Что такое процесс закупок? (включая шаги и типы)

3 января 2022 г.

Процесс закупок может иметь важное значение для успеха и роста бизнеса. Независимо от того, занимаетесь ли вы приобретением товаров или услуг, просматриваете их или управляете финансами, вы являетесь частью процесса закупок. Если вы узнаете об этом больше, это может помочь вам добиться успеха в вашей профессиональной роли. В этой статье мы обсудим, что такое процесс закупок, шаги, которые вы можете выполнить, типы и управление закупками.

Каков процесс закупок?

Процесс закупок — это набор шагов и процедур, используемых предприятиями для получения товаров или услуг. Процессы закупок имеют важное значение для бизнеса, поскольку они могут иметь прямое влияние на прибыль, расходы и сбережения. Предприятия часто оценивают процессы закупок, чтобы внести коррективы и изменения, необходимые для достижения успеха в достижении бизнес-целей. Основной целью процесса закупок является достижение максимальной эффективности и ценности при обеспечении товаров и услуг для бизнеса.

Этапы процесса закупки

Поскольку у предприятий разные потребности и цели, процесс закупок может различаться. Хотя детали, связанные с их процессом закупок, могут различаться, в общих шагах могут быть некоторые общие черты. Вот список из 10 шагов, которым может следовать бизнес при создании процесса закупок:

1. Определите потребности бизнеса

Предприятия могут начать с определения того, какие товары и услуги необходимы сотрудникам для достижения их целей. Они могут консультироваться с сотрудниками бизнес-подразделений, чтобы понять, какие товары и услуги следует отдавать приоритет при закупке для внутренних целей. Персонал также может определить, какое оборудование или материалы необходимы для дальнейшего развития прибыльных товаров. Один из методов, который они могут использовать, — составление плана, включающего стоимость, рентабельность, стоимость и время, необходимое для получения определенных товаров и услуг.

2. Определите приоритеты потребностей бизнеса

Иногда потребности бизнеса включают несколько товаров или услуг. Если это произойдет, предприятия могут расставить приоритеты в отношении товаров и услуг, чтобы найти наиболее рентабельные варианты покупки. Например, определенный товар или услуга могут использоваться более чем одним отделом. Они также могут включать конкретные сведения о товарах для покупки, в том числе номера позиций или сведения о том, что предоставляет услуга.

3. Отправьте заявку на покупку

Как только конкретный требуемый товар или услуга становится очевидным, группа по закупкам может отправить запрос на покупку в соответствующий отдел для рассмотрения и утверждения. У некоторых предприятий может быть программное обеспечение для подачи запросов на покупку, в то время как у других предприятий может быть рабочий процесс письменных запросов. В процессе проверки сотрудники могут просмотреть запрос, чтобы убедиться, что для этой покупки доступен бюджет. Они также могут оценить любые опасения, связанные с покупкой, и убедиться, что этот товар или услуга нужны.

4. Выберите поставщика с помощью RFQ

Если отдел закупок одобряет покупку, следующим шагом будет выбор поставщика. Группа по закупкам может сделать это, отправив запросы котировок (RFQ), иногда называемые запросом предложений (RFP), которые позволяют поставщикам предоставить заявление о заинтересованности, предполагаемые затраты и какие товары или услуги они могут предоставить. Очень важно делать запросы как можно более подробными, чтобы потенциальные поставщики понимали потребности бизнеса. Другой вариант включает в себя контакт с прошлыми поставщиками, для которых у бизнеса могут быть записи и с которыми уже существуют отношения.

5. Обсудите цены и условия покупки

После выбора поставщика группа закупок может вступить с поставщиком в переговоры по контракту и ценообразованию. Это важная часть процесса, которая может занять разное количество времени в зависимости от количества пунктов, которые каждая сторона хочет обсудить. Это также может помочь в построении отношений, будь то с новым поставщиком или поддержанием отношений с текущим поставщиком. Группа по закупкам может встречаться с другими заинтересованными сторонами и отделами до утверждения и подписания контракта.

6. Создайте заявку на покупку и заказ на покупку

Заявка на закупку (ЗП) — это внутренний документ, в котором подробно описывается закупаемый товар или услуга. Это требует одобрения от конкретных лиц или отдела, в зависимости от бизнеса. После завершения PR команда может составить и отправить поставщику заказ на покупку (PO). Заказ на поставку — это документ с подробным описанием конкретных товаров или услуг, запрошенных бизнесом, включая любые условия, о которых стороны договорились в ходе переговоров. Заказы на покупку могут поступать к поставщикам по электронной почте, факсу или обычной почте.

