Что такое процесс RFP? (со списком элементов)

28 октября 2021 г.

Процесс запроса предложений, широко известный как RFP, представляет собой процесс, в котором бизнес запрашивает предложения от подрядчиков или других внешних организаций, чтобы стать партнерами по проекту. Этот процесс является общим для государственных учреждений и частных компаний, и полезно понять, как он работает. Если ваша компания скоро запускает проект и может получить выгоду от участия внешних организаций, вы можете пройти процедуру запроса предложений, чтобы получить партнерство. В этой статье мы объясним, что такое процесс RFP, его элементы и как оценивать ответы.

Что такое процесс запроса предложений?

Процесс RFP — это деловая активность, в ходе которой компания публично заявляет о запуске проекта и запросе партнерства. В этом процессе компания создает официальный деловой документ, в котором они делают это объявление, чтобы описать новый проект и побудить подрядчиков делать ставки на него. Процесс запроса предложений позволяет компаниям и государственным учреждениям сравнивать и сопоставлять различных поставщиков, участвующих в торгах. Это также может помочь им в процессе выбора поставщика.

Когда используется RFP?

Компании часто используют RFP, когда запускают что-то новое, требующее услуг подрядчиков. Процесс RFP часто может установить любой тип источников, который необходим бизнесу. Как правило, компании и государственные учреждения используют RFP, когда их проекты сложны, требуют обширной информации или нуждаются в помощи внешних организаций для их выполнения.

Как можно оценить ответы в процессе RFP?

Оценка и оценка ответов участников торгов в этом процессе может быть обширным, но полезным процессом. Вы можете оценить ответы в процессе RFP следующим образом:

• Сравнение квалификаций агентства с квалификационной рубрикой

• Анализ заявления о миссии агентства, чтобы увидеть, как оно согласуется с заявлением о миссии организации.

• Рассмотрение способов, которыми агентство может дополнить бизнес

• Увидеть, планирует ли агентство превзойти цели проекта и ожидания

• Анализ прошлой работы и финансовой истории агентства

В зависимости от состояния, в котором происходит этот процесс, аспект оценки этой оценки различается. В большинстве случаев штат описывает, как работает этот процесс подсчета очков. Обычно в нем участвуют соответствующие сотрудники бизнеса, которые составляют комитет по рассмотрению, имеющий оценочные листы, в которых перечислены категории, соответствующие различным разделам RFP. В зависимости от того, насколько точно агентства соответствуют требованиям, установленным RFP, комитет по рассмотрению выставляет им баллы, обычно от одного до 10, в каждой из этих категорий.

Элементы процесса RFP

В этом процессе есть несколько элементов, каждый из которых играет решающую роль в достижении целей организации. Эти элементы обычно включают в себя:

Выпуск запроса предложений

Бизнес сначала выпускает свой RFP, чтобы объявить, что он ищет подрядчиков или другие внешние организации, чтобы помочь с его новым проектом. Это объявление включает много подробностей, в том числе его цель, название компании, публикующей RFP, контактную информацию для компании, цели проекта и ожидаемые или желаемые результаты, а также сроки, к которым проект должен быть завершен.

Запросы предложений также обычно включают установленные критерии для подрядчиков, которые должны встретиться для рассмотрения в качестве участника торгов, и любую другую информацию, которую бизнес может счесть важной для других, например, соответствующие сроки для рассмотрения.

Срок предложения

Компания также устанавливает крайний срок предложения. Обычно он публикует этот крайний срок, как правило, в самом запросе предложений, чтобы все заинтересованные лица были в курсе. Этот крайний срок обычно составляет от четырех до шести недель со дня публикации RFP, что дает участникам торгов время для подготовки качественных предложений.

Конференция участников торгов

Конференция участников торгов — это мероприятие, на котором агентства могут узнать больше о RFP и проекте. На этой конференции потенциальные участники торгов могут задавать деловые вопросы или высказывать любые опасения. Бизнес обычно публично публикует информацию о конференции участников торгов в начале периода времени от четырех до шести недель, после которого следует предложение.

Эта конференция дает потенциальным участникам торгов возможность узнать больше о проекте и увидеть, как он согласуется с их собственными бизнес-целями и задачами. Это также дает им достаточно времени, чтобы решить, хотят ли они по-прежнему участвовать в торгах, а затем составить свое окончательное предложение.

Обзор технического предложения

В рассмотрении технических предложений участвуют соответствующие бизнес-специалисты, которые просматривают все представленные предложения сразу после истечения крайнего срока подачи предложений. Этот обзор позволяет проанализировать каждую участвующую в торгах организацию, чтобы определить, отвечают ли они всем техническим требованиям, чтобы стать партнерами с бизнесом. Весь этот процесс рассмотрения обычно занимает около трех дней, но может занять больше или меньше времени в зависимости от количества участников торгов и сложности их предложений.

Письменный обзор предложения

Затем последний из двух обзоров предложений определяет, какие агентства должны перейти к элементу презентации процесса RFP. В этом обзоре соответствующий бизнес-персонал просматривает оставшиеся предложения и оценивает их на основе того, какие из них являются лучшими, а какие с наибольшей вероятностью приведут к успеху после обширного обсуждения. Этот процесс рассмотрения может занять до двух недель, в зависимости от того, сколько человек входит в состав комитета по рассмотрению, сколько предложений доступно для чтения и как происходит это рассмотрение.

Презентации

На этом этапе процесса RFP каждый участник торгов несет ответственность за устную презентацию, чтобы убедить бизнес выбрать его в качестве партнера. Эта сессия презентации обычно проводится через две недели после письменного рассмотрения предложения, чтобы у участников торгов было достаточно времени для подготовки своих презентаций. Эти презентации часто включают слайд-шоу работ из портфолио или других творческих работ, которые могут свидетельствовать о компетентности участника торгов.

Окончательный выбор агентства

После завершения презентаций всех участников торгов комитет по обзору делает свой выбор. Каждая сторона, участвующая в комитете, дает каждому участнику торгов оценку, и они могут делать свой выбор и выставлять оценки на основе нескольких факторов. В зависимости от штата, в котором происходит процесс RFP, должностному лицу штата по контрактам может также потребоваться утвердить этот выбор, что может увеличить время, необходимое для того, чтобы это голосование стало действительным.

Подписание контракта

В конце процесса отбора может произойти подписание контракта. Это может занять от одной недели до месяца или более, так как бизнес может вести переговоры с выбранным участником торгов об оплате, масштабах проекта или других факторах. Как только каждая вовлеченная сторона придет к соглашению по этим факторам, они могут подписать контракт.