Что такое RAID в управлении проектами? (с плюсами и минусами)

14 апреля 2022 г.

Если вы руководитель проекта, вам может быть важно определить и снизить риски, прежде чем начинать новое предприятие. Проведение анализа RAID может позволить вам распределить задачи и обосновать выбор, который вы делаете на протяжении всего жизненного цикла проекта. Изучение значения журнала RAID может помочь вам организовать организованное задание на рабочем месте и оценить успех ваших усилий. В этой статье мы дадим определение управлению проектами RAID, обсудим его плюсы и минусы и узнаем, как выполнить анализ RAID для вашего следующего проекта.

Что такое RAID в управлении проектами?

В управлении проектами RAID — это метод, который оценивает эффективность рабочего задания. Менеджер проекта часто создает и добавляет в журнал RAID обновленную информацию, которая включает план выполнения задач и удовлетворения потребностей заинтересованных сторон. Термин RAID — это аббревиатура, представляющая следующие термины, относящиеся к управлению проектами:

• Риски. Риски представляют собой потенциальные проблемы, которые могут помешать успешному выполнению задания. В журнале RAID объясняются риски и их причины, обсуждается их влияние на цели проекта и разрабатываются стратегии их предотвращения и преодоления.

• Действия. Действия — это задачи, над которыми члены команды планируют работать, чтобы получить качественный конечный продукт. В этом разделе менеджеры проектов определяют сотрудников, ответственных за задачи, и сроки их выполнения.

• Проблемы. Проблемы — это трудности, с которыми команды управления проектом сталкивались в прошлом. В журнале объясняется, как возникла проблема, кто способствовал ее возникновению и что сделали члены команды для ее решения.

• Решения: Решения — это выбор, который группа делает в ходе проекта, что позволяет сотрудникам отслеживать изменения в своих целях. В журнале менеджеры проектов могут писать, на что они решили, кто принял решение и когда они согласились с выбором.

Руководители проектов также могут использовать несколько иную модель RAID для координации своих рабочих инициатив. Хотя риски и проблемы все еще присутствуют, другие компоненты отличаются. Вот варианты, которые представляют «A» и «D» в аббревиатуре:

• Предположения. Предположения — это концепции, о которых сотрудники знают, что они, вероятно, верны, хотя нет никаких реальных доказательств, подтверждающих их. Например, они могут предположить, что у них достаточно финансовых ресурсов для закупки расходных материалов для своего проекта.

• Зависимости: Зависимости означают связь между отдельными задачами в проекте. В журнале RAID можно отметить, что профессионалы не могут перейти ко второму шагу, пока не закончат первый шаг.

Почему важно использовать RAID в управлении проектами?

Использование RAID в управлении проектами важно, поскольку помогает разработать комплексный план выполнения задания. Вы можете разработать стратегию достижения целей организации и направить членов своей команды к успеху. Анализ может потребовать от вас проведения углубленных исследований, установления графика ваших процессов и обоснования каждого вашего выбора. Вы также можете вести точные записи о своей деятельности, чтобы отчитываться перед заинтересованными сторонами и высшим руководством. Каждое из этих действий может быть необходимо для того, чтобы быть эффективным руководителем проекта, способным защитить интересы компании и ее сотрудников.

Преимущества проведения анализа RAID

Составление журнала RAID может быть полезным для ваших усилий на рабочем месте. К преимуществам относятся:

Управление рисками

Выполнение анализа RAID может помочь вам лучше подготовиться к началу нового проекта. Вы можете быть уверены, что рассмотрели потенциальные проблемы и разработали стратегии для их преодоления, если они возникнут. Например, если вы ожидаете, что клиент изменит крайний срок, то вы знаете, как заставить своих товарищей по команде работать с большей срочностью.

Практика управления рисками также может повысить доверие ваших товарищей по команде. Чем более комфортно они чувствуют себя, выполняя задание, тем выше качество работы, которую они могут выполнять. Вы можете дать им возможность поверить, что сила вашего рабочего процесса может противостоять смягчающим обстоятельствам.

Четкое общение

Анализ компонентов проекта может упростить общение с командой управления проектом и заинтересованными сторонами. Поскольку журнал RAID доступен для совместного использования, вы можете передать его своим товарищам по команде, чтобы убедиться, что они используют одну и ту же информацию для выполнения своих задач. Например, вместо того, чтобы объяснять важное решение, которое вы приняли, вы можете получить доступ к документу, чтобы предоставить точные сведения о том, что произошло. Содержимое журнала также может касаться проблем, которые могут возникнуть у заинтересованных сторон, что может вселить в них уверенность в вашем лидерстве в качестве менеджера проекта. Четкое общение может вдохновить на командную работу и прояснить ваши ожидания.

