Что такое отслеживание затрат? (с советами)

Отслеживание затрат — это аспект управления проектами, связанный с финансовым состоянием проекта. Это непрерывный процесс, который длится на протяжении всего жизненного цикла проекта. Понимание того, как работает отслеживание затрат, может помочь вам лучше спланировать результаты для клиентов. В этой статье мы обсудим, что такое отслеживание затрат, объясним, почему это важно, и дадим советы по эффективному использованию этого процесса в вашей собственной команде.

Что такое отслеживание затрат?

Отслеживание затрат — это система финансового планирования, которая начинается на ранних стадиях разработки продукта. Для обеспечения максимальной точности требуется непрерывная связь между руководством проекта и исполнительными органами. Этапы отслеживания затрат включают в себя:

До планирования

Предварительное планирование — это первый шаг в процессе отслеживания затрат. В нем команда проекта собирает информацию для создания реалистичной оценки бюджета, которая исследует каждую фазу проекта. На этом этапе вы определяете, какие ресурсы необходимы для завершения проекта, например, затраты на рабочую силу, оборудование, программное обеспечение и другие материалы. Бюджет — это всего лишь один из компонентов более крупного плана проекта, который также охватывает все действия по исполнению и планы на случай непредвиденных обстоятельств.

Оценка бюджетов

На этом этапе вы используете всю информацию, собранную во время предварительного планирования, для создания сметы бюджета проекта. Когда смета завершена, она проходит одобрение заинтересованных сторон, после чего вы можете начать инвестировать деньги в проект. После того, как деньги вложены, у вас есть базовый бюджет или документ, который вы будете использовать для измерения ваших фактических расходов, чтобы обеспечить ожидаемое развитие проекта.

Вы можете разбить свой бюджет на месяцы, чтобы упростить его понимание и отслеживание. Бюджеты являются частью плана ресурсов и расписания проекта, и им может быть полезна открытая документация, которую вся команда может использовать для справки на протяжении всего проекта.

Установление контроля над расходами

Бюджет указывает вам места распределения ваших денег, но контроль затрат может помочь гарантировать, что нужные деньги попадут туда, где они должны быть, чтобы помочь проекту работать наиболее гладко. Делегирование — важный шаг на этом этапе. Для этого требуется процесс утверждения распределения средств, который должен получить одобрение от нескольких сторон до совершения транзакции. Вы можете использовать контроль затрат для таких элементов, как:

• Аппаратное обеспечение

• Материалы

• Программное обеспечение

• Табель учета рабочего времени

• Неожиданные расходы

• Счета поставщика

Стоимость отслеживания

Чтобы отслеживать свои расходы, вы также должны записывать свои расходы. Делайте заметки в конце каждого месяца, чтобы увидеть, как ваши фактические расходы соотносятся с вашим базовым бюджетом. Ваш фактический бюджет может быть больше или меньше сметы. Это приемлемо и даже ожидаемо в разумных пределах. Отслеживание затрат поможет вам понять, где и как ваш проект вписывается в запланированный бюджет в текущий момент времени, а не только там, где вы ожидали его увидеть на этапах планирования.

Отслеживая затраты, вы можете вносить необходимые коррективы в ресурсы, чтобы проект выполнялся вовремя и как можно ближе к базовому бюджету. Финансовые отделы часто готовят эту информацию для менеджеров проектов, которые затем делятся ею со своими командами.

Измерение результатов

Рассчитайте свои результаты по всем связанным аспектам в конце каждого отчетного периода, чтобы понять общее состояние проекта. Отслеживание затрат — это всего лишь один из компонентов управления проектом, и измерение результатов во всех областях просто гарантирует, что вы еще раз проверите, соответствуете ли вы своим первоначальным ожиданиям. Если информация, которую вы получили на этапе предварительного планирования, была точной, эти цифры могут быть очень близки к вашим исходным показателям. При измерении результатов включите всю информацию, которая учитывалась при отслеживании, чтобы те, кто просматривает ваши отчеты, могли понять показатели и анализ.

