Что такое процесс адаптации поставщика? (с учетом передового опыта)

9 декабря 2021 г.

Процесс адаптации поставщиков позволяет компаниям находить потенциальных поставщиков, которые могут производить высококачественную продукцию. Наличие системы адаптации может помочь компании определить поставщиков и установить с ними прочные деловые отношения. Если ваше рабочее место заинтересовано в поиске новых поставщиков для производства инвентаря, вам может быть полезно узнать о процессе адаптации поставщиков. В этой статье мы объясним, что такое процесс адаптации поставщика, обсудим, почему это важно, и предоставим вам список шагов, которые вы можете предпринять для создания эффективного процесса адаптации поставщика.

Что такое адаптация поставщика?

Онбординг поставщика — это первый шаг в процессе управления поставщиком. Это процесс проведения исследований и сбора информации, чтобы найти компанию, которая поставит ваш инвентарь и запасы. Поставщик — это организация, которая использует цепочки поставок и производственное оборудование для производства товарно-материальных запасов компании. Продавцы продают различные товары и услуги, и они часто могут производить широкий спектр продуктов, в зависимости от своего оборудования и рабочей силы. Часто важная часть процесса адаптации поставщика включает анализ методов производства и распространения компании, чтобы убедиться, что они соблюдают надлежащие законы и правила.

Почему важна регистрация поставщика?

Вот несколько причин, по которым компаниям важно завершить процесс адаптации, прежде чем найти поставщика:

• Снижение расходов: найдя поставщика для поставки товаров или услуг на ваше рабочее место, вы сможете снизить его расходы. Это связано с тем, что у поставщиков есть большое количество оборудования и рабочей силы, которые помогают создавать запасы по низкой цене, а ваше рабочее место может не покупать дорогое оборудование или нанимать дополнительный производственный персонал.

• Снижение риска: онбординг поставщика снижает риск потери денег или производства продуктов более низкого качества, поскольку вы можете увидеть образцы продуктов, которые поставщик производил ранее, и вы можете обсудить процент брака и отзывы клиентов.

• Укрепляйте отношения: выполняя адаптацию поставщиков, вы можете построить прочные отношения с потенциальными поставщиками, встречаясь с представителями, рассказывая об их процессах и заключая контракт, выгодный обеим сторонам.

• Повышение эффективности: онбординг поставщиков может помочь вам определить поставщиков, которые могут предоставить вам большее количество продукции за короткий промежуток времени, что может помочь вашему рабочему месту повысить эффективность при хранении запасов.

• Убедитесь, что продукты соответствуют требованиям. В процессе адаптации поставщиков вы можете убедиться, что продукты на вашем рабочем месте соответствуют законодательным нормам.

• Сократите количество ошибок: вы можете защитить поставщика, который использует автоматизированные системы, что может уменьшить количество дефектов в продуктах, вызванных человеческим фактором.

Как создать процесс адаптации поставщика

Как правило, каждая компания имеет свой собственный уникальный процесс адаптации, который подчеркивает их потребности в поставках и ожидания поставщиков. Вот общие шаги, которые вы можете предпринять в процессе адаптации на рабочем месте, чтобы найти надежного поставщика:

1. Создайте политику утверждения

Для начала создайте политику утверждения, содержащую информацию о поставщиках, которых ваше рабочее место хочет видеть в качестве поставщика. Политика утверждения часто определяет бюджет, который ваше рабочее место должно платить поставщику, тип материала, который вы хотите, чтобы поставщик использовал, оборудование или системы, которые поставщик использует для производства запасов, и качество своей продукции. Многие компании создают свою политику утверждения в виде контрольного списка и могут предпочесть работать с поставщиками, которые соответствуют каждому стандарту в списке. Вот некоторая другая информация, которую вы можете включить в свою политику утверждения:

• Уровень брака: количество ошибок в определенном количестве товаров может указывать на общее качество вашего инвентаря.

• Образцы: Просмотр образцов продуктов, произведенных компанией, может помочь вам определить, соответствует ли их качество вашим стандартам.

• Кодекс поведения: Кодекс поведения поставщика может дать вам представление о ценностях и принципах компании, что может помочь вам определить, соответствуют ли их убеждения ценностям вашего рабочего места.

2. Установите ожидания от отношений

После создания политики утверждения важно установить ожидания в отношении отношений вашего рабочего места с поставщиком. Вы можете ожидать, что поставщик будет ежедневно связываться с вашей компанией, чтобы информировать вас о поставках, складских запасах или качестве продукции. Рассмотрите возможность создания документа, содержащего информацию об ожиданиях и требованиях вашего рабочего места, которую вы можете предоставить потенциальным поставщикам. Создание политик в отношении требований к поставщикам на вашем рабочем месте может помочь поставщикам четко понять ожидания компании. Таким образом, вы можете установить более прочные рабочие отношения с поставщиком.

