Что такое процедура контроля изменений? (Плюс 5 шагов реализации)

30 марта 2022 г.

Управление изменениями — это необходимый бизнес-процесс, обеспечивающий управление, утверждение и реализацию изменений в проектах. Элементы управления изменениями обеспечивают своевременную реализацию проектов, соблюдение установленных сроков и достижение бизнес-целей. Понимание роли средств управления изменениями и разработка системы для них может помочь бизнесу работать более эффективно и сталкиваться с меньшим количеством неожиданностей. В этой статье мы объясняем средства управления изменениями и почему они важны в управлении проектами.

Что такое контроль изменений?

Управление изменениями — это процесс, который управляет тем, как выполняются изменения от начала до конца. Управление изменениями может осуществляться в ходе проекта в случае внесения изменений в продукт или систему. Процедуры включают документирование предлагаемого изменения, этапы утверждения и оценки изменения.

Процедуры управления изменениями оценивают изменения и предоставляют подробную информацию об их аспектах, чтобы убедиться, что они соответствуют потребностям бизнеса. В нескольких отраслях используются процедуры контроля изменений, особенно в проектах, затронутых изменением условий, требований или правил.

Некоторые отрасли, в которых реализована процедура контроля изменений:

• ЭТО

• Разработка программного обеспечения

• Фармацевтическая

• Медицинское устройство

• Инжиниринг/Производство

Почему важны процедуры контроля изменений?

Управление изменениями выполняет множество функций и предоставляет документацию для исторических и будущих изменений в проекте. Эти процедуры сокращают внедрение ненужных изменений и снижают вероятность отмены изменений. Управление изменениями вносит изменения в проект контролируемым образом и оценивает их риски и выгоды. В идеале изменения вызывают минимальные нарушения и являются экономически эффективным использованием ресурсов.

Как правило, процедуры контроля изменений требуют двух документов:

• Журнал изменений. Журнал изменений предоставляет историческую справку о прошлых изменениях, а также запись запросов и решений.

• Запрос на изменение: документ запроса на изменение содержит подробную информацию об изменении и инициирует процедуры контроля изменений.

Шаги по внедрению процедур контроля изменений

Чтобы тщательно проанализировать предлагаемое изменение, выполните следующие действия, чтобы определить его необходимость и эффективность:

1. Запланируйте предлагаемое изменение

Процедура контроля изменений начинается с предложения с использованием необходимой документации, такой как форма запроса на изменение. Первоначальное предложение детализирует изменения и затрагивает такие аспекты, как бюджет, сроки или препятствия. Идеальные способы сообщить об изменении персоналу или руководству также подробно описаны в предложении. Отдельные лица или группы инициируют предложения, а участники предоставляют отзывы и предложения.

Предложения также оценивают важность или ценность изменения для бизнеса, а также шаги для оценки его успеха или выявления его слабых сторон. В плане могут быть установлены целевые даты, а также указано, кто должен утверждать изменения. Документируйте как утвержденные, так и неутвержденные изменения в журнале изменений для исторической справки.

Пример: Сэнди сотрудничает с членами своей команды, используя устаревшее программное обеспечение, и уверена, что новая система улучшит коммуникацию и сократит время отклика. Сэнди исследует новую систему, а затем использует форму запроса на изменение, чтобы предложить идею руководителю проекта. В форме Сэнди объясняется, какую пользу программное обеспечение принесет проекту, оценивается время, необходимое для изучения системы, и приводится смета расходов на изменение.

2. Оцените изменение и проанализируйте риск

Следующим шагом является определение того, как предлагаемое изменение повлияет на проект, и предоставление решений или положений, если что-то пойдет не так. На этапе анализа оценивается экономия средств или выгоды для бизнеса и подробно описываются необходимые ресурсы. Если есть юридические или нормативные причины для изменения, они также рассматриваются. Эта процедура определяет график изменения и его влияние на другие проекты. Также выявляются и устраняются новые риски для проекта.

Риски изменений бывают низкими, умеренными или высокими и учитываются соответствующим образом. Изменение с низким уровнем риска обычно требует меньше документации и утверждается раньше, в то время как изменения с высоким риском могут потребовать дополнительных шагов для утверждения, таких как уведомление высшего руководства или заинтересованных сторон. На этом шаге также определяются стратегии выхода для изменений с высоким риском или для подготовки к наихудшим сценариям.

Пример. Предложенное Sandy изменение программного обеспечения для совместной работы сопряжено с умеренным риском, поскольку оно потребует от сотрудников сначала изучить систему, прежде чем использовать ее регулярно. Новая система сэкономит компании ежегодные расходы на подписку, хотя на начальном этапе она окажет финансовое влияние на проект. Затем они устанавливают график, чтобы оценить, окажет ли новая система влияние, которое обещает Сэнди, и детализируют, как вернуться к предыдущей системе, если это необходимо.

3. Просмотрите изменение и примите решение

Затем выполняется проверка изменения, чтобы убедиться, что оно соответствует бизнес-целям, отвечает требованиям по использованию ресурсов и определить его приоритет. Утвержденный орган рассматривает документы, отзывы о доказательствах или другие данные, чтобы определить, следует ли продвигать изменение.

После завершения проверки принимается решение. Проверка либо утверждает изменение, либо создает дополнительные положения, либо отклоняет изменение, либо откладывает принятие решения на более поздний срок. Затем происходит назначение команд для начала этапа реализации.

Пример: рассмотрение предложения Сэнди происходит вместе с двумя дополнительными запросами на изменение. Поскольку предложенное Сэнди изменение представляет умеренный риск по сравнению с другими, ее изменение становится приоритетным. В предложении Сэнди очерчены привлекательные сроки для завершения изменения, и оно было одобрено. Сейчас группа внедрения планирует оценить новую систему для выявления проблем.

4. Внедрите изменение и проведите обучение

На этом этапе мелкомасштабная разработка проверяет изменения и документирует полученные результаты. Группа внедрения выполняет тесты и позволяет вносить дополнительные изменения по мере их разработки. В зависимости от уровня риска тестирование может быть обширным или необязательным с самого начала.

После завершения тестирования и получения одобрения начинается процесс внедрения. Это может включать обучение сотрудников работе с новым оборудованием или программным обеспечением, а также выполнение требований новых стандартов или правил.

Пример: Назначенная группа тестировала новую систему совместной работы в течение месяца, чтобы контролировать эффективность коммуникации. Они обучали коллег по работе с системой и отчитывались перед руководителем проекта. Задокументировав успех, они назначили дату, когда вся команда начнет использовать систему.

5. Закройте изменение

Закрытие изменения означает определение того, завершено ли изменение, оправдало ли оно ожидания, и предоставление доказательств его успеха. Закрытие оценивает план по отношению ко всему проекту. Документальным доказательством успеха может быть повышение эффективности, снижение затрат или достижение бизнес-цели. Закрытие выявляет ошибки или неэффективность и документирует их для применения к будущим предложениям по изменениям. Наконец, обновите журнал изменений, чтобы включить в него все документы для справки и учета.