Что такое планы на случай непредвиденных обстоятельств и как их создать?
22 марта 2021 г.
При ведении бизнеса или надзоре за проектом важно иметь планы на случай непредвиденных обстоятельств. План действий на случай непредвиденных обстоятельств излагает методические ответы на случай возникновения деструктивных ситуаций. Хотя вы не можете подготовиться ко всем возможным осложнениям, чем больше планов вы подготовили, тем больше вероятность того, что вы быстро и эффективно отреагируете на любые возникающие проблемы. В этой статье мы обсудим, что такое план на случай непредвиденных обстоятельств и что он включает, а затем научим вас его создавать и предоставим пример плана.
Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств?
План на случай непредвиденных обстоятельств — это заранее определенный план действий, который необходимо предпринять, если что-то нарушит работу или проект. Подробный план на случай непредвиденных обстоятельств предусматривает меры реагирования, чтобы свести к минимуму любые негативные последствия изменения планов.
План на случай непредвиденных обстоятельств гарантирует, что вы не будете торопиться с реакцией на ситуацию, поскольку он позволяет вам тщательно выбирать свои действия до того, как возникнет насущная необходимость.
Элементы плана на случай непредвиденных обстоятельств
Чем больше деталей будет включено в ваш план на случай непредвиденных обстоятельств, тем более структурированным будет ваш ответ. План действий в чрезвычайных ситуациях может включать следующие элементы:
Триггер: это событие или обстоятельство, которое вызывает необходимость использования вашего плана на случай непредвиденных обстоятельств. Это может быть конкретное действие, такое как потеря доступа к поставщику, или общее состояние, такое как анализ данных, показывающий, что план не соответствует целевым показателям производительности.
Доступные ответы: Простой план на случай непредвиденных обстоятельств может включать только один ответ на потенциальную проблему. И наоборот, более крупная проблема или проблема, которая считается более вероятной, может иметь несколько ответов, чтобы вы могли быстро рассмотреть несколько вариантов.
Ключевые люди: Обычные люди, которые должны быть включены в план действий в чрезвычайных ситуациях, включают менеджеров и сотрудников в отделах, имеющих отношение к исходному проекту и плану действий в чрезвычайных ситуациях.
Разбивка команды: в дополнение к конкретным инструкциям для ключевых сотрудников крайне важно включить информацию о том, что должны делать различные отделы, если вы реализуете план действий в чрезвычайных ситуациях. Обратитесь ко всем командам, на которые повлияет план, чтобы вы предоставили четкую информацию для всех сотрудников.
Цели: для достижения наилучших результатов каждый план на случай непредвиденных обстоятельств должен иметь четкий желаемый результат. Цель может быть такой же простой, как минимизация сбоев, или она может потребовать более сложных методов решения проблем. Какой бы ни была цель, ясность цели плана поможет обеспечить его эффективность.
Сроки реагирования: при реагировании на чрезвычайную ситуацию создание нескольких этапов реагирования может улучшить результаты. Сюда входят действия, которые необходимо предпринять немедленно, действия в первый день реагирования и действия в течение первой недели или позже. Это позволяет предпринять немедленные усилия по устранению наиболее пагубных последствий сбоя. После этого в плане могут быть рассмотрены последующие этапы, которые могут не требовать столь пристального внимания.
Способы использования плана на случай непредвиденных обстоятельств
Планы на случай непредвиденных обстоятельств являются универсальными инструментами, поскольку они могут учитывать широкий спектр сценариев. Некоторые из наиболее распространенных вариантов использования планов на случай непредвиденных обстоятельств включают следующее:
Публичные отношения
Один из основных планов на случай непредвиденных обстоятельств, который часто используют компании, — это заранее определенные ответные меры по связям с общественностью. В этих планах на случай непредвиденных обстоятельств изложены меры реагирования в случае кризиса связей с общественностью, в том числе, с кем следует проконсультироваться для заявления и где разместить информацию для общественности.
Сбои в расписании
Наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств, когда проект отстает от графика, позволяет вам вносить изменения, чтобы вернуть проект в запланированные сроки. План действий на случай непредвиденных обстоятельств может включать методы ускорения доставки, такие как увеличение рабочего времени, отведенного на проект, или корректировка масштаба проекта. Эти планы могут включать наброски сообщений для общественности или заинтересованных сторон о задержках проекта.
Проблемы с производительностью
Каждый раз, когда вы выполняете проект с измеримыми результатами, например, маркетинговую кампанию, полезно иметь планы на случай непредвиденных обстоятельств, когда проект не достигает целей. Например, если рекламная кампания не достигает целевой демографической группы, план действий в чрезвычайных ситуациях может определить персонал и ресурсы, необходимые для корректировки стратегии кампании.
Изменения бюджета
Когда финансирование проекта заканчивается или стоимость необходимых материалов увеличивается, это может привести к корректировке бюджета. План на случай непредвиденных обстоятельств может выделить области, где вы можете получить дополнительное финансирование, или определить элементы проекта, которые вы можете сократить, чтобы приспособиться к новой финансовой ситуации.
Потеря партнера или подрядчика
Крупные проекты часто предполагают сотрудничество между многими заинтересованными сторонами, и это иногда приводит к ситуациям, когда ключевой сотрудник или подрядчик отказывается от участия в проекте. План на случай непредвиденных обстоятельств может включать варианты поиска замены, чтобы потеря вызвала минимальные нарушения.
