Что такое расчет заработной платы (определение и примеры)

22 февраля 2021 г.

Все сотрудники организации получают выплаты через отдел расчета заработной платы. Процесс документирования записей о вознаграждении сотрудников известен как расчет заработной платы. Бухгалтеры по расчету заработной платы играют важную роль в обеспечении правильного ведения записей, чтобы сотрудники могли получать надлежащий заработок за выполненную работу и чтобы финансовые операции выполнялись гладко.

В этой статье мы расскажем, что такое расчет заработной платы, что входит в расчет заработной платы, примеры этой концепции и как начать учет заработной платы.

Связанный: Управление операциями: все, что вам нужно знать

Что такое расчет заработной платы?

Учет заработной платы состоит из подачи и отслеживания данных о вознаграждении сотрудников, таких как деньги, удерживаемые из каждой зарплаты, а также налоги и льготы, которые получает сотрудник. Бухгалтеры по расчету заработной платы используют записи финансового журнала для обобщения транзакций организации и общего денежного потока. Записи по заработной плате подпадают под действие главной книги, в которой сортируется вся финансовая информация. После того, как вся информация о заработной плате задокументирована для сотрудника, отдел кадров может извлечь эти данные и отправить их своему руководителю, чтобы добавить их к своей оценке производительности.

Связанный: Как подготовиться к оценке эффективности

Что входит в расчет заработной платы?

Бухгалтеры по расчету заработной платы должны использовать свои навыки, чтобы точно вводить соответствующую информацию в бухгалтерскую книгу. Все расходы, обязательства и активы должны быть зарегистрированы для финансовых целей и целей соответствия. Вот полный список того, что вы должны добавить при документировании вознаграждения сотрудников:

• Валовая заработная плата, оклады, премии и комиссионные

• Удержание налогов работодателя и работника

• Удержание зарплаты, страховых взносов и сберегательных планов

• Расходы на дополнительные льготы работодателя

Валовая заработная плата, оклады, премии и комиссионные

Вы должны учитывать все доходы, полученные сотрудником в течение финансового года. Это включает в себя годовой оклад, дополнительную заработную плату и оплату за сверхурочную работу, если это применимо. Если ваш работодатель предлагает оплату за сверхурочную работу, уточните у своего руководителя и отдела кадров, утверждена ли она для конкретного сотрудника. Вы также должны подтвердить, какие сотрудники получили комиссию по сделкам, которые они закрыли для организации.

Удержание налогов работодателя и работника

Налоговые показатели, удерживаемые из заработной платы работников, должны учитываться отдельно. Сотрудник может определить, сколько он хочет удержать, заполнив форму W-4 в первый день работы.

Некоторые примеры налогов, удерживаемых из заработной платы работника и расходов работодателей, включают:

• Федеральные подоходные налоги

• Налоги на социальное обеспечение

• Медицинские налоги

• Государственный подоходный налог (при необходимости)

Удержание зарплаты, страховых взносов и сберегательных планов

В зависимости от льгот, которые предлагает работодатель, они будут удерживать часть страховых взносов работника на здравоохранение, планы сбережений на пенсию или взносы в некоммерческие организации. Таким образом, вы можете сегментировать, как удерживаются части заработной платы сотрудников, кроме целей налогообложения.

Расходы на дополнительные льготы работодателя

Бухгалтеры по заработной плате должны включать расходы работодателя на управление медицинскими и стоматологическими льготами, предоставление оплачиваемых отпусков, выход на пенсию и компенсацию работникам, если это необходимо. Вся информация, собранная здесь, может помочь вам в составлении бюджета и узнать, можете ли вы расширить преимущества, предлагаемые сотрудникам.

Связанный: Hard Skills против Soft Skills

Примеры учета заработной платы

Вы можете вести записи тремя разными способами, чтобы обеспечить правильный учет заработной платы:

• Начальные записи. Записи — это стандартный метод ввода данных о заработной плате. Это относится только к заработной плате сотрудников, налогам и удержаниям, а не компании.

• Начисленная заработная плата: эта запись происходит в конце отчетного периода компании. Это может быть либо ежеквартально, либо ежегодно, но это будет зависеть от размера компании и степени срочности, с которой внешние заинтересованные стороны должны просматривать финансовую информацию.

• Платежи вручную: случай вставки платежа вручную происходит, когда вам нужно отправить чек сотруднику прямо на его домашний адрес. Если вы корректируете заработную плату работника, то выдача чека может быть оправдана для учета изменения.

