Что такое планирование проекта? (с примерами)

26 августа 2021 г.

Планирование проекта является одним из наиболее важных этапов жизненного цикла управления проектом. Именно здесь менеджер проекта создаст документ, содержащий всю важную информацию о проекте, включая необходимые задачи, кто будет назначен для каждой задачи и как реализовать план проекта.

В этой статье мы объясним основные этапы создания плана проекта, а также несколько кратких советов по эффективному планированию проекта, независимо от того, являетесь ли вы новым или опытным руководителем проекта.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это вторая из четырех стадий жизненного цикла управления проектом: инициация, планирование, выполнение и закрытие. На этом этапе менеджер проекта разрабатывает план проекта, который содержит информацию обо всех аспектах проекта, таких как ресурсы, финансирование, риски, контроль качества и закупки. Создание этого подробного документа является важной частью управления проектом, поскольку он служит картой для проекта и предоставляет всем сторонам важную информацию о таких факторах, как вехи, сроки, ресурсы, результаты и объем.

Что включить в план проекта

План проекта — это всеобъемлющий документ, который направляет команду проекта на этапе выполнения проекта. По этой причине руководитель проекта должен включить в этот документ подробную информацию, чтобы выполнение проекта могло пройти гладко. План проекта должен включать следующее:

• Планирование содержания: это один из самых важных шагов в планировании проекта, поскольку он точно определяет, что команда должна сделать для успешного завершения проекта.

• Организационное планирование: этот аспект плана проекта включает структуру разбивки работ, где менеджер проекта делит результаты проекта на подробные действия и задачи. Это также включает в себя набор персонала и назначение ресурсов для задач проекта.

• Разработка расписания. Эта часть плана проекта включает в себя создание списка этапов, определение последовательности действий по проекту, документирование интерактивных зависимостей и определение временных рамок.

• Планирование ресурсов. Планирование ресурсов включает в себя определение того, какие ресурсы, такие как персонал, материалы и оборудование, вам потребуются для завершения проекта, а также оценку их стоимости.

• Планирование рисков: это включает в себя определение возможных рисков и способов борьбы с ними в случае их возникновения. Риски могут включать нехватку материалов или другие потенциально негативные последствия.

• Планирование качества: качество работы, которую выполняет команда, должно соответствовать определенным стандартам. В этой части плана проекта определяются эти стандарты и указывается, как будет осуществляться контроль качества.

• Планирование бюджета: проект не будет успешным, если вы не уложитесь в бюджет. Во время планирования бюджета менеджер проекта связывает все затраты по проекту с ключевыми задачами и результатами, такими как оборудование, материалы, заработная плата, поездки, проживание, оплата консультационных услуг и расходные материалы.

• Планирование коммуникаций: общение между заинтересованными сторонами является ключом к успеху проекта. Менеджер проекта должен формализовать, как должна происходить эффективная коммуникация, которая может включать методы, каналы и частоту.

Как спланировать проект

Хотя разные менеджеры проектов могут иметь разные подходы к планированию проекта, есть ключевые соображения, которые необходимо учитывать всем менеджерам проектов. Это включает:

1. Установите цели проекта

Первый шаг, который вы должны сделать при создании плана проекта, — это определить спонсоров проекта и заинтересованных лиц, таких как клиент и конечные пользователи, а затем встретиться с ними, чтобы выяснить, каковы их ожидания и потребности. После того, как вы задокументировали и расставили по приоритетам потребности всех соответствующих сторон, вы должны определить конкретные цели проекта, отвечающие этим потребностям, и обозначить задачи проекта.

2. Определите объем проекта

Следующим важным шагом является определение масштаба проекта, что означает, какую именно работу необходимо выполнить команде для достижения целей проекта. Масштаб проекта определяет пределы и границы проекта и служит для предотвращения «расползания масштаба», что относится к задачам или продуктам, выходящим за рамки согласованного объема.