Технические трудности
Современные предприятия полагаются на технологии, и хотя они часто позволяют персоналу выполнять свою работу более эффективно, это также увеличивает вероятность непредвиденных технических трудностей. План действий в чрезвычайных ситуациях на случай технических трудностей может включать в себя варианты резервного копирования, цепочки распределения запасных частей и методы продолжения работы до тех пор, пока ваши технические специалисты не решат проблему.
Как создать план на случай непредвиденных обстоятельств
Если вы готовы разработать план на случай непредвиденных обстоятельств для вашей компании, важно охватить все необходимые элементы. Вот как составить эффективный план на случай непредвиденных обстоятельств:
1. Оцените состояние вашей компании
Все планы на случай непредвиденных обстоятельств должны функционировать в рамках вашей компании и ее возможностей. Если у вас еще нет подробного аудита финансов вашей компании и понимания различных отделов, найдите время, чтобы полностью ознакомиться с ресурсами вашей компании. Лучшее понимание вашей компании позволяет вам создавать более эффективные планы на случай непредвиденных обстоятельств.
2. Определите потенциальные риски вашей компании
Вы можете разработать план на случай непредвиденных обстоятельств, только если знаете, когда и почему может произойти негативное событие. Негативные события могут состоять как из конкретных рисков, таких как уход из компании важного члена команды, так и из общих рисков, таких как негативное освещение в прессе.
При создании списка потенциальных проблем, которые требуют непредвиденных обстоятельств, полезно поговорить с другими сотрудниками, чтобы узнать их мнение. Обучение у внешних экспертов, например, наем консультантов или чтение статей лидеров отрасли, — еще один отличный способ определить потенциальные риски, с которыми сталкивается ваша компания.
3. Проведите мозговой штурм потенциальных решений
Начиная с наиболее серьезных рисков, потому что они наиболее вероятны или наиболее затратны, начните составлять список ответных мер. Хотя вы не должны тратить значительное время на мозговой штурм и консультации по каждому риску, чем больше времени вы потратите на рассмотрение вариантов, тем больше вероятность того, что вы определите наилучший план действий, который превратится в полный план на случай непредвиденных обстоятельств.
4. Разработайте свои планы на случай непредвиденных обстоятельств
Определив лучшие решения, вы можете разработать план или планы на случай непредвиденных обстоятельств. Продолжительность плана на случай непредвиденных обстоятельств может варьироваться в зависимости от нескольких ключевых факторов. Первым соображением является важность плана, основанная как на вероятности возникновения негативного события, так и на том, насколько разрушительным оно будет. Еще одним соображением является сложность ответа. Если для реализации плана требуется много отделов и ресурсов, включите все соответствующие элементы в план.
Другой вариант при разработке планов на случай непредвиденных обстоятельств — создать более одного потенциального ответа на одно осложнение. Запланировав несколько вариантов, вы можете выбрать тот случай, который лучше всего соответствует текущей ситуации, что позволит вам найти баланс между готовностью и гибкостью.
5. Поделитесь своими планами и внесите изменения
Поиск мнений со стороны — отличный способ оценить ваши планы на случай непредвиденных обстоятельств после того, как вы определили риски и создали первые наброски. Это поможет вам заметить все, что вы упустили из виду, или потенциальные варианты, о которых вы не знали. Руководители отделов любых команд, упомянутых в плане, могут помочь сформировать ваш окончательный план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы он соответствовал ресурсам и возможностям их команд.
Используя информацию, которую вы собрали, посоветовавшись с другими, внесите необходимые коррективы в план. Создание плана, который ваши сотрудники чувствуют себя комфортно, увеличивает шансы на то, что он сработает хорошо, если вам нужно его использовать.
6. Держите свои планы в курсе
Бизнес динамичный, и по прошествии месяцев ситуации, которые привели к созданию ваших планов на случай непредвиденных обстоятельств, могут измениться. Крайне важно, чтобы вы регулярно проверяли свои планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют вашим текущим операциям.
Ежегодной оценки достаточно для большинства планов, но каждый раз, когда в вашей организации происходят серьезные изменения, это идеальное время, чтобы увидеть, нужно ли вам обновить какой-либо из ваших планов с учетом новых обстоятельств.
Пример плана на случай непредвиденных обстоятельств
При создании плана на случай непредвиденных обстоятельств выберите удобный для понимания формат. В этом примере используется простой формат схемы, чтобы быстро передать ключевые элементы ответа на плохую маркетинговую эффективность:
Триггер: эффективность онлайн-рекламы падает ниже 15% конверсий.
Ответ: Измените показываемую рекламу или целевую аудиторию, чтобы изменить программу.
Кто: отдел маркетинга и отдел графики
Обязанности:
Маркетинг: анализируйте показатели эффективности рекламы, чтобы определить снижение доходности, помечайте неэффективные объявления для удаления и помечайте неэффективные аватары для корректировки.
Графика: сотрудничайте с отделом маркетинга, чтобы обсудить графические идеи для рекламы, изучить высокоэффективную рекламу, чтобы определить успешные тенденции, создать новую графику и передать ее в отдел маркетинга для реализации.