Руководство

Журнал RAID может служить дорожной картой для успешного ведения проекта. Раздел рисков может позволить вам предсказать потенциальные проблемы и избежать определенного поведения, чтобы сосредоточиться на своих целях. Как действия, так и предположения могут организовать рабочий процесс команды управления проектом, информируя вас о следующих шагах, которые помогут вам эффективно управлять своим временем. Документируя проблемы, вы можете учиться на своих ошибках и разрабатывать стратегии, чтобы предотвратить их повторение. Признание зависимостей поможет вам понять цель ваших усилий, а обоснование ваших решений укрепит ваше лидерство.

Недостатки проведения анализа RAID

Есть и недостатки в том, чтобы полагаться на журнал RAID для проекта. К недостаткам относятся:

Избыток информации

Поскольку вы можете часто обновлять содержимое RAID, он может содержать много информации в одном месте. Вам или вашим товарищам по команде может быть сложно отличить предыдущие инструкции от новых. Это также может увеличить вероятность того, что вы упустите важную деталь. Путаница в отношении результатов анализа может повлиять на рабочий процесс команды.

Чтобы устранить этот недостаток, может быть полезно создать несколько журналов RAID, в которых обсуждаются факторы одной части проекта. Вы можете предоставить более конкретную информацию отдельным командам, и они увидят, какие детали наиболее важны для них.

Ограниченная информация

Еще одним недостатком является ограничение информации в журнале RAID, что может затруднить понимание сути проекта. Например, если вы определите проблему, но не объясните, как ее смягчить, то ваши товарищи по команде могут столкнуться с препятствием с небольшими инструкциями по минимизации его ущерба. Может быть полезно найти баланс между слишком большим и слишком маленьким количеством деталей. Вы можете добавлять обновления, которые позволяют читателю интерпретировать ваш прогресс, не перегружая его фоновой информацией. Оставаясь последовательным в стиле записи в журнале, вы также можете прояснить идеи.

Обязательство по времени

Эффективный анализ RAID имеет актуальную информацию, но обновление содержимого может потребовать много времени. Если вы работаете над проектом со строгими сроками, может быть сложно сконцентрироваться на своих задачах, при этом обязательно документируя свою деятельность. Несоответствие между отчетом о вашей работе и завершением вашей работы может повлиять на качество проекта или уровень детализации в журнале. Научившись расставлять приоритеты для анализа, срочная информация поможет вам сэкономить время при обновлении записей. Вы также можете помочь своим товарищам по команде сэкономить время при просмотре документа.

Как выполнить анализ RAID

Выполните следующие шаги, чтобы провести анализ RAID для команды управления проектом:

1. Оцените серьезность рисков

Подумайте о проблемах, с которыми вы можете столкнуться, когда проект будет запущен. Вы можете визуализировать эффект, который они могут оказать на вашу команду и цели вашего проекта, что может помочь вам определить их серьезность. Например, если ненастная погода может задержать сроки строительства нового здания, вы можете обозначить это как серьезный риск. Если у вас уже есть необходимые материалы, то ограничение бюджета может быть незначительным риском. Оценка ваших препятствий может помочь вам подготовиться к их преодолению, если они материализуются. Вы также можете следить за ними по мере выполнения задания.

2. Делегируйте действия членам команды

Создайте план, который назначает членов вашей команды для выполнения конкретных задач. Напишите их имена и описание того вклада, который вы от них ожидаете. Укажите дату и время, когда вы хотите, чтобы они представили свои задачи, которые могут совпадать с общим графиком проекта. Например, если инициатива состоит из разных этапов, вы можете стремиться выполнить определенные вехи, чтобы обеспечить адекватный прогресс. Уточните раздел действий при добавлении дополнительных задач. Убедитесь, что записи достаточно полны, чтобы вы и ваши товарищи по команде несли ответственность за свою продуктивность.

3. Отслеживайте возникновение проблем

Выделите раздел журнала RAID проектам, с которыми столкнулись вы и ваши товарищи по команде. Напишите о признаках, которые вы, возможно, заметили до того, как проблема повлияла на задание. Если ситуация обостряется, добавьте в журнал дополнительные сведения, чтобы описать развитие событий. Вы можете использовать эти записи в качестве руководств по решению проблем для будущих проектов. Не забудьте указать, является ли проблема постоянной или застойной, и обсудите свой метод минимизации ее последствий. Если конфликт представлял собой риск, который вы определили в начале проекта, то вы также можете включить его в эту часть анализа.

4. Обоснуйте решения команды

По мере продвижения к целям проекта вы можете принимать решения, влияющие на рабочий процесс вашей команды или направление вашего плана. Используйте журнал RAID, чтобы задокументировать свои решения и следить за ходом выполнения задания. Включите достаточно информации, чтобы помочь вашим товарищам по команде и заинтересованным сторонам понять, что привело вас к выбору и почему это было необходимо сделать. Например, если вы решили приобрести новое оборудование, превышающее бюджет программы, ваша запись в журнале может объяснить, что инструменты могут ускорить процесс разработки и повысить качество продукта.