Что такое рекомендательное письмо с места работы? Определение и шаги для его написания

31 марта 2021 г.

Если вы занимаете руководящую должность, вас могут попросить написать рекомендательное письмо о приеме на работу в какой-то момент вашей карьеры. Эти письма используются, когда сотрудник претендует на новую должность в другой компании, и позволяют вам поручиться за способности сотрудника, трудовую этику и опыт. В этой статье мы рассмотрим, что такое рекомендательное письмо о приеме на работу, что включить в этот тип письма, как написать рекомендательное письмо, а также шаблон и пример, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Что такое рекомендательное письмо с места работы?

Рекомендательное письмо о приеме на работу — это документ, отражающий трудовую этику, способности и достижения сотрудника за время работы в компании. Письмо такого типа обычно пишется менеджером или начальником, сотрудником отдела кадров или наставником сотрудника, запрашивающего письмо. Он используется для информирования потенциального работодателя о способности заявителя выполнять обязанности на заявленной должности.

При написании письма такого типа важно правдиво рассказать о своем опыте работы с сотрудником и о том, как он работал в вашей организации.

Рекомендательные письма о приеме на работу также могут использоваться для других целей, например, для размещения на их личных веб-сайтах для привлечения рекрутеров и менеджеров по найму, как часть их онлайн-портфолио или при подаче заявки на аренду или ипотеку. Независимо от причины письма, цель одна и та же — подтвердить время, проведенное сотрудником в компании, и их вклад во время работы там.

Что указать в справке с места работы

Ниже приведены наиболее важные компоненты, которые должны быть включены в рекомендательное письмо о приеме на работу:

Ваши отношения с сотрудником или бывшим сотрудником

При написании рекомендательного письма о приеме на работу важно сначала подтвердить, как вы знаете сотрудника и ваши отношения с ним. Это показывает читателю, что вы являетесь надежным рекомендателем и имеете личный опыт работы с сотрудником. Укажите, как долго вы знаете сотрудника, ваши профессиональные отношения с ним (например, если вы были его менеджером или руководителем) и если у вас есть отношения с сотрудником на личном уровне.

Как долго сотрудник работал в вашей компании

Вам также необходимо указать даты, когда сотрудник работал в вашей организации. Время, в течение которого сотрудник работал в вашей компании, показывает читателю, сколько времени у вас было на оценку способностей сотрудника, а также демонстрирует готовность сотрудника работать на одном месте какое-то время.

Цель написания письма

Большинство рекомендательных писем о приеме на работу пишутся, чтобы порекомендовать работника на новую должность в другой организации. Важно четко указать эту причину при написании письма.

Почему работника следует рассматривать на должность

Вы должны указать конкретные причины, по которым сотрудник должен рассматриваться на эту должность, а также примеры, подтверждающие эти причины. Например, вы можете упомянуть опыт или проект, частью которого был сотрудник, и то, как он эффективно справился с ситуацией.

Ваши Контактные Данные

Вы также должны указать свою профессиональную контактную информацию, должность в вашей организации, дату написания письма и контактную информацию менеджера по найму вашей компании. Обычно это указывается в верхней части письма.

Как написать справку о приеме на работу

Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при написании рекомендательного письма:

1. Просмотрите текущее резюме сотрудника

Прежде чем приступить к написанию рекомендательного письма, вы должны сначала просмотреть актуальное резюме сотрудника, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете его достижения, навыки и способности в отношении работы, на которую они претендуют. Если у вас нет их резюме, попросите их прислать его, чтобы вы могли просмотреть его. Делайте заметки о наиболее важных и актуальных аспектах их резюме, чтобы вы могли упомянуть их в своем письме.

2. Используйте формат делового письма

Вы должны использовать формат делового письма, чтобы ваше письмо выглядело профессионально. Если вы не знаете, как выглядит деловой формат письма, подумайте о том, чтобы посмотреть примеры или шаблоны писем о приеме на работу и использовать их в качестве руководства при составлении письма.

3. Укажите свою контактную информацию в верхней части письма.

В первой части письма должно быть указано ваше полное имя, должность, компания, в которой вы работаете, и ваша профессиональная контактная информация, такая как адрес электронной почты и номер рабочего телефона. Это гарантирует, что получатель сможет связаться с вами, если у него возникнут дополнительные вопросы относительно кандидата.

4. Начните письмо с профессионального приветствия

Начните свое письмо с профессионального обращения к получателю. Общие приветствия, ориентированные на бизнес, включают «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа». Вы также можете использовать имя получателя, если оно предоставлено вам сотрудником.

5. Используйте вступление, чтобы представиться

В первом абзаце представьтесь получателю. Информация, которую необходимо включить, — это ваша должность в компании, как долго вы проработали в компании и ваши отношения с кандидатом.

6. Напишите текст рекомендательного письма о приеме на работу

Используйте основную часть письма, чтобы углубиться в подробности о сотруднике, которые подтверждают его способность выполнять обязанности на должности, на которую он претендует. Элементы, которые необходимо включить:

• Должность кандидата во время работы в вашей компании

• Даты, когда кандидат работал в вашей организации

• Почему квалификация и навыки кандидата хорошо соответствуют должности, на которую он претендует

• Исключительные качества, которыми обладает кандидат, поддерживающие его способность выполнять обязанности в той роли, на которую претендуют

• Любые достижения или награды, полученные за время работы в вашей компании

• Конкретные примеры, в которых сотрудник продемонстрировал соответствующие навыки или качества, необходимые для должности, на которую претендует кандидат.