7. Обзор товаров или услуг

У предприятия есть возможность принять закупленные товары или услуги в зависимости от того, соответствуют ли они условиям контракта. Если есть какие-либо проблемы с товарами или услугами, они могут своевременно связаться с поставщиком, чтобы решить их. После получения товаров или услуг группа по закупкам может проверить следующее на качество:

• Товар прибыл в хорошем состоянии

• Детали были целыми без недостающих частей

• Поставщик соблюдал график поставки

• Услуги выполнили договорные обязательства

8. Просмотрите и сравните счет

Поставщик может отправить группе закупок или другому указанному отделу счет. Эта команда может просмотреть счет-фактуру, используя метод, называемый трехсторонним сопоставлением, который сравнивает счет-фактуру, заказ на поставку и детализированный список от поставщика. Они также могут осмотреть товары и услуги, чтобы убедиться, что все доставлено в хорошем состоянии.

9. Произвести оплату поставщику

Если после проверки счета-фактуры, заказа на покупку и квитанции все совпадает, группа по закупкам может начать процесс оплаты. Этот процесс и сроки оплаты могут различаться в зависимости от бизнеса. Затем финансовый отдел обрабатывает платеж и отправляет его поставщику в соответствии с форматом, установленным в контракте.

10. Сохраняйте все важные записи

Важно вести учет всей документации процесса закупок по следующим причинам:

• Аудит бизнеса

• Налоговые цели

• Выстраивание отношений с поставщиками

• Будущие покупки у того же поставщика

• Лучшее ценообразование при будущих покупках

• Отмечая поставщиков, которые работали хорошо

• Отслеживание возможных проблем

• Модели будущих процессов закупок

Виды закупок

Вот четыре вида закупок:

1. Прямые закупки

Прямые закупки — это получение товаров, материалов или услуг, которые бизнес может использовать для получения прибыли за счет производства конечного продукта или перепродажи. Объекты прямых закупок могут включать оборудование, аппаратные средства, сырье или товары для перепродажи. Цели получения этих предметов включают в себя развитие постоянных отношений с другими предприятиями и поставщиками и постоянный рост доходов.

2. Косвенные закупки

Косвенные закупки — это получение товаров, материалов или услуг, используемых внутри компании для поддержки повседневных операций. Они могут помочь членам команды с производительностью труда, поездками и управлением объектами. Непрямые закупки могут включать аутсорсинг, канцелярские товары, скоропортящиеся товары, мебель или транспортные средства. Цели получения этих предметов включают создание оперативной рабочей среды и оптимизацию поддержки персонала.

3. Закупка услуг

Закупка услуг – это получение услуг для людей. Например, бизнес может захотеть, чтобы внешняя маркетинговая служба занималась коммуникациями, рекламными материалами и информационно-разъяснительной работой. Цели получения этих внешних услуг могут включать заполнение пробелов в обслуживании и предоставление сотрудникам полного рабочего времени для выполнения других обязанностей, связанных с бизнес-целями. Предприятия могут получать внешние услуги для ИТ-поддержки, службы безопасности, обслуживания клиентов, подрядчиков или юридических фирм.

4. Закупка товаров

Закупка товаров — это получение физических предметов, которые профессионалы могут использовать для оказания услуг или перепродажи. Например, предприятие может получить подписку на программное обеспечение для использования в офисе. Они также могут получить мебель, которую сотрудники могут использовать временно, а затем перепрофилировать в качестве предмета перепродажи. Товары для закупки могут быть прямыми или косвенными, в зависимости от их использования и ценности для бизнеса.

Что такое управление закупками?

Управление закупками контролирует все этапы, связанные с закупкой товаров и услуг. В зависимости от бизнеса это может выполняться отдельным лицом, группой лиц или сотрудниками различных отделов. В их обязанности может входить общение с внешними поставщиками, построение краткосрочных или долгосрочных отношений с поставщиками и сравнение затрат с прибылью от товаров и услуг, чтобы убедиться, что бизнес получает максимальную отдачу. В зависимости от типа бизнеса специалисты могут использовать управление закупками взаимозаменяемо с управлением закупками или управлением источниками.