3. Создайте веб-сайт для регистрации поставщиков

На веб-сайте вашей компании рассмотрите возможность создания ссылки на портал, где поставщики могут зарегистрироваться, чтобы стать поставщиками для вашего рабочего места. Часто поставщики проводят собственное исследование, чтобы найти потенциальные рабочие места, которые могут искать надежных поставщиков для хранения своих запасов. Потенциальные поставщики могут использовать веб-сайт для регистрации, заполнив заявку или оставив заметку, которая показывает, что они заинтересованы в сотрудничестве с вашей компанией.

При создании приложения поставщика обязательно включите область, где поставщики могут заполнить свою контактную информацию и предоставить информацию о своих производственных особенностях или технологиях. Это позволяет вам легко собирать данные и проводить дальнейшие исследования компаний, которые могут хорошо соответствовать вашим потребностям в поставках. Они также могут оставить краткую информацию о своих производственных затратах и ​​ожиданиях.

4. Общайтесь с поставщиками

Последний шаг в процессе адаптации включает в себя общение с потенциальными поставщиками для заключения сделок и определения поставщика, отвечающего вашим производственным потребностям. После изучения потенциальных поставщиков вы можете использовать контактную информацию, предоставленную ими в приложении, для связи с поставщиками и обсуждения ожиданий вашего рабочего места и потребностей в поставках. Подумайте о том, чтобы сначала связаться с компанией по электронной почте, чтобы вы могли запланировать время для более продолжительного телефонного звонка, во время которого вы могли бы обсудить важные детали, такие как переговоры по контракту, ожидания от общения и качество продукции.

Вы можете запланировать тур, чтобы осмотреть склад поставщика, где они могут производить инвентарь для вашего рабочего места. Ваша компания также может провести собеседование с потенциальным поставщиком, чтобы получить дополнительную информацию об их уровне брака, кодексе поведения и соблюдении нормативных требований. Изучив ценную информацию о каждом поставщике и сверившись со стандартами в своей политике утверждения, вы сможете определить поставщика, который будет правильным выбором для вашего рабочего места.

Лучшие практики адаптации поставщиков

Вот несколько рекомендаций, которым вы можете следовать на своем рабочем месте при проведении процесса адаптации поставщика:

Назначить специалиста по адаптации

Чтобы убедиться, что ваша компания имеет хорошее представление о деталях и квалификации каждого поставщика, рассмотрите возможность назначения одного сотрудника на вашем рабочем месте в качестве специалиста по адаптации. Они могут заниматься каждой частью процесса адаптации, включая проверку каждой части политики утверждения, общение с поставщиками и проведение исследований потенциальных поставщиков. Они также могут гарантировать, что на вашем рабочем месте будет уделено пристальное внимание каждому стандарту, упомянутому в политике утверждения, и четкие ожидания для поставщиков.

Автоматизируйте процесс регистрации

Вы можете автоматизировать определенные части процесса адаптации, чтобы сделать его более точным и эффективным. Например, вы можете автоматизировать процесс подачи заявок от поставщиков, чтобы программное обеспечение вашей компании могло сканировать заявки и определять поставщиков, отвечающих вашим требованиям. Это может помешать сотрудникам сканировать приложения вручную. Попробуйте использовать программное обеспечение, которое позволяет вам идентифицировать поставщиков, соответствующих определенным стандартам, таким как конкретное бюджетное требование или технология производства.

Установите ожидания от адаптации

Чтобы поставщики знали о вашем процессе адаптации, вы можете включить информацию о процессе адаптации вашей компании на своем веб-сайте или в приложении поставщика. Укажите среднее время, затрачиваемое вашим рабочим местом на рассмотрение заявок, общение с поставщиками и заключение контракта. Вы также можете предоставить им подробную информацию о своих требованиях до заключения контракта, например, если ваше рабочее место требует, чтобы вы совершили поездку по объекту или просмотрели 50 образцов произведенной продукции, прежде чем заключать сделку.

Создавайте эффективные контракты

Важно создать контракт, который защищает финансы вашего рабочего места и качество продукции, а также приносит финансовую выгоду вашей компании и поставщику. Вы можете связаться с поставщиком, чтобы определить требования его контракта. Также подумайте о том, чтобы профессиональный юрист, например юрист или помощник юриста, изучил контракт перед его завершением, чтобы убедиться, что обе стороны выиграют.