• Почему вы бы рекомендовали кандидата на должность

7. Сформулируйте заключительный абзац письма

В заключительном абзаце рекомендательного письма о приеме на работу вы должны подтвердить свое доверие кандидату в отношении работы, на которую он претендует. Вы также можете заявить, что с удовольствием повторно наймете кандидата из-за его навыков и способностей.

Другие идеи о том, что написать в заключительном абзаце, включают в себя то, как сотрудник будет полезен для компании, и вашу уверенность в способности сотрудника выполнять обязанности в новой роли. Вы также должны сообщить получателю, что он может связаться с вами для дальнейших вопросов, если это необходимо.

Советы по написанию рекомендательного письма о приеме на работу

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании рекомендательного письма:

Не бойтесь сказать нет

Если вы не чувствуете, что можете написать положительное рекомендательное письмо о приеме на работу, не бойтесь отклонить запрос. Вы можете сказать сотруднику, что вам неудобно писать письмо, и что вы считаете, что кто-то другой был бы более уместным, чтобы поручиться за его способности и навыки. Положительное рекомендательное письмо о приеме на работу важно, поэтому вы, по сути, окажете сотруднику услугу, отказавшись от него, а не написав отрицательное письмо.

Прочитайте описание вакансии

Перед написанием рекомендательного письма о приеме на работу попросите у кандидата копию описания должности, на которую он претендует. Это позволит вам включить ключевые слова из описания работы, чтобы лучше выразить способности кандидата, связанные с должностью.

Используйте конкретные примеры в письме

Использование примеров, поддающихся количественной оценке, еще больше укрепляет вашу веру в способности кандидата выполнять обязанности на должность, на которую претендует кандидат. Выберите два или три навыка, которыми обладает кандидат, и конкретные примеры того, как он использовал их во время работы в вашей организации.

Сохраняйте позитивный тон

Сосредоточьтесь на том, почему вы считаете кандидата отличным кандидатом на эту должность, и избегайте использования негативных слов или фраз. Особенно важно начинать и заканчивать письмо на позитивной и обнадеживающей ноте, чтобы помочь кандидату выделиться среди других претендентов на должность.

Стремитесь к письму длиной в страницу

Написание очень короткого письма может показаться неудачным, поскольку вы плохо знаете кандидата или не до конца верите в его способность выполнить работу. Попробуйте написать письмо длиной в страницу, чтобы показать получателю, что вы действительно знаете кандидата и верите, что он добьется успеха на этой должности.

Образец рекомендательного письма о приеме на работу

Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать в качестве руководства при написании рекомендательного письма:

[Your full name]
[Your work address]
[The company you work at]
[Your title within the organization]
[Your contact information]
[Date the letter is being written]

[Introduction salutation]

[Opening paragraph: Include one to three sentences regarding your position within your organization, your relationship with the employee and how long the employee worked for your company.]

[Body of the letter: Include one to three paragraphs that support your confidence in the employee to succeed in the position they are applying for.]

[Closing paragraph: Include one to three paragraphs summing up the employee’s qualifications and your confidence in the employee to perform the duties of the new position. Let the recipient know they can reach out if they have questions or concerns.]

[Sincerely,]

[Your first and last name]

Образец справки о приеме на работу

Вот пример справки о приеме на работу:

“Джейн Смит
172 Main Street, Тампа, Флорида
Маркетинговая компания A&C.
Директор по маркетингу
(941) 564-0324
janesmith@email.com

Для предъявления по месту требования:

Я пишу, чтобы порекомендовать Марту Кей в качестве кандидата на должность помощника по маркетингу в вашей организации. В A&C Marketing Co. Марта работала ассистентом по маркетингу и оказывала непосредственную поддержку мне как директору по маркетингу. Она проработала в нашей организации пять лет и за это время продемонстрировала важные навыки, которые сделают ее сильным кандидатом на должность менеджера по маркетингу в вашей организации.

На своей должности ассистента по маркетингу в A&C Marketing Co. Марта была активом отдела маркетинга и всегда искала возможности сделать все возможное, чтобы поддержать команду маркетинга. Она обладает исключительными навыками устного и письменного общения, хорошо работает независимо, обладает сильными организаторскими способностями и может эффективно работать в режиме многозадачности. Она следила за тем, чтобы все маркетинговые проекты были завершены вовремя, и предлагала помощь, когда это было необходимо для поддержки наших маркетинговых усилий.

Из-за того, насколько эффективной она была в своем положении, я позволил ей вносить свой вклад другими способами, которые выходили за рамки ее повседневных обязанностей. Она помогла создать программу обучения маркетингу для обучения новых сотрудников отдела маркетинга, а также присутствовала на собраниях отдела маркетинга и участвовала в них.

Из-за того, насколько исключительным ассистентом по маркетингу была Марта, и ее готовностью делать все необходимое для выполнения своих обязанностей, я искренне верю, что Марта будет большим преимуществом для вашей компании в качестве менеджера по маркетингу. Я верю в ее способности и искренне рекомендую ее на эту должность. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по этому поводу.

Искренне,

Джейн Смит”