Что такое план управления изменениями? (с шаблонами)

18 марта 2021 г.

Каждой компании рано или поздно приходится претерпевать организационные изменения. Несмотря на то, что общий процесс внедрения организационных изменений зависит от ситуации, каждое изменение должно начинаться с одной и той же основы — эффективного плана или плана управления изменениями.

Внедрение организационных изменений может быть сложным, но при наличии правильного плана управления изменениями руководители проектов могут помочь своим командам поддерживать организованность и целеустремленность. В этой статье мы объясним, что такое планы управления изменениями, обсудим, когда они необходимы, и предоставим полезные шаблоны, которые вы можете редактировать, чтобы продвигать свой план вперед.

Что такое план управления изменениями?

План управления изменениями — это документ, в котором излагаются стратегия и процедуры, необходимые для работы с новым проектом или организационными изменениями. Он может просто объяснять процедуры обратной связи или предложений по конкретному проекту, например, как подать запрос на изменение или как эти запросы оцениваются.

Например, если ваша команда создает новый маркетинговый проект, и член команды хочет внести изменения в процессы проекта на полпути, он должен следовать процедурам подачи запроса на изменение, изложенным в плане управления изменениями.

План управления изменениями также может разбить то, как будет управляться конкретное организационное изменение. Например, если ваша компания хочет изменить свою структуру руководства, вы можете внедрить план управления изменениями, чтобы помочь командам понять масштаб изменений, их роли и обязанности, бюджетные требования и другую соответствующую информацию.

Планы управления изменениями служат якорем для команд, пока организации внедряют изменения. Поскольку внедрение изменений иногда может занять много времени, наличие документа, на который может ссылаться ваша команда, может помочь всем оставаться в курсе на протяжении всего жизненного цикла проекта. Планы управления изменениями могут напомнить вам, почему изменения необходимы, кто отвечает за поддержку процессов изменений, как отслеживается прогресс и какие новые стратегии обучения будут использоваться для обеспечения изменений.

Когда необходимы планы управления изменениями?

Использование плана управления изменениями может принести пользу только вам и вашей команде, поэтому рекомендуется использовать его всякий раз, когда вы предлагаете проект изменений, независимо от того, насколько большим или маленьким будет организационное изменение. Если изменения вносятся и внедряются организованно, вам может быть легче добиться прогресса в вашем проекте.

Когда проекты изменений не документируются и не контролируются эффективно, может произойти «расползание масштаба». Этот термин относится к неконтролируемому увеличению объема проекта после его начала, что часто приводит к перерасходу бюджета и постоянному увеличению сроков проекта. Благодаря комплексному плану управления изменениями вы сможете избежать расползания границ, сэкономив время, сняв стресс и сократив расходы.

Шаблоны плана управления изменениями

Ваш план управления изменениями должен учитывать все аспекты вашего проекта или перехода. Вот несколько шаблонов планов управления изменениями, которые помогут организовать команду и документировать ход выполнения проекта:

Изменить шаблон предложения

Прежде чем составлять планы по запуску организационных изменений, вы должны изучить, почему это изменение необходимо. Составление шаблона предложения об изменении поможет вам понять, какие преимущества или недостатки может принести изменение, а также предполагаемые затраты, которые компания может понести в ходе проекта. Это может повлиять на то, как вы планируете общий объем проекта, и помочь вам обосновать его перед заинтересованными сторонами. Используйте этот шаблон предложения об изменении, чтобы составить собственное предложение:

[Organization name]
Предлагаемое изменение: [Brief explanation of what will change through the project]
Причина изменения: [Detailed explanation of the reasoning behind proposing the project with justifications]
Предполагаемые результаты: [List of specific outcomes of successful change that help justify the proposed change]
Предполагаемая Продолжительность: [Rough estimate of how long the project will take from implementation to solidification, including planning time and transitional periods]
Ориентировочная стоимость: [Rough estimate of the cost to implement change, including labor, staffing and technology needs]
Дополнительные факторы, которые следует учитывать: [Any other important factors to consider that may impact this change project, including the project’s limitations and any associated risks]

Изменить шаблон лидеров

Выявление лидеров вашего проекта изменений является ключевым аспектом планирования успешной смены. Чтобы эффективно внедрить изменение, вам необходимо назначить руководителей для поддержки, управления и контроля за ходом изменений, и ваш план управления изменениями должен это отражать. Следуйте этому шаблону, чтобы определить своих лидеров:

[Organization name]

Смена лидера 1:
[Name]
[Title and role]
[Reason for involvement]
[Key responsibilities]
[Names of team members managed by change leader]

