Что такое регистрационная встреча? (с элементами для включения и шагами)

5 августа 2021 г.

Одним из наиболее важных аспектов успеха в команде является общение в группе и понимание того, как индивидуальные действия влияют на групповые приоритеты. Регулярные встречи команды — отличный способ облегчить это общение. Изучение элементов хорошей контрольной встречи — отличный способ расширить вашу команду на рабочем месте и сделать ваше время в группе более продуктивным. В этой статье мы обсудим основы встреч команды и объясним, как их успешно провести.

Что такое регистрационная встреча?

Встреча для регистрации — это групповое обсуждение, на котором все члены команды совместно обсуждают новости по важным темам, делятся прогрессом и согласовывают свои взгляды на проекты и инициативы. Хорошее совещание позволяет каждому члену команды рассказать о своих идеях и проблемах и создает открытый канал связи между всеми членами команды. Встречи для регистрации могут быть случайными или формальными и иметь разную структуру в зависимости от вашего рабочего места.

Что включить в регистрационную встречу

Вот основные элементы встречи регистрации:

Ледокол

Совещания по регистрации обычно начинаются с вводного ледокола, на котором члены команды могут обсудить основные вопросы о себе или своей работе. Это может помочь начать разговор и побудить всех чувствовать себя комфортно, участвуя в обсуждении в равной степени. Темы могут включать в себя обсуждение их самых больших успехов и проблем на этой неделе, когда все упоминают что-то, чем они взволнованы, или даже просто рассказывают о планах на выходные. Небольшой ледокол в начале групповой встречи — это хороший способ установить командную динамику и создать сообщество.

Показатели команды

Во время контрольных совещаний команды часто анализируют показатели производительности, применимые ко всей группе. Сюда могут входить обновления о проектах и ​​результатах, информация о бюджетировании отдела, отзывы клиентов и сведения об обзоре эффективности. Обсуждение командных показателей во время проверок дает всей группе представление о том, как они работают, и информирует всех о прогрессе, которого они добиваются в совместных инициативах. Это также может включать отслеживание номеров прошлых проверок, чтобы увидеть, как команда развивалась и продвигалась при использовании различных методов и стратегий на рабочем месте.

Планирование

Этап планирования представляет собой открытый сеанс мозгового штурма, на котором команда определяет повестку дня на оставшуюся часть собрания. Все в команде упоминают темы, о которых они хотят поговорить во время регистрации. Это может включать в себя обновления от члена команды об их части проекта, предложение от кого-то о возможном изменении политики команды или общую тему, которую кто-то хочет обсудить. Во время элемента планирования контрольной встречи назначенный член команды записывает каждую тему, пока все не закончат делиться.

Пункты действий

Затем команда обсуждает каждую тему этапа планирования по порядку. Как правило, человек, предложивший каждое действие, ведет обсуждение по этому вопросу. Обычно это самая длинная часть контрольной встречи, но количество времени, которое вы тратите на каждый пункт повестки дня, варьируется. Некоторые люди могут предоставить простое обновление, в то время как другие могут поощрять подробное обсуждение и запрашивать мнение всех в команде.

Резюме

В конце встречи члены команды подводят итоги обсужденных тем. Они рассматривают ключевые темы и повторяют действия, которые затрагивают всех в команде, чтобы убедиться, что все понимают важную информацию, такую ​​как сроки. Во время подведения итогов команда также составляет основные планы того, что они надеются выполнить к следующей проверке.

Как провести контрольную встречу

Следуйте этим основным инструкциям, чтобы организовать успешные встречи с вашей командой:

1. Установите цели

Начните с того, что решите, почему вы хотите проводить контрольные встречи. Хорошо иметь общую цель улучшения коммуникации, но вы также можете ставить конкретные цели, такие как повышение эффективности, сокращение времени, необходимого для выполнения проектов, или устранение недопонимания между отделами. Соберитесь в группе и обсудите, почему проведение контрольных встреч полезно для всех. Это дает каждому человеку мотивацию посещать собрания и делиться искренними усилиями по сотрудничеству с группой.

2. Определите частоту

Определите, как часто вы хотите проводить проверки, исходя из того, как часто группа работает вместе, и типов проектов, которые вам необходимо выполнить. Некоторым группам может потребоваться встречаться только раз в несколько месяцев, в то время как другим может потребоваться встречаться еженедельно. Используйте опрос или опрос, чтобы спросить членов группы, как часто они хотят встречаться, и установите базовый уровень. Вы можете настроить встречи так, чтобы они были более частыми, если вам нужно больше общения, или менее частыми, если вам не о чем поговорить во время регистрации.

3. Выберите удобное время

Назначьте время регулярной регистрации, удобное для всех в команде. Одним из наиболее важных аспектов хорошей встречи регистрации является то, что все присутствуют и вносят свой вклад. Хотя некоторые люди могут время от времени отсутствовать на контрольных встречах, на большинстве встреч должна присутствовать вся команда. Организуйте время, когда каждый сможет посвятить все свое внимание обсуждению и согласованию своих идей.

4. Запись минут

Попросите кого-нибудь делать заметки во время каждой контрольной встречи и отправьте их каждому члену команды. Назначьте специального ведущего или пусть протоколирование будет чередующимся заданием, когда все по очереди будут записывать самые важные идеи с каждой встречи. Это отличный способ документировать встречу для отсутствующих членов команды и записывать каждую регистрацию для дальнейшего использования. По мере того, как у вас будет больше контрольных встреч с командой, обратитесь к протоколам прошлых встреч, чтобы найти рост или закономерности в обсуждениях, которые вам нужно узнать о том, как команда работает как группа.

5. Посредничество во встрече

Убедитесь, что у каждого в группе есть возможность высказаться и выразить свои идеи. Попросите кого-нибудь выступить посредником и активно расспросите каждого человека об его мыслях и мнениях. Некоторые люди от природы более тихие или более разговорчивые, поэтому наличие посредника — отличный способ получить равные точки зрения и облегчить общение во всей группе. Это особенно важно в командах, которые, естественно, имеют меньшую структуру в группе.

6. Ищите обратную связь

Попросите команду оставить отзыв о том, как улучшить регистрацию. Это может варьироваться от запросов идей о подсказках ледокола до поиска предложений о том, где проводить встречи. Превращение встречи в совместный опыт и применение обратной связи позволяет группе получить больше от своего времени.