Что такое отслеживание времени управления проектами? Определение и преимущества

Во время проекта руководителям проекта полезно знать, сколько времени требуется членам команды для выполнения задач, чтобы они могли заставить всех работать над достижением целей проекта. Отслеживание времени управления проектом может помочь этим специалистам оценить производительность своей команды и обеспечить выполнение проекта в соответствии с графиком. Если вы являетесь руководителем проекта, вы можете извлечь выгоду из использования отслеживания времени для назначения задач, распределения ресурсов и мотивации членов команды к быстрому выполнению своей работы.

В этой статье мы определяем отслеживание времени управления проектами, объясняем его важность, описываем некоторые общие функции программного обеспечения для отслеживания времени и даем несколько полезных советов по использованию этих приложений.

Что такое учет времени управления проектами?

Отслеживание времени управления проектом — это процесс отслеживания того, сколько времени требуется членам команды для выполнения своих задач. Это помогает руководителю проекта измерять производительность команды и оценивать их прогресс в проекте. Руководители проектов могут использовать отслеживание времени для просмотра собственных оценок проекта, таких как его временная шкала, и вносить коррективы на основе данных. Члены команды также могут использовать отслеживание времени для оценки собственной продуктивности и обеспечения достижения целей проекта.

Хотя менеджеры проектов могут отслеживать это время вручную, полезно использовать программное обеспечение для отслеживания времени, которое представляет собой приложения, которые могут записывать часы на задачу, отслеживать прогресс команды и создавать отчеты. Хотя функции приложений для отслеживания времени могут различаться, большинство из них позволяют членам проектной группы отслеживать количество часов, которые они тратят на каждую из назначенных им задач. Это программное обеспечение может быть полезно для компаний, которые имеют много почасовых сотрудников или отправляют клиентам счета за почасовую работу.

Почему учет времени важен в управлении проектами?

Отслеживание времени может помочь руководителям проектов отслеживать прогресс членов своей команды и всего проекта. Этот процесс имеет много других преимуществ в управлении проектами, в том числе:

• Установление доверия: отслеживание времени может помочь менеджерам проектов измерить продуктивность членов команды, не контролируя их напрямую, что может помочь менеджерам установить доверие со своей командой.

• Концентрация команды: этот процесс может побудить членов команды сосредоточиться на своих самых важных задачах и быстро завершить их, прежде чем переходить к другим своим задачам.

• Назначение задач: используя учет времени, руководители проектов могут узнать, какие задачи сотрудник может выполнить быстро, и назначить им аналогичные задачи для будущих проектов.

• Оценка продолжительности задач. Мониторинг производительности команды и нагрузки на проекты может помочь руководителям проектов более эффективно оценивать продолжительность задач.

• Распределение ресурсов: отслеживание времени может помочь менеджерам проектов управлять персоналом и ресурсами проекта, что может показать им области, в которых они могут выделить дополнительные ресурсы для повышения производительности.

• Повышение прозрачности. Менеджеры проектов могут использовать данные, которые они собирают при отслеживании времени, для создания отчетов о производительности и прогрессе команды для клиентов и других заинтересованных сторон, что может повысить прозрачность проекта.

• Мотивация членов команды. Члены команды могут использовать отслеживание времени для измерения собственного прогресса и производительности, что может мотивировать их на быстрое выполнение своих задач.

Каковы некоторые особенности программного обеспечения для отслеживания времени управления проектами?

Существует множество приложений для отслеживания времени, доступных для управления проектами, которые предлагают различные функции. Как правило, этот тип программного обеспечения позволяет пользователям:

Добавить записи времени

Эта функция программного обеспечения для отслеживания времени позволяет членам проектной группы добавлять записи о времени для своих различных задач. В зависимости от программного обеспечения члены команды могут добавлять эти записи вручную или автоматически. В ручном режиме член команды может отслеживать свое время, используя метод, который ему подходит, а затем вводить часы, которые он работает над каждой задачей. Программное обеспечение с функцией автоматического отслеживания позволяет членам команды отслеживать свое время, запуская таймер, когда они начинают задачу, и останавливая таймер, когда они приостанавливают или заканчивают задачу.

Часы наблюдения

В большинстве приложений для отслеживания времени руководители проектов могут отслеживать часы, которые члены команды тратят на выполнение своих задач. Обычно программное обеспечение предлагает возможность отслеживания по задачам, сотрудникам или проектам. Вот как каждый из них может быть полезен:

• По задачам. Мониторинг часов для