Смена лидера 2:
[Name]
[Title and role]
[Reason for involvement]
[Key responsibilities]
[Names of team members managed by change leader]

Смена лидера 3:
[Name]
[Title and role]
[Reason for involvement]
[Key responsibilities]
[Names of team members managed by change leader]

Шаблон коммуникационной стратегии

Ваш план изменений дополняется только коммуникационной стратегией. Члены команды, на которых влияют изменения, обеспечивают успех их реализации, поэтому создание оптимизированной модели коммуникации является первоочередной задачей. Из всех планов управления изменениями коммуникационные стратегии, как правило, проходят множество итераций, чтобы помочь преодолеть проблемы. Вот шаблон коммуникационной стратегии, который вы можете использовать в качестве руководства:

[Organization name]

Модель управления изменениями:
[Explain which change management model or combination of models you will use to implement the change. Each model will influence your communications strategy.]

Сменить лидера:
[Name of specific change leader, depending on who is in charge]
[Title and role]

Событие или действие:
[Announcement of change]
[Initial training regarding change]
[Begin execution of change]
[Processes executed]

Дата:
[Date the event or action will occur]

Участвующие стороны:
[People and departments directly involved with communication, event or action]

Причина для связи:
[Explanation of why communication is necessary and desired outcome of communication]

Способ связи:
[Explanation of how communication will be initiated, including if communication will be made over multiple channels, such as email, small team meetings and training sessions]

Шаблон инструментов

Организационные сдвиги часто поддерживаются использованием инструментов или моделей управления изменениями. В вашем плане должны быть указаны инструменты, используемые для реализации изменений, а также обоснование использования каждого инструмента и то, как они будут использоваться. Следуйте этому шаблону, чтобы составить список инструментов управления изменениями:

[Organization name]

Модель управления изменениями:
[Explain which change management model or combination of models you will use to implement the change. While models will not inherently impact the tools used, you should always be able to refer back to the change management models on documents used throughout your transition.]

Инструмент 1:
[Name of tool]
[Purpose of tool and explanation of why it is necessary]
[Name of change leader responsible for using the tool]
[Tool users]
[Cost of tool]

Инструмент 2:
[Name of tool]
[Purpose of tool and explanation of why it is necessary]
[Name of change leader responsible for using the tool]
[Tool users]
[Cost of tool]

Шаблон обучения

Успешные планы управления изменениями включают инфраструктуру обучения для поддержки перехода вашей организации. Вы должны убедиться, что членам команды предоставлены ресурсы для успешной работы над реализацией изменений. Включение раздела обучения в ваш план управления изменениями может помочь вам отслеживать результаты и эффективность обучения. Используйте этот шаблон, чтобы составить собственный план обучения:

[Organization name]
Модель управления изменениями: [Explain which change management model or combination of models you will use to implement the change.]
Тип обучения: [Brief explanation of the type of training you will use and what it will cover]
Аудитория: [Names of employees who will receive the training]
Предполагаемый результат: [Brief explanation of training goals]
Способ доставки: [Brief explanation of how the training will be accomplished]
Необходимые инструменты и оборудование: [List of tools or technologies necessary to complete training]
Продолжительность обучения: [Rough estimate of the time it will take to complete training]
Стоимость обучения: [Rough estimate of how much the training will cost, excluding the cost of tools, which is outlined using the tools template]

Шаблон анализа управления изменениями

Внедрение организационных изменений — сложный процесс, требующий нескольких шагов. Каждый из этих шагов необходимо проанализировать отдельно, чтобы убедиться, что ваш план работает максимально эффективно. Процедура анализа управления изменениями может помочь вам отслеживать отдельные шаги и их успешность. Этот анализ может затем помочь вам принять обоснованные решения для продвижения вперед или соответствующим образом скорректировать свой план. Вот шаблон, который вы можете использовать для анализа ваших организационных изменений:

[Organization name]

Модель управления изменениями:
[Explain which change management model or combination of models you will use to implement the change. The models used will directly impact your analysis of each step in the implementation process.]

Событие или действие:
[Explain what you plan to analyze. Often, these events will align with events or actions from the communications plan.]

Дата:
[Original date of event or action]

Дата анализа:
[Date of analysis of event or action]

Проблемы:
[Explain what could have gone better, what mistakes were made and what aspects of the event or action could have been implemented more successfully.]

Успехи:
[Explain what went well, highlighting positive details that may inform the right direction for future events or actions.]

Требуется действие:
[Explain your conclusions from the analysis and what needs to happen next.]