Что такое план действий и как его составить

26 октября 2021 г.

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, скорее всего, вам нужно будет завершить проект, используя план действий. Планы действий используются для определения того, что необходимо для проекта и как его завершить. В этой статье мы подробнее обсудим, что такое план действий, как его написать и советы по улучшению процесса.

Что такое план действий?

План действий — это список шагов или направлений для новой стратегии преуспеть. Он состоит из пяти основных разделов:

1. Список задач

Обязанности должны быть определены и ясны. Вы можете начать с обдумывания идей или областей, которые следует рассмотреть для достижения цели. Подумайте, какие задачи должны иметь приоритет над другими и что потребуется для выполнения каждой задачи.

2. Расписание

Установление точного графика является ключом к обеспечению выполнения плана в указанное время. Вы можете начать с установки даты начала. Оттуда установите контрольные точки или время, в которое должны быть выполнены определенные задачи. Вы также должны установить дату выполнения всего проекта, чтобы быть готовым.

3. Ресурсы

Определение количества необходимых ресурсов пойдет на пользу общему процессу. Вы будете знать, когда и где выделять ресурсы, а также сколько давать. Это гарантирует, что вы не перерасходуете или недорасходуете во время проекта.

4. Вовлеченные члены

Назначение участников или целых команд для выполнения определенных задач имеет важное значение для выполнения работы. Все участники должны знать, над чем они должны работать и где они должны быть в любой момент на протяжении всего проекта.

5. Общение

Убедитесь, что настроены надлежащие каналы связи, установив иерархию. Например, один член команды может отвечать за назначение и распределение ресурсов. Когда команде требуется больше ресурсов, она должна связаться с лицом, отвечающим за эту область производства.

Как написать план действий

Чтобы написать эффективный план действий, необходимо выполнить несколько шагов, чтобы получить наилучшие результаты. Вы можете выполнить следующие пять шагов по порядку:

1. Определите цель

Чтобы проект увенчался успехом, вы должны сначала определить, в чем заключается этот успех. Например, если вам нужно создать новую программу для вашей команды, чтобы работать с большей эффективностью, определенной целью будет завершение программы.

Прежде чем продолжить, убедитесь, что ваша цель соответствует SMART-критерии. Для этого он должен быть:

• Конкретность: цель должна быть четко определена. Члены команды должны четко понимать, что это такое.

• Измеримость: цель должна быть осязаемой, чтобы ее можно было измерить. Спросите себя, можно ли отследить цель и отследить прогресс.

• Достижимая: цель должна быть достижимой и быть достигнутой в отведенное время. Вы должны убедиться, что у вас есть ресурсы, необходимые для достижения цели.

• Релевантность: цель должна соответствовать видению вашей компании или другим целям. Продвинет ли эта цель компанию вперед или не принесет ей никакой пользы?

• Ограниченный по времени: цель требует определенного периода времени для достижения. Он должен иметь дату начала и окончания.

2. Перечислите свои шаги

Теперь, когда цель определена, вы должны решить, как ее достичь. Члены команды и сроки выполнения также должны быть назначены для каждой задачи. Вы можете следовать примеру с тремя столбцами, показанному ниже:

Задача поставлена ​​в срок Заказать необходимые детали Тони Руссо 22.01.20 Завершить строительство Андреа Чернов 10.02.20 Проверить строительство Джейкоб Гарсия 15.02.20

Каждая перечисленная задача должна пройти тест SMART, прежде чем двигаться дальше. Члены команды должны быть назначены для каждой задачи с определенной датой ее завершения. Также важно убедиться, что все участники имеют доступ к этой информации.

3. Установите контрольные точки или вехи

Моральный дух команды может выиграть от установления вех на протяжении всего проекта. Окончательные сроки выполнения пугают, но постановка более коротких и простых целей — хороший план действий. Это создает чувство выполненного долга каждый раз, когда кто-то встречается.

Однако необходимо поддерживать баланс между этими этапами. Расстояние между ними не должно быть слишком длинным или слишком коротким. Их должно быть легко получить, но они также должны требовать приличных усилий.

4. Контролируйте свой проект

Встречайтесь с вашей командой на каждом этапе процесса. Вы можете оценить их прогресс и подтвердить выполнение задач. Именно для этого шага вы создали план действий. Это должно добавить структуру и единообразие, чтобы вы могли наблюдать за его прогрессом от начала до конца.

Это также отличный способ сообщить высшему руководству о том, что проект достигает своих целей. Вы можете проверить их на каждом шагу. Вы также будете первым, кто узнает, когда возникнет проблема, благодаря вашему плану действий.

Как управлять планами действий

Четвертый шаг предыдущего раздела касается только полных обязанностей по управлению планом действий. Помните, что это живой документ, который должен оставаться с вами в течение всего периода проекта.

Лучше всего использовать руководитель проектапрограммное обеспечение или возможности облака, чтобы поделиться этим документом. Все члены команды могут видеть это в режиме реального времени и могут следить за своим прогрессом без постоянного участия.

Изменения могут потребоваться на протяжении всего проекта. Вы можете настроить оповещения или уведомления, которые будут отправлены всем участникам при возникновении изменений. Это предотвращает путаницу и позволяет членам команды вносить коррективы там, где это необходимо.

Советы по созданию хороших планов действий

Планы действий являются ценным активом для любого проекта. Их создание и мониторинг требуют времени и опыта. Ниже приведены несколько советов, которые помогут:

Сосредоточьтесь на приоритетах

Возможно, вы определили в своем плане, каким задачам отдать приоритет, но вы должны быть готовы к изменениям по мере необходимости. Когда возникает подобная ситуация, вы должны быть в состоянии сделать звонок о том, является ли это предметом с высоким приоритетом.

Отметить выполненные задачи как выполненные

Для более крупных проектов с несколькими задачами сложно идти в ногу с достигнутым прогрессом. Обязательно отмечайте каждую задачу как выполненную после получения подтверждения. Например, если вы используете электронную таблицу, вы можете выделить каждую выполненную задачу. Это облегчает всем членам команды понимание того, что было сделано и что осталось сделать.

Следите за предстоящими или просроченными задачами

Если вы заметили, что конкретная задача может не достичь своей цели, она должна стать приоритетной. Вам нужно определить, что представляет собой барьер и как его преодолеть. Опережение проблем гарантирует успех вашего плана действий.