Как начать начисление заработной платы

Если вам нужна помощь, чтобы начать отслеживать платежную ведомость, ознакомьтесь с этими шагами, которые помогут вам начать работу.

1. Сортировка первичных статей для расчета заработной платы

2. Определить документы сотрудников

3. Рассчитать сумму выплат

4. Документ о заработной плате по расходам

5. Файловые налоги

1. Сортировка первичных статей для расчета заработной платы

Когда вы начинаете бизнес, вам нужно будет принять четкое решение о том, как вы будете платить своим сотрудникам. Типы вознаграждения, которые вы предлагаете, могут определить продолжительность жизни сотрудника и количество усилий, необходимых для выполнения задач и проектов, назначенных их руководителем.

Давайте разберем, какие предварительные выборы вам придется сделать:

Заработная плата

Во-первых, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в Налоговой службе, чтобы получить федеральный идентификационный номер работодателя. После завершения решите, сколько вы хотите платить своим сотрудникам. Вы должны компенсировать сотрудников в зависимости от того, сколько им платят конкуренты в вашей отрасли. Провести анализ SWOT чтобы помочь вам определить заработную плату конкурентов и посмотреть, является ли предлагаемая вами заработная плата сильной стороной вашего бизнеса. То, как вы платите заработную плату, имеет отношение к тому, как вы документируете информацию о заработной плате.

Сроки оплаты

Подумайте, хотите ли вы, чтобы ваши сотрудники работали почасово или ежегодно. Сотрудникам, работающим неполный рабочий день, как правило, платят почасово, поэтому подумайте, сколько сотрудников вам понадобится и сколько часов они будут работать в вашей компании. Кроме того, определите, хотите ли вы платить сотрудникам один раз в месяц или в неделю. Работники также обычно платят сотрудникам раз в полгода или раз в две недели.

Выгоды

Поймите пропускную способность, которую вы имеете, когда дело доходит до преимуществ, которые вы можете предложить. Получите информацию от отраслевых экспертов о том, какую компенсацию предлагают ваши конкуренты. Таким образом, его можно сравнить с рынком, на котором вы работаете. Медицинское страхование и планы 401 (k) являются одними из самых популярных предлагаемых льгот, но вы должны иметь представление о том, сколько вы предоставите для финансирования этого плана, и сколько работник вычитает из своей зарплаты.

2. Соберите документы сотрудников

После того, как вы закончите процессы расчета заработной платы, вы можете собрать все формы, которые вам нужно заполнить сотрудниками, когда вы их наберете. Таким образом, информация, которую они заполняют, вставляется непосредственно в систему расчета заработной платы.

Для расчета заработной платы работникам необходимо заполнить следующие формы:

• Форма I-9: каждый гражданин США должен заполнить эти документы, прежде чем работать в организации, и он должен принести правильные формы документации, требуемой федеральным правительством, включая водительские права, карточку социального обеспечения и свидетельство о рождении.

• Форма W-4: Форма W-4 определяет налоговый статус работника и решает ли он получать дополнительные надбавки для своих иждивенцев. Эта информация имеет жизненно важное значение при подаче налоговой декларации и показывает, сколько правительство может вычесть из их зарплаты.

• Форма авторизации прямого депозита: сотрудник заполняет эту форму, если он хочет, чтобы его чек был переведен на его банковский счет. Прямой депозит — лучший вариант для бухгалтера по расчету заработной платы, который стремится избежать ручных платежей при подаче информации о сотрудниках.

3. Рассчитать сумму платежей

Централизованная система программного обеспечения является для вас незаменимым способом хранения информации о заработной плате. Это сэкономит вам много времени на всех этапах процесса, таких как отправка необходимых платежей и форм в электронном виде, и может отправлять вам напоминания о приближающихся сроках выполнения важных задач.

4. Документируйте заработную плату по расходам

Внедрите список настройки диаграмм счетов, чтобы настроить документацию финансовых операций организации. Здесь вы можете напрямую учитывать свои расходы и обязательства, используя то, что указано выше, и вы можете отображать расходы, вычитая сумму, удержанную или подлежащую налогообложению.

5. Файловые налоги

Узнайте чистую заработную плату ваших сотрудников, вычтя все вычеты из валовой заработной платы. Сумма этой цифры дает сотруднику и правительству окончательное число того, сколько они получат за зарплату. Кроме того, сохраните все документы, требуемые местным, государственным и федеральным законодательством на случай аудита.