Что такое реактивное управление изменениями? Полное руководство

14 октября 2021 г.

Изменения могут происходить в больших или малых масштабах, на уровне организации, команды или отдельного человека на рабочем месте. Они могут быть превентивной мерой, или они могут произойти в ответ на запросы клиентов, среди многих других возможных причин. Какой бы ни была причина изменений, вы можете подойти к ним с активной или реактивной точки зрения.

В этой статье мы рассмотрим упреждающий и реактивный стили управления изменениями, а также способы перехода от реактивного управления изменениями к упреждающему.

Что такое реактивное управление изменениями?

Реактивное управление изменениями имеет место, когда вы внедряете изменения после возникновения потребности, возможности или неожиданной ситуации. Если у вас есть план на случай непредвиденных обстоятельств или рабочий процесс, вы можете вносить ответные изменения позитивным и структурированным образом.

Вам могут потребоваться реактивные изменения в различных ситуациях, например, если происходит отключение электроэнергии или если кофейня получает повторные запросы от клиентов о предоставлении немолочных вариантов молока. Значительные сдвиги в спросе на продукты или услуги организации являются обычными катализаторами реактивных изменений. Например, в ответ на технологический прогресс и усиление конкуренции компания может решить инвестировать больше ресурсов в новое или более эффективное оборудование, чтобы привлечь больше клиентов.

Что такое проактивное управление изменениями?

Упреждающее, также известное как упреждающее, управление изменениями происходит в ожидании потребности или возможности, которая еще не появилась. Это включает в себя внесение преднамеренных изменений в методы работы на рабочем месте или само рабочее место. Вы можете принять упреждающие меры для реагирования на ожидаемые изменения, такие как протоколы безопасности для строительства нового крыла здания, или вы можете использовать их как часть плана на случай непредвиденных обстоятельств, например, если плохие погодные условия не позволят сотрудникам использовать здание.

Упреждающие изменения чаще всего легче внедрить, чем реактивные, поскольку все, кого затрагивают эти изменения, заранее уведомляются. Это дает людям время, чтобы ознакомиться с изменениями и принять их. Упреждающие изменения также дают руководству время для формулирования ответов на вопросы, потенциально возникающие в связи с изменениями.

Кто способствует управлению изменениями?

Специальные группы или отдельные лица, обычно известные как менеджеры по изменениям, часто назначаются для внедрения и облегчения изменений. Они могут работать с процедурными, структурными или культурными изменениями, хотя они также могут работать с эмоциями сотрудников и реакцией на переход.

Существует два основных типа менеджеров изменений:

1. Команды управления переходом

Команды управления переходом — это временные сотрудники, которые помогают координировать изменения между обычными сотрудниками до тех пор, пока организация не внесет изменения успешно. Эти команды могут помочь на этапах перехода, но обычно они не несут ответственности за определение необходимых изменений или за разработку стратегий для реализации этих изменений. Высшее руководство и руководители обычно определяют необходимые изменения.

2. Агенты смены

Агент изменений — это лицо, назначенное руководить кампанией изменений внутри организации. Это может быть существующий сотрудник или внешний профессиональный консультант. Активно участвуя во всем процессе изменений в организации, агенты изменений выявляют проблемы, помогают руководству в разработке эффективной стратегии и принимают участие в реализации этой стратегии. После внесения необходимых изменений агент изменений может вернуться к своим повседневным обязанностям или завершить сотрудничество с организацией, в зависимости от того, был ли он консультантом или штатным сотрудником.

6 способов перейти от реактивного управления изменениями к проактивному

Если вы заинтересованы в том, чтобы более активно реагировать на изменения, вот несколько советов:

1. Думайте о долгосрочной перспективе

Умение справляться с непредвиденными обстоятельствами является важным навыком для успеха организации. Потратьте некоторое время и усилия на планирование упреждающих изменений до того, как вы начнете процесс внедрения. Составление плана и заблаговременная подготовка к потенциальным проблемам может помочь предотвратить эскалацию ситуации в будущем.

2. Составьте план на случай непредвиденных обстоятельств

Может быть полезно спланировать неожиданные и гипотетические ситуации. Рассмотрите свою бизнес-модель, членов вашей команды, экономическую и физическую среду. Хотя вариантов может быть бесчисленное множество, подумайте о том, что вы могли бы сделать в нескольких различных сценариях, соответствующих вашей компании и отрасли. Вы можете подумать, что бы вы сделали, если бы:

• Продажи были низкими несколько месяцев подряд. Будет ли у вас достаточно капитала, чтобы продолжать вести бизнес?

• Несколько членов команды отсутствовали по состоянию здоровья или по личным причинам. Будет ли у вас достаточно членов команды, чтобы заполнить или взять на себя их работу?

• Значительное количество членов команды не могли добираться до физического офиса. Поддерживает ли ваш бизнес удаленную работу?

3. Обеспечьте открытое обсуждение и участие

Предоставление всем, кого могут затронуть будущие изменения, участвовать в обсуждении может помочь им принять изменения и решить любые проблемы, которые вы еще не рассмотрели. Открытая коммуникация также может способствовать укреплению доверия между членами команды. Попробуйте провести встречу или разослать опрос, чтобы оценить их реакцию на возможные изменения и узнать их мнение.

4. Обсудите преимущества

Внедрение некоторых изменений может потребовать много времени и усилий, поэтому важно обсудить преимущества, чтобы мотивировать тех, кого они затронут. Попытайтесь показать им преимущества с конкретными результатами, чтобы показать, что вы тщательно спланировали процесс. Например, если вы хотите перейти на новую систему управления запасами, которая автоматически заполняет элементы в листе отслеживания, объясните, что новая система помогает сэкономить время, поскольку членам команды не нужно добавлять информацию вручную.

5. Делайте маленькие шаги и ставьте цели

Разделение изменений на более мелкие шаги может помочь сделать изменения управляемыми. Если возможно, вносите изменения постепенно, так как это поможет членам команды чувствовать себя более комфортно при переходе. Подумайте о том, чтобы установить маленькие шаги в качестве целей для команды. Это может помочь укрепить чувство выполненного долга и является еще одним способом мотивировать других поддержать кампании по изменению.

6. Демонстрируйте успех

Покажите своей команде, как выглядит успешное внедрение изменений. Они могут быть более восприимчивы к изменениям, если у них есть пример того, как использование упреждающего управления изменениями принесло пользу другой команде, независимо от того, работают ли они в той же компании или в другой компании. Продемонстрируйте преимущества упреждающих изменений с точки зрения клиента, чтобы помочь членам команды получить более целостную картину.