Что такое постановка задачи: определение и пример

9 июня 2021 г.

Проекты по улучшению процессов используются многими предприятиями и организациями для улучшения их работы. Несколько вещей важны для успешного проекта по улучшению процессов, но каждый проект начинается с определения проблемы, которую необходимо решить. Понимание того, что такое формулировка проблемы и как ее написать, может помочь вам добиться большего успеха при работе над проектами по улучшению процессов. В этой статье мы обсудим, что такое постановка задачи, и ключевые элементы постановки задачи на примере.

Что такое постановка проблемы?

Постановка проблемы — это краткое описание проблемы или вопросов, которые проект пытается решить. Постановка задачи определяет текущее состояние, желаемое будущее состояние и любые пробелы между ними. Постановка проблемы — это важный инструмент коммуникации, который может помочь всем, кто работает над проектом, знать, в чем заключается проблема, которую им нужно решить, и почему проект важен.

Важность формулировки проблемы

Постановка проблемы важна для проекта улучшения процесса, поскольку помогает четко определить цели проекта и определить объем проекта. Он также помогает направлять действия и решения людей, работающих над проектом. Постановка проблемы может помочь бизнесу или организации заручиться поддержкой и одобрением проекта улучшения процессов.

Каковы ключевые элементы формулировки проблемы?

Есть четыре ключевых элемента, которые вы должны включить в формулировку проблемы:

1. Идеальная ситуация

2. реальность

3. Последствия

4. Предложение

1. Идеальная ситуация

Первое, что должно быть описано в вашем заявлении о проблеме, — это то, какой была бы идеальная ситуация, если бы не было проблемы, которую вам нужно было решить. В этом разделе определяются цели и масштабы проекта. Этот раздел должен создать четкое представление о том, какой будет идеальная среда после решения проблемы.

2. Реальность

Следующий раздел формулировки проблемы должен описать, какова текущая реальность для вашей компании или организации. В этом разделе будет указано, в чем заключается проблема, указано, почему это проблема, и указано, на кого эта проблема влияет. Также будет указано, когда и где была обнаружена проблема.

3. Последствия

В следующем разделе описания проблемы следует указать, каковы последствия проблемы. В этом разделе описываются последствия проблемы, описывая, как она влияет на людей, затронутых проблемой, и определяя, насколько проблема влияет на них. Общие последствия могут включать потерю времени, денег, ресурсов, конкурентного преимущества, производительности и т. д.

4. Предложение

Раздел предложения в постановке проблемы может содержать несколько возможных решений проблемы, но важно помнить, что в нем не обязательно указывать конкретное решение. Цель раздела предложений должна состоять в том, чтобы направить проектную группу в том, как они могут исследовать, исследовать и решить проблему.

Как написать описание проблемы

Хорошее формулирование проблемы может быть создано путем определения и ответов на несколько вопросов, связанных с проблемой. Процесс, используемый для написания постановки задачи, должен включать ответы на вопросы с использованием метода, широко известного как 5W2H. Этот процесс включает в себя определение того, что представляет собой проблема, почему она является проблемой, когда и где проблема была выявлена, на кого эта проблема влияет, как проблема влияет на них и в какой степени проблема оказывает влияние. Вы можете использовать следующий процесс, чтобы создать формулировку проблемы, которая касается следующего:

1. Определите проблему.

2. Начните свое высказывание с вашей идеальной ситуации.

3. Опишите текущие пробелы.

4. Укажите последствия проблемы.

5. Предложите решение проблемы.

1. Определите проблему

Прежде чем вы сможете начать писать формулировку проблемы, вам сначала нужно определить, в чем проблема.

2. Начните свое высказывание с вашей идеальной ситуации

Затем вы можете начать писать формулировку проблемы, описывая, как выглядела бы идеальная среда, если бы вашей проблемы не существовало. В этом разделе следует попытаться описать, чего ваша компания надеется достичь в результате проекта по улучшению процессов.

3. Опишите текущие пробелы

Затем напишите реальный раздел вашего заявления о проблеме. Ваша цель в этом разделе должна состоять в том, чтобы четко определить, как выглядит текущая среда. В этом разделе вы должны определить, в чем заключается проблема, что вызывает проблему и почему она является проблемой. Вы также должны описать, когда, где и как вы смогли определить проблему.

4. Укажите последствия проблемы

Затем напишите раздел о последствиях вашего заявления о проблеме. Этот раздел используется для количественной оценки и поддержки заявления о том, в чем заключается проблема. Вы можете использовать этот раздел для определения конкретных цифр, таких как количество потерянного времени или дохода или количество потраченных впустую ресурсов. В этом разделе важно указать конкретные цифры, подтверждающие ваши утверждения.

5. Предложите решение проблемы

Наконец, завершите свое заявление разделом предложений. В этом разделе вы должны попытаться определить, как ваша компания будет продвигаться к достижению ваших целей и созданию идеальной среды. Хотя вы можете указать в этом разделе несколько возможных решений, важнее сосредоточиться на определении того, как ваша компания найдет эти решения, чем на определении конкретного решения, которое будет использоваться.

Пример постановки задачи

Вот пример постановки задачи для колл-центра продаж:

Идеальная ситуация:

В идеале наши продавцы-консультанты могли бы максимизировать свою производительность, имея возможность устанавливать больше контактов с потенциальными клиентами каждый день.

Реальность:

В настоящее время наши продавцы не могут максимизировать количество потенциальных клиентов, с которыми они связываются каждый день, потому что они тратят слишком много времени на поиск подходящих потенциальных клиентов для звонка и вставку информации о потенциальных клиентах в систему перед совершением звонков. Это проблема, потому что время, которое наши продавцы тратят на поиск потенциальных клиентов и ввод информации о потенциальных клиентах в нашу систему, может быть использовано для связи с более квалифицированными потенциальными клиентами и увеличения продаж. Мы выявили эту проблему в нашем колл-центре по продажам во время опроса, чтобы собрать отзывы наших торговых партнеров о том, что ограничивает их способность максимизировать свои продажи.

Последствия:

В настоящее время наши продавцы тратят около двух часов в день на поиск квалифицированных потенциальных клиентов и еще два часа в день на ввод информации о потенциальных клиентах в нашу систему, прежде чем они начнут звонить. Это означает, что наши продавцы тратят только половину своего рабочего дня на звонки квалифицированным потенциальным клиентам. Поскольку наши продавцы не могут использовать всю свою смену для установления контактов с потенциальными клиентами, это влияет на их общий объем продаж. По оценкам нашей компании, наши продавцы могли бы совершить как минимум вдвое больше продаж, если бы они могли проводить всю свою смену, связываясь с квалифицированными потенциальными клиентами.

Предложение:

Наша компания стремится решить эту проблему, создав команду по совершенствованию процессов, чтобы определить несколько возможных решений того, как мы можем сократить время, которое наши продавцы тратят, не вступая в контакт с квалифицированными потенциальными клиентами.