Что такое предварительное письмо о действиях? (Плюс что включить)

19 августа 2021 г.

Проверка биографических данных перед приемом на работу стала стандартной частью процесса отбора кандидатов. Как менеджеры, так и специалисты по персоналу используют информацию, полученную в ходе проверки биографических данных, для обоснования своих решений относительно статуса кандидата и его потенциального трудоустройства. Когда информация, полученная в результате проверки биографических данных, приводит к принятию решения относительно статуса кандидата, члены отдела кадров, как правило, должны принять неблагоприятные меры, уведомить кандидата и должным образом сообщить о своем решении регулирующим органам. В этой статье мы расскажем, что такое неблагоприятное действие, что такое письмо о предварительном неблагоприятном действии и что следует включить в уведомление о предварительном неблагоприятном действии.

Что такое неблагоприятное действие?

Неблагоприятные действия — это меры, предпринимаемые работодателями и специалистами по кадрам (HR), которые так или иначе влияют на статус занятости кандидата в конкретной организации. Как правило, члены отдела кадров предпринимают неблагоприятные действия из-за информации, полученной в ходе проверки биографических данных перед приемом на работу. Неблагоприятные действия часто проявляются в виде таких мер, как отклонение заявки кандидата, понижение в должности или увольнение текущего сотрудника, отказ в продвижении по службе или переводе и предложение работы на менее высокой должности — это означает, что кандидат может по-прежнему получать предложение о работе в зависимости от его конкретной ситуации.

При проведении таких мероприятий организации, как правило, должны предоставить кандидату информацию, послужившую основанием для принятия такого решения в соответствии с положениями о найме. Для этого специалисты по кадрам обычно следуют процедуре составления документа, называемого уведомлением о неблагоприятных действиях, в котором обновляется статус кандидата в связи с результатами проверки его биографических данных. Это позволяет кандидатам понять действие и высказать любые опасения, которые у них есть по поводу отчета. Кандидаты могут оспорить информацию, содержащуюся в их отчете о проверке биографических данных, и отреагировать на решение о неблагоприятных действиях, если она содержит ошибки из-за следующего:

• Кража личных данных: если кандидат стал жертвой кражи личных данных, его отчет может содержать ошибочную информацию, которая неточно отражает его биографию.

• Устаревшая информация: агентства кредитной информации иногда сообщают устаревшую информацию во время проверки биографических данных, а это означает, что отчет кандидата может содержать несоответствия.

• Опечатки: Ошибки транскрипции и опечатки могут привести к тому, что отчет кандидата будет содержать неточную информацию.

• Обычное имя: если у кандидата обычное имя, его отчет может содержать информацию о другом человеке, которая не относится к нему из-за путаницы.

Что такое предварительное письмо о неблагоприятных действиях?

Письмо или уведомление о предпринятых неблагоприятных действиях — это письменный документ, информирующий кандидата о том, что организация обнаружила сомнительную информацию в результате проверки его биографических данных. При этом в предварительном уведомлении о неблагоприятных действиях также обычно указывается, что организация не намерена продвигать свою кандидатуру или намерена продвигаться вперед в другом качестве. Эти письма могут быть доставлены в электронном или печатном виде, в зависимости от предпочтений организации в отношении коммуникаций.

Предварительное уведомление о неблагоприятных действиях — это начальный шаг, который специалисты по персоналу обычно выполняют при принятии неблагоприятных мер, и является неотъемлемой частью полного процесса их выполнения. Вот схема полного процесса неблагоприятных действий, чтобы помочь вам лучше понять цель предупреждения о неблагоприятных действиях:

1. Уведомление о неблагоприятных действиях

Если после проверки биографических данных специалисты по кадрам обнаружат какую-либо информацию, которую они сочтут основанием для отклонения кандидата, увольнения или понижения в должности текущего сотрудника или предложения менее высокой должности, они должны уведомить этого человека. Для этого HR-специалистам необходимо составить предварительное письмо о неблагоприятных действиях и отправить его кандидату или сотруднику. В дополнение к этому организации обычно должны отправить копию проверки биографических данных и краткое изложение прав человека в отношении уведомления. Как правило, организациям рекомендуется хранить копию письма и документировать его доставку в качестве записи.

