые вы раздаете на мероприятиях. Разделите стоимость мероприятия на количество кандидатов, которые подали заявку, чтобы узнать, было ли мероприятие успешным, и что вы, возможно, захотите заложить в бюджет в будущем.

Веб-сайты

Скорее всего, у вашей компании есть веб-сайт, на котором заинтересованные кандидаты могут найти информацию о ваших вакансиях. Инвестируйте в страницу вакансий, чтобы убедиться, что люди получают точную информацию. Подумайте о том, чтобы поручить сотруднику вашего отдела кадров или вашей технической команды постоянно обновлять страницу вакансий новыми объявлениями о вакансиях.

Внутренние команды

Многие крупные компании имеют собственные внутренние группы по подбору персонала. Ваш бюджет найма также включает их заработную плату. Эти сотрудники пишут и размещают ваши объявления о вакансиях, организуют мероприятия по подбору персонала и работают над ними, а также анализируют оценки и заявки, чтобы убедиться, что ваша компания нанимает лучших кандидатов. Вы можете рассчитать стоимость их заработной платы, умножив часы, которые они тратят на рекрутинговую деятельность, на их почасовую заработную плату.

Как составить бюджет на подбор персонала

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы создать свой собственный рекрутинговый бюджет:

1. Проконсультируйтесь с вашими предыдущими затратами

Вы можете основывать свои прогнозы затрат на предстоящий год на основе затрат предыдущих лет. Посмотрите, сколько вы тратили на рекрутинговые процессы в прошлом и каков был их успех. Вы можете использовать эту информацию в качестве руководства для того, что вы можете потратить в этом году на рекрутинг. Разбейте затраты на квартальные и ежемесячные расходы, а также на повторяющиеся расходы. Если вы заплатили за внедрение новой системы в прошлом году, вам, возможно, не придется повторять эти расходы в этом году, и вы можете запланировать потратить эти деньги на другую инициативу.

2. Проанализируйте результаты

Рассмотрите общие результаты вашего предыдущего рекрутингового года. Например, если вы потратили 10 000 долл. США на мероприятия по набору персонала, но на них не наняли новых сотрудников, вы можете пересмотреть бюджет мероприятий по набору персонала. Эта информация может помочь вам решить, как изменить любые расходы, которые не помогают улучшить ваш процесс найма. Рассмотрите метрики, которые вы можете получить на сторонних сайтах с объявлениями о вакансиях. Они могут помочь вам понять, успешны ли ваши публикации или действия.

3. Оцените количество ежегодных наймов

Чтобы узнать, сколько стоят ваши затраты на найм в расчете на одного найма, подсчитайте, сколько у вас обычно наемных работников. Определите, сколько новых сотрудников вы наняли в прошлом году, и сравните это с тем, сколько денег вы потратили на найм. Как только вы узнаете, сколько вы тратите на найм отдельных сотрудников, вы сможете определить, сколько новых сотрудников вам нужно, и умножить на это число. Например, если в прошлом году вы потратили 30 000 долларов на подбор персонала и наняли 416 новых сотрудников, вы можете разделить эти цифры, чтобы узнать, что вы тратите около 73 долларов на каждого нового сотрудника.

Если за последние четыре года вы наняли в среднем 450 сотрудников, вы можете предположить, что вы можете нанять столько же сотрудников и в этом году. Если ваш процесс найма стоит 73 доллара за наем, вам, вероятно, потребуется выделить 32 850 долларов на следующий год, чтобы заплатить за найм.

4. Добавьте дополнительные деньги на незапланированные расходы

Вы можете планировать свой бюджет, основываясь на предыдущем поведении, но предусмотрите дополнительную свободу действий, чтобы защитить себя от незапланированных расходов. У вас могут быть технологические сбои, увольнения сотрудников или внешние факторы, которые требуют от вас затрат больше, чем в предыдущие годы. При формировании бюджета включите дополнительные средства, чтобы дать себе свободу принимать решения, которые могут улучшить ваш процесс, даже если они не включены в ваш бюджет.

5. Учитывайте ключевые показатели эффективности

При создании бюджета не забудьте включить ключевые показатели эффективности, чтобы вы могли продолжать анализировать и улучшать свой процесс. Рассмотрите ключевые показатели эффективности, которые вы хотите проанализировать, и обязательно обновляйте и отслеживайте их. Некоторые примеры:

• Прогнозируемая стоимость

• Действительная цена

• Прогнозируемый КПЭ

• Фактический КПЭ

• Стоимость найма

Наличие KPI, связанных с каждой стоимостью, может помочь вам определить, равна ли стоимость значению.

6. Используйте шаблон

Создайте шаблон бюджета, который можно использовать для нескольких периодов найма подряд. Это может помочь вам оставаться организованным и сравнивать свои показатели за один период с другим. Последовательность может улучшить ваши сравнения и помочь вам сделать более точные выводы. Кроме того, ваши результаты легче представить менеджерам или финансовым консультантам, если вы профессионально отформатируете их и систематизируете в одном месте.

Советы по управлению бюджетом на подбор персонала

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам составить полезный бюджет на подбор персонала:

Используйте бюджетную платформу

Вы можете использовать электронные таблицы или специальное программное обеспечение для составления бюджета, чтобы создать свой бюджет найма. Подумайте, каковы ваши потребности в бюджетировании и что вы предпочитаете настраивать при создании формата для записи вашей финансовой информации. Изучите различные услуги, чтобы определить, какая программа лучше всего соответствует вашим потребностям и предлагает наиболее ценные предложения. Простая электронная таблица стоит недорого, и вы можете настроить поля. Однако более сложная программа бюджетирования может помочь вам оставаться организованным, давать рекомендации и предоставлять дополнительные услуги.

Ведите строгие записи

Убедитесь, что вы и ваша команда согласны с тем, какие показатели и затраты вы хотите регистрировать, а также как и где вы хотите их регистрировать. Эти записи могут помочь вам планировать будущие бюджеты. Вы также можете использовать свои записи, чтобы получить точное представление о ваших показателях, которые вы можете использовать для корректировки своего процесса. Возможно, вам придется обратиться к предыдущим записям, чтобы убедиться, что вы точно анализируете новые достижения. Эти записи также могут помочь вам задокументировать ваши расходы на налоги, когда придет время подсчитать общие расходы в конце года.

Используйте реферальные программы для сотрудников

Программы направления сотрудников включают использование вашей текущей сети компании для поиска новых сотрудников. Ваши сотрудники могут связаться с друзьями и бывшими коллегами, чтобы узнать, заинтересованы ли они в работе в вашей компании. Рассмотрите возможность предоставления небольшого стимула для их рефералов. Ваши сотрудники, вероятно, ходили в школу или работали с людьми в своей отрасли в прошлом. Использование этих связей может быть недорогим способом привлечь квалифицированных кандидатов. Наличие доверенного и ценного сотрудника, который поручится за кого-то, может дать вам больше уверенности в выборе, чем вы могли бы иметь кого-то, с кем у вас ранее не было связи.