Что такое проскальзывание проекта? (Плюс как это предотвратить)

11 ноября 2021 г.

При работе над проектом необходимо завершить задачи к определенному сроку, установленному менеджером, руководителем или клиентом. Разработка методов последовательного соблюдения сроков может помочь вашей команде наладить позитивные отношения и избежать срывов проекта. Изучение некоторых распространенных причин задержек и способов подготовки к ним может помочь вам эффективно управлять своими проектами. В этой статье мы обсуждаем, что такое проскальзывание проекта, рассказываем о причинах, по которым проекты могут столкнуться с задержками, и даем инструкции о том, как предотвратить проскальзывание.

Что такое проскальзывание проекта?

Отставание проекта — это нарушение сроков при управлении задачей или серией задач. Это может произойти на этапах планирования проекта или во время выполнения задач командой, что приводит к задержке между запланированным временем и датой фактического завершения. Когда происходит отставание от проекта, члены команды оценивают другие вехи и задачи, чтобы увидеть, где они могут сократить сроки, чтобы уложиться в первоначально запланированную дату завершения.

Что вызывает проскальзывание проекта?

Существует несколько распространенных причин проскальзывания проекта:

Оценка расписания

При планировании проекта руководители проектов часто оценивают время, которое может потребоваться для его завершения. Сюда входит планирование всего расписания проекта и оценка времени, которое может потребоваться для выполнения каждой задачи. В оценке расписания есть несколько компонентов, которые могут вызвать отставание:

• Требования к проекту. Определение требований к проекту может быть важным шагом в планировании проекта, поскольку вы определяете желаемый результат проекта. Четкое представление о результатах, необходимых ресурсах, бюджете и привлеченных людях может помочь выполнить работу в соответствии с графиком.

• Технические зависимости: при составлении плана проекта понимание технических зависимостей, таких как системные ограничения и потребности в обучении, может помочь вам выполнить любые задачи, тестирование или разработку вовремя. Точно так же планирование обновлений программного или аппаратного обеспечения может помочь вам составить точный график.

• Зависимости проекта: Эффективный план проекта определяет, какие задачи зависят от других задач или людей, прежде чем продолжить. Рассмотрите возможность определения приоритетов задач, которые имеют зависимости, чтобы гарантировать, что команда сможет выполнить каждый шаг в соответствии с графиком.

• Время тестирования: в планы проектов вы можете включить бета-версии, прототипы или время тестирования, особенно для новых продуктов. Определение реалистичных целей для сбора отзывов, тестирования продуктов или систем и внесения изменений помогает составить и поддерживать точный график.

• Планирование рисков. Когда вы составляете план проекта, очень важно рассматривать риски отдельно в зависимости от их остроты и вероятности возникновения. Выявление рисков помогает при ожидании и подготовке к возможным задержкам, чтобы вы могли свести к минимуму любое влияние рисков на график.

Люди

Поскольку для многих проектов требуется несколько членов команды, люди часто могут стать причиной проскальзывания проекта. Вот несколько способов, которыми люди могут повлиять на график проекта:

• Опыт менеджера проекта: план проекта зависит от технических знаний руководителя проекта, методов управления проектом и четкого понимания цели. Превосходное руководство и надлежащее знание заданий часто помогают избежать задержек в выполнении проекта.

• Уход члена команды: уход члена команды в середине проекта может привести к задержке в общем ходе проекта. Поиск замены, обучение их процессу и назначение им задач могут быть дополнительными зависимостями для завершения проекта.

• Пробелы в обучении: каждому члену команды требуются адекватные знания и понимание проекта, систем и их индивидуальных ролей, чтобы координировать друг с другом соблюдение сроков. С новыми членами команды, клиентами или людьми, работающими с новыми системами, продуктами или процессами, дополнительное время в расписании может помочь предотвратить отставание.

• Глобальные команды: Глобализация и аутсорсинг очень распространены, и обычно нанимают команду разработчиков в разных географических регионах с разными часовыми поясами. Надлежащее согласование часовых поясов помогает избежать задержек в завершении проекта.

• Проблемы общения: у каждого человека свой уникальный стиль общения. Своевременное общение между членами команды и руководителем проекта может помочь уложиться в график проекта.

Участие третьих лиц

Участие третьих лиц в проектах может быть распространенной причиной проскальзывания. Например, работа с клиентами для получения информации о продукте может занять дополнительное время и ресурсы между сбором и анализом данных и отзывов. В то время как члены команды могут назначить KPI (ключевые показатели эффективности) для соблюдения своих сроков, вы, вероятно, можете попросить клиентов и поставщиков уложиться в свои сроки и принять меры по мере необходимости.

Ползучесть области

Одной из важных частей успешного выполнения проекта является определение масштаба перед началом. Проверка — это возможность убедиться, что требования ясны и точны, и что все согласны с результатами. Иногда при разработке продукта заинтересованные стороны могут определить несколько поправок, которые они хотят внести в проект. Например, после сбора отзывов о проекте вы можете определить новую функцию, которую хотите включить в первый выпуск продукта. Дополнительные задачи или требования, добавленные после определения требований проекта, известные как расползание объема, могут привести к проскальзыванию.

Как предотвратить пробуксовку проекта

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить проскальзывание проекта:

1. Оцените риск

Оценка риска является важным шагом на этапе планирования проекта. Это означает определение любой области проекта, где могут возникнуть задержки или другие проблемы, например превышение бюджета. Он включает в себя как определение вероятности возникновения проблемы, так и ее влияние на проект. Подумайте о том, чтобы оценить потенциальные риски по числовой шкале, чтобы определить наиболее рискованные задачи в рамках проекта.

2. Разработайте стратегию корректирующих действий

После того, как вы установили и оценили свои риски, вы можете создать стратегию корректирующих действий. Это включает в себя назначение членов команды, которые могут помочь решить проблему, определение шагов, которые вы можете предпринять, и создание процесса для проверки снижения риска. Например, у вас может быть технический инженер, который исследует, почему система отключается, устраняет любые проблемы и проверяет ее стабильность, прежде чем продолжить проект. Рассмотрите стратегии корректирующих действий для всех рисков с высокой серьезностью и вероятностью.

3. Установите четкую коммуникацию

Установление четких каналов связи со всеми членами команды в начале проекта может помочь предотвратить любые задержки в этой области. Подумайте о том, чтобы уточнить, где люди могут задавать вопросы, сообщать о статусе задачи и оказывать поддержку друг другу. Регулярные совещания по статусу могут гарантировать, что все будут осведомлены о статусах проекта, вехах, отслеживании рисков и информировании об изменениях на протяжении всего проекта.

4. Свяжитесь с членами команды

Менеджер проекта часто назначает задачи людям из разных команд. Хотя их менеджеры могут иметь больше полномочий для обеспечения выполнения своих обязанностей, последующая работа с отдельными лицами может побудить их уложиться в сроки. Вы можете отправить уведомление перед крайним сроком проекта, чтобы убедиться, что он близится к завершению, и заблаговременно выявить любые возможные задержки. Точно так же при работе с третьими сторонами, такими как продавцы, поставщики или клиенты, частое общение с ними может побудить их выполнять свои действия вовремя.

5. Используйте технологии

Использование различных технологических инструментов может помочь отслеживать статус вашего проекта и повысить прозрачность среди членов команды. Рассмотрите такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания задач, общие планы проектов и анализ данных. Эти решения могут помочь вам при создании четкого плана проекта, просмотре статуса и назначений и выявлении рисков. Сохранение прошлых проектов в цифровом виде также может помочь вам при планировании проектов в будущем.