Обновление прогнозов

Предоставляйте ежемесячные обновления соответствующим членам команды и заинтересованным сторонам, чтобы рассказать об изменениях в проекте или бюджете. Обновления могут происходить по разным причинам, некоторые из которых могут быть вне вашего контроля, например, повышение стоимости материалов после предварительного планирования. Постоянные обновления позволяют документировать и обосновывать любые изменения, внесенные в ходе проекта.

Постоянное улучшение

Отслеживание затрат может помочь вам улучшить общий процесс выполнения проектов. Поговорите со своими заинтересованными сторонами каждый раз, когда вы меняете первоначальный базовый план. Это обеспечивает прозрачность на всех уровнях, от проектной группы до уровня управления. Улучшения — это не точная наука, поэтому важно работать вместе со всеми заинтересованными сторонами, чтобы понимать имеющиеся у вас ресурсы, а также причины и причины колебаний.

Почему важно отслеживать расходы?

Отслеживание затрат может помочь вам понять финансовые показатели вашего проекта и вашей организации в целом. Это может помочь вам держать ваши проекты под контролем, определяя области, на которые вы рассчитываете потратить деньги. Отслеживание затрат также может помочь вам сравнить ожидаемые расходы с вашими фактическими расходами и отслеживать колебания бюджета и денежных потоков.

Кто использует отслеживание затрат?

Отслеживание затрат может быть полезным для всех заинтересованных сторон, связанных с конкретным проектом. Руководители проектов используют отслеживание затрат для оценки прогресса и ожиданий от программы. Клиенты могут полагаться на отслеживание затрат, чтобы понять, получают ли они заказанный продукт или результат в рамках ожидаемого финансового уровня. Члены команды проекта также получают выгоду от отслеживания затрат, чтобы понять, нужны ли им более экономичные решения для выполнения своих задач.

Советы по эффективному отслеживанию затрат

Используйте эти советы, чтобы внедрить эффективные процедуры отслеживания затрат в вашей организации:

Проконсультируйтесь с членами вашей команды

Точное отслеживание и прогнозирование затрат может зависеть от вашей конкретной команды и от того, как они выполняют свои задачи. Подумайте о том, чтобы проконсультироваться с этими сотрудниками на этапе предварительного планирования, чтобы узнать об их ожиданиях. Вы также можете встречаться с ними на протяжении всего процесса отслеживания затрат, чтобы убедиться, что вы отслеживаете правильные показатели и вносите улучшения там, где они больше всего нужны.

Создать систему сбора данных

Создание логичной комплексной системы сбора данных может помочь упростить процесс отслеживания для всех вовлеченных сторон. Используйте информационную систему управления проектами (PMIS), чтобы позволить заинтересованным сторонам из всей команды вводить данные и просматривать показатели для отслеживания.

Используйте электронные таблицы

Использование программного обеспечения для работы с электронными таблицами может помочь отслеживать затраты и сравнивать цифры, поскольку вы можете поместить конкретную информацию в разные столбцы или строки, чтобы сгруппировать их вместе. Эти типы программ также имеют функции расчета, где вы можете написать формулу, и программа автоматически выберет правильные числа, чтобы дать вам правильные цифры для определенных аспектов бюджета или затрат.

Используйте программы учета затрат и времени

В отличие от электронных таблиц и PMIS, программы отслеживания затрат и времени имеют индивидуальные функции для факторов, которые непосредственно относятся к мониторингу затрат. Программы отслеживания затрат могут предлагать функцию, позволяющую вести цифровые записи таких вещей, как бумажные квитанции. Они также могут позволить вам синхронизировать программное обеспечение с кредитными картами вашей компании, чтобы упростить отслеживание ваших расходов. Программы отслеживания времени могут помочь вам понять разбивку затрат на рабочую силу для каждого проекта, отслеживая часы работы сотрудников и ставки заработной платы.

Обеспечьте онлайн-доступ

Убедитесь, что у всех членов команды есть возможность просматривать данные и показатели проекта в облачной среде. Если кто-то работает дома, в поле или где-либо еще, кроме своего традиционного компьютера или рабочей станции, это может дать им возможность просматривать и обновлять свою информацию немедленно из любого места.