2. Проверка и период ожидания

После того, как кандидат или сотрудник получил предварительное уведомление о неблагоприятных действиях, организация обычно предоставляет разумный период времени — часто около пяти дней — для того, чтобы человек рассмотрел уведомление, отчет о проверке биографических данных и свои права в отношении уведомления. Этот период ожидания позволяет человеку проверить отчет и рассмотреть любую информацию, которую он считает неточной. Отсюда организация, как правило, должна предоставить возможность человеку предложить дополнительную информацию, которая исправляет отчет или оправдывает его выводы.

3. Уведомление о нежелательных действиях

По истечении периода ожидания специалисты по кадрам могут просмотреть ответ кандидата или сотрудника на предварительное уведомление о неблагоприятных действиях и рассмотреть любую дополнительную информацию, которую они предоставили для уточнения отчета. Если второе рассмотрение отчета не повлияет на первоначальное решение организации в отношении кандидата или сотрудника, они могут перейти к окончательному уведомлению о неблагоприятных действиях, которое информирует кандидата о подтверждении их решения. Кроме того, организации обычно уведомляют отдельных лиц об их праве оспорить решение в уведомлении о неблагоприятных действиях.

4. Утилизация конфиденциальных документов

Как только организация публикует уведомление о неблагоприятных действиях, регулирующие органы обычно требуют, чтобы они избавлялись от конфиденциальных документов, полученных в результате проверки биографических данных. Специалисты по персоналу должны делать это с помощью безопасных методов, чтобы гарантировать, что никакие неавторизованные лица не получат доступ к личной информации кандидата или сотрудника. Например, они могут кромсать или сжигать бумажные копии, а также стирать цифровые копии.

Что включить в уведомление о неблагоприятных действиях

При составлении уведомления о неблагоприятных действиях в качестве специалиста по кадрам важно изучить точные требования для этого, установленные местными и федеральными регулирующими органами. Знание того, что требуют эти органы, может помочь вам обеспечить соблюдение вашей организацией трудового законодательства. Имея это в виду, есть несколько основных элементов, которые обычно появляются как часть уведомления о неблагоприятных действиях, в том числе следующие:

• Уведомление о статусе занятости: основная цель уведомления о предпринятых неблагоприятных действиях — проинформировать кандидата или сотрудника о решении организации относительно их статуса занятости и о том, как оно связано с справочным отчетом. Поэтому в этом уведомлении обычно подробно указывается, желает ли организация продвигаться вперед с трудоустройством человека и в каком качестве.

• Информация из справочного отчета: чтобы обосновать свое решение, организация должна предоставить информацию из справочного отчета в предварительном уведомлении о неблагоприятных действиях. Часто кандидат получает полную копию своего отчета, чтобы он мог подробно его просмотреть.

• Сводка прав: Наряду с уведомлением и отчетом организации должны включать сводку прав кандидата или сотрудника в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности (FCRA), федеральным регулирующим органом, который регулирует выдачу уведомлений о неблагоприятных действиях.

Можете ли вы по-прежнему нанять кого-то после выдачи письма о неблагоприятных действиях?

Организации могут по-прежнему нанимать кандидатов, получивших письма о предупредительных мерах, в зависимости от конкретной ситуации. Специалисты по кадрам выпускают письма с предварительными неблагоприятными действиями для рассмотрения различных действий, включая отклонение кандидата, увольнение или понижение в должности текущего сотрудника или предложение кандидату менее высокой должности. Таким образом, окончательный результат неблагоприятного действия может по-прежнему включать в себя найм кандидата для выполнения другой роли, чем он изначально претендовал.

Кроме того, предварительные письма о неблагоприятных действиях являются лишь начальным шагом в процессе неблагоприятных действий. Если кандидат или текущий сотрудник использует период проверки и ожидания после получения уведомления, чтобы успешно оспорить результаты своего биографического отчета, их усилия могут свести на нет неблагоприятные действия. В такой ситуации кандидат остается допущенным к рассмотрению и может получить предложение в зависимости от предпочтений организации.