Что такое регистр в бухгалтерском учете?
Мишель Мэтьюз, MBA, CPCC
Основатель RBG Royalty Enterprises Мишель Мэтьюз — сертифицированный профессиональный карьерный коуч и специалист по работе с кредиторской задолженностью, которая помогает людям вырабатывать стратегические подходы на рабочем месте, используя свою фирменную структуру Boss Up & Hustle.
Основные выводы
Бухгалтерская книга содержит сводную информацию из журналов и записывается как дебет и кредит.
Книга используется для подготовки финансовой отчетности и содержит список всех активных счетов, называемых планом счетов.
На бухгалтерскую книгу влияет нормальная деловая активность, и она может быть задокументирована вручную или в электронном виде.
Что такое бухгалтерская книга?
Бухгалтерская книга, также известная как вторая книга записей, представляет собой систему учета, в которой записываются все секретные финансовые данные компании. Операции регистрируются в бухгалтерской книге по разным счетам как по дебету, так и по кредиту. Бухгалтерскую книгу часто называют главной бухгалтерской книгой, и она предназначена для записи всех финансовых транзакций, которые происходят в течение жизни операционной компании.
Он включает в себя счета активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов. Книга включает в себя каждую активную учетную запись, указанную в списке. Полный список счетов называется планом счетов и требуется для составления финансовой отчетности. Это также важно для целей аудита.
Что такое бухгалтерский счет
Вот основные счета главной книги:
Счета активов, такие как денежные средства, дебиторская задолженность, основные средства и расходы предоплаты
Счета пассивов, такие как долги, кредиторская задолженность, векселя к оплате и кредитные линии
Счета акционерного капитала
Счета доходов
Расходные счета
Счета доходов и убытков, такие как проценты, инвестиции и выбытие актива
Нормальная деловая активность в течение года приводит к транзакциям, которые приводят к дебетованию и кредитованию счетов. Запись может быть в форме письменной записи или электронной записи с помощью бухгалтерского программного обеспечения.
Крупные единовременные расходы могут существенно повлиять на прогнозируемые расходы на предстоящий год, если они включены в бюджет, поэтому их необходимо исключить в процессе подготовки бюджета.
Лучший способ — подробно просмотреть бухгалтерскую книгу, чтобы определить доходы и расходы, которые произошли только один раз, чтобы они не повлияли на бюджет на предстоящий год, а затем использовать текущие доходы и расходы для создания более точного бюджета.
Как написать бухгалтерскую книгу
Для метода двойной записи используется главная книга. Это означает, что каждая транзакция влияет как минимум на два вспомогательных счета, и каждая запись имеет один дебет и один кредит. Эти транзакции, также называемые записями журнала, размещаются в двух столбцах, и сумма всех записей должна быть сбалансирована.
В бухгалтерских записях с двойной записью дебет находится слева, а кредит справа. Этот метод записи транзакций помогает гарантировать точность финансовых записей, выявляя ошибки при вводе данных, а также обеспечивает полную запись финансовых транзакций для бизнеса.
Бухгалтерские книги используются для разделения финансовых данных из журнала на отдельные счета на отдельных листах для повышения удобочитаемости документированных транзакций. Вот несколько шагов для создания собственной бухгалтерской книги:
Сделайте бухгалтерскую книгу для каждого счета.
Сделайте столбцы в крайнем левом углу страницы для даты, номера журнала и описания.
Создайте столбцы с левой стороны для дебета, кредита и баланса.
Введите данные из журналов в связанные счета. Рассчитайте свой баланс, найдя разницу между дебетом и кредитом.
Записывайте и вносите коррективы в транзакции по мере их возникновения, расставляйте приоритеты при вводе новых записей журнала.
Объедините счета, чтобы составить полную книгу. Первая страница представляет собой список плана счетов, включенных в бухгалтерскую книгу, и соответствующих номеров.
Следующим шагом будет создание пробного баланса путем суммирования учетных записей в бухгалтерской книге по уровням учетных записей в отчете о пробном балансе. Итоги сопоставляются и используются для подготовки финансовой отчетности.
Пример записи в бухгалтерской книге
Каждый раз, когда транзакция совершается для бизнеса, она должна быть зарегистрирована. Однако вместо полного списка записи бухгалтерской книги разделены на разные учетные записи. Ниже приведен пример кассового счета в бухгалтерской книге:
Денежный счет Дата Описание Исх Дебет Кредит Остаток 8/6 Банковский кредит 20 000 20 000 8/15 Расходы на аренду 4 400 15 600 8/25 Ремонтные услуги 2 830 12 770
Разница между журналом и бухгалтерской книгой
Журнал используется для записи транзакций, кроме расчета заработной платы, платежей или квитанций. Записи в журнале включают дату, счет, на который должна быть списана сумма, счет, на который она должна быть зачислена, и краткое описание. Журнал — это первое место, где записываются данные.
В журнале используется система двойной записи, которая обеспечивает сводные записи транзакций, и она известна как основная книга бухгалтерского учета или книга первоначальной записи. Запись записей называется журналированием. Транзакции записываются в хронологическом порядке для удобства поиска, и нет места для балансировки в журнале.
Бухгалтерская книга, также называемая основной книгой бухгалтерского учета, содержит информацию из записи журнала в базовом формате «Т-счет» и документирует баланс по каждой строке. Перенос записей из журнала в бухгалтерскую книгу называется проводкой. Формат записей требует группировки подобных транзакций в связанный счет. Эта информация используется для создания пробного баланса, который является основой отчета о прибылях и убытках и баланса.
Многие транзакции публикуются как в журнале, так и в бухгалтерской книге, однако существуют различия в назначении каждого из этих инструментов учета. В отличие от журнала, бухгалтерский счет может иметь начальное сальдо, которое будет конечным сальдо предыдущего года, и все должно быть сбалансировано.
Часто задаваемые вопросы
Как бухгалтеры используют журналы и бухгалтерские книги для исследований?
Бухгалтеры могут отслеживать бухгалтерскую книгу, чтобы находить изменения в финансовой деятельности, выходящие за рамки обычных операций. Например, если финансовый отдел обнаруживает, что конечное сальдо в балансе отличается от внешнего источника, возникает проблема, которую необходимо изучить и исправить. Бухгалтерская книга позволяет специалистам по финансам быстро и легко идентифицировать операции, которые были зарегистрированы не на той учетной записи или были зарегистрированы неправильно.
Как аудиторы используют информацию, найденную в журналах и бухгалтерских книгах?
Аудиторы используют бухгалтерскую книгу, чтобы определить, правильно ли бизнес классифицировал свои доходы и расходы. Они могут использовать данные в главной книге, а затем сравнивать их с фактическими счетами-фактурами, чтобы проверить точность книги. Аудиторы также используют главную бухгалтерскую книгу для проверки точности деятельности, указанной в отчете о прибылях и убытках компании, гарантируя, что конечное сальдо на субсчетах активов, обязательств и собственного капитала эквивалентно суммам в балансе.
Почему журнал и бухгалтерские книги отформатированы слева направо?
Этот метод бухгалтерского учета использует уравнение бухгалтерского учета, которое выглядит следующим образом:
Активы – Обязательства = Акционерный капитал
Это уравнение требует, чтобы транзакции, проведенные слева от знака равенства, были равны сумме транзакций, проведенных по счету справа. Это правило применяется всегда, даже если формула отображается по-разному.