Что такое принцип Эйзенхауэра «срочное против важного»?

29 апреля 2021 г.

В то время как каждая задача в вашем рабочем дне важна, расстановка приоритетов, которые вы должны выполнить перед другими, может быть проблемой. Принцип Эйзенхауэра «срочное против важного» предлагает способ организации задач в зависимости от их характера и важности, чтобы помочь повысить производительность. Понимание того, как использовать этот принцип, может не только помочь вам выполнить важные задачи, но и предотвратить прокрастинацию, а также поможет вам выполнять задачи эффективно и результативно. В этой статье мы обсудим, в чем состоит принцип Эйзенхауэра «срочное против важного» и как он может помочь вам в выполнении ваших обязанностей на рабочем месте.

В чем принцип Эйзенхауэра «срочное против важного»?

Принцип Эйзенхауэра «срочное против важного» включает оценку любой задачи с точки зрения ее срочности и важности, прежде чем поместить ее в один из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра. Разделение задач, помечая их как срочные или важные задачи, помогает определить, какие задачи должны быть вашими первоочередными, и дает понимание того, что делать с любыми задачами, над которыми вы не можете работать немедленно. И срочные, и важные задачи могут быть связаны с деловыми вопросами, личными делами, а иногда и с тем и с другим.

Что такое срочные задачи?

Срочные задачи — это одна или несколько задач, которые требуют внимания или реакции прямо сейчас. Некоторые примеры срочных задач:

• Проблемы, требующие немедленного воздействия

• Кризис, будь то личный или в бизнесе

• Проект с немедленным сроком

• Неизбежные помехи, такие как электронные письма или телефонные звонки

Срочные задачи требуют ответа или немедленных действий. Это пункты в списке дел, которые обычно пишутся и выполняются первыми при представлении.

Что такое важные задачи?

Важные задачи — это задачи, которые обычно связаны с долгосрочными целями человека. Некоторые примеры важных задач включают в себя:

• Улучшение возможностей или улучшение ограничений

• Построение отношений

• Направление обучения

• Реализация стратегии

• Исследование, планирование и тестирование

Важные задачи — это задачи, которые придают значение долгосрочным целям или общей миссии. Некоторые важные задачи также могут быть срочными, но обычно они не требуют немедленного внимания.

Матрица Эйзенхауэра

Эта матрица позволяет расставить приоритеты для ваших задач. Вот четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно

Срочные и важные задачи — это задачи, которые вы должны выполнить как можно скорее. Примеры срочных и важных задач могут включать:

• Срочный звонок от семьи

• Любые меры, принимаемые для поддержки или усиления политики безопасности или политики компании.

• Входящий звонок от любого члена совета директоров или важного заинтересованного лица

• Репортажи из внешних СМИ, такие как интервью или видеосъемка для производства, связанного с компанией.

• Налоговые сроки

Не срочно, но важно

Несрочные, но важные задачи — это важные задачи, выполнение которых можно подождать. У этих задач должен быть срок выполнения, но вы можете запланировать и завершить их в будущем. Примерами несрочных, но важных задач могут быть:

• Установленное обязательство по осуществлению

• Исследование, связанное с конкретным проектным предприятием

• Время с семьей

• Техническое обслуживание автомобиля

• Улучшение личного хобби

• Инвестиции в новое хобби

Срочно, но не важно

Срочные, но не важные задачи — это задачи, которые вы должны делегировать другому члену команды для выполнения, если это возможно. Примеры срочных, но не важных задач могут включать:

• Неожиданные сообщения или телефонные звонки

• Коллеги, которые просят совета по работе

• Запросы рекомендательных писем

• Электронные письма сотрудников

• Необъявленные семейные запросы

Не срочно и не важно

Несрочные и неважные задачи — это задачи, которым не нужно расставлять приоритеты. Это задачи, которые вы можете выполнять, когда другие задачи недоступны. Примерами несрочных и не важных задач могут быть:

• Бездумно просматривая интернет

• Просмотр ТВ или онлайн-видео

• Игра в видеоигры или веб-игры

• Просмотр каналов социальных сетей

• Покупки второстепенных товаров

• Играть в азартные игры

• Карточные игры

Преимущества принципа срочности и важности Эйзенхауэра

Есть некоторые преимущества использования принципа Эйзенхауэра «срочно против важности». Некоторые из этих преимуществ могут включать:

Предотвращение прокрастинации

Использование принципа Эйзенхауэра «срочное против важного» может помочь предотвратить прокрастинацию, согласовывая ваши задачи в удобной для обработки и упорядоченной форме. Понимание того, какие задачи находятся в вашем списке приоритетов, может помочь предотвратить прокрастинацию и повысить эффективность вашей работы в будущем.

Приоритизация ваших задач

Когда вы правильно используете этот принцип, вы можете добиться большего за счет своего времени и своей работы. Вы можете выполнять срочные задачи в соответствии с их потребностями, а также следите за тем, чтобы не забывать о важных задачах.

Создание сбалансированного рабочего дня

С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете решать задачи с учетом их важности. Это для того, чтобы вы не полностью планировали свой рабочий день выполнением срочных задач, а добивались баланса задач. Это гарантирует, что у важных задач есть срок выполнения.

Советы по использованию принципа Эйзенхауэра «срочное против важного»

Вот несколько советов, которые следует учитывать при использовании принципа Эйзенхауэра «срочное против важного» на рабочем месте:

Создайте список дел

Создание списка дел после того, как вы разделите свои задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра, поможет вам вспомнить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Это может помочь вам запомнить задачи, не позволяя вам забыть важные или срочные задачи. Это также гарантирует, что вы используете всю проделанную работу для эффективного создания матрицы Эйзенхауэра.

Ограничьте количество задач

Хотя матрица Эйзенхауэра может расставлять приоритеты для многих задач, рассмотрите возможность ограничения количества задач до тех, которые вы можете выполнить за текущий рабочий день. Это поможет вам оставаться на задаче и в пределах реалистичных ожиданий задачи. Ограничение количества задач также может облегчить всю работу по приоритизации задач.

Подготовьтесь вечером или вечером

Подумайте о том, чтобы подготовить свою матрицу и списки за ночь или утро перед рабочим днем. Это позволяет вам лучше использовать свое время для выполнения ваших задач, а не посвящать время планированию.

Отслеживайте делегированные задачи

При делегировании задач другим из-за принципа рассмотрите возможность отслеживания того, как продвигается делегированная задача. Это пошлет положительное сообщение сотруднику, получившему вашу делегацию, и может способствовать дальнейшему прогрессу делегированной задачи. Отслеживание хода выполнения задачи может дать вам возможность дать совет другим или ответить на вопросы.