3. Определитесь с основными результатами

Как только все стороны договорятся об объеме проекта, вашим следующим шагом будет определение результатов проекта. В то время как объем проекта относится ко всему объему работ, необходимых для завершения проекта, результаты включают в себя все конкретные продукты или услуги, которые проектная группа будет производить или предоставлять в ходе проекта.

4. Создайте оператор области видимости

Затем вы должны создать документ с описанием содержания, который включает важную информацию, такую ​​как бизнес-потребности, которые будет решать проект, цели, объем, результаты, предположения, исключения и ключевые вехи. После того, как вы создали этот документ, спонсор и все заинтересованные стороны должны согласиться с деталями проекта, которые вы записали в документ, чтобы предотвратить любую возможность недопонимания. Поскольку это в основном контракт между менеджером проекта и спонсором, последний должен знать и одобрять любые изменения, которые вы можете запросить на последних этапах проекта.

5. Создайте структуру декомпозиции работ, а также график и базовые планы затрат.

Хотя вы понимаете, каковы основные результаты проекта на данном этапе, вам необходимо установить, как реализовать эти результаты. Для этого необходимо разработать структуру разбивки работ, в которой вы разделяете большие результаты на более мелкие, выполнимые задачи.

После того, как вы установили все различные действия, которые ваша команда должна выполнить для достижения результатов, расположите их в логической последовательности. Затем решите, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, а также затраты, связанные с их выполнением.

Рекомендуется сначала составить список вех, представляющих собой основные этапы проекта, и использовать его в качестве отправной точки при определении сроков выполнения отдельных задач. После того, как вы установили все временные рамки, создайте расписание проекта, в котором четко указано, когда каждая задача начинается и заканчивается.

6. Распределите роли и обязанности

Следующий шаг включает в себя назначение конкретных задач членам команды, чтобы каждый понимал свои обязанности. Вам также может потребоваться привлечение внешних ресурсов и специалистов для выполнения сложных задач, которые требуют специальных знаний или выходят за рамки навыков вашей проектной группы. Для ясности разработайте план укомплектования персоналом, в котором четко указывается продолжительность времени, в течение которого каждый ресурс будет задействован в проекте.

7. Проведите оценку рисков

План управления рисками является очень важным аспектом планирования проекта, поскольку он касается аспектов проекта, которые могут негативно повлиять на его успешное завершение. Этот процесс включает определение возможных рисков, вероятности их возникновения и последствий в случае их реализации. После того, как вы установили риски и их серьезность, разработайте план реагирования на риски, в котором описаны меры реагирования и планы действий в непредвиденных обстоятельствах на случай возникновения риска. Это сводит к минимуму влияние любой серьезной угрозы на проект.

Связанный: Как использовать матрицу оценки рисков

Советы по планированию проекта

Эффективное планирование проекта требует отличных организаторских и коммуникативных навыков, способности учитывать широкий спектр факторов в любой момент времени, а также внимания к деталям. Чтобы помочь вам в этом сложном процессе, вот несколько советов:

• Как только ваш план проекта будет готов, убедитесь, что все спонсоры и основные акционеры одобряют его. Таким образом, вы устраняете возможность ошибочных представлений или недопонимания и гарантируете себе их одобрение и поддержку.

• Даже самый лучший план проекта неизбежно претерпит изменения. Когда план нуждается в изменении, вы должны использовать формальный процесс контроля изменений, который позволит вам должным образом просмотреть изменения до их реализации, а также задокументировать эти изменения в плане.

• Если возможно, запланируйте самые рискованные задачи на начальные этапы проекта. Если что-то пойдет не так, у вас будет больше времени и, возможно, средств, чтобы исправить ситуацию.

• Привлекайте членов команды к созданию плана проекта. Их опыт в различных областях и объективный вклад помогут вам более эффективно планировать, а также дадут им представление о проекте.

• При создании расписания проекта предусмотрите время на непредвиденные обстоятельства, поскольку некоторые задачи неизбежно займут больше времени, чем планировалось, и затем отрицательно повлияют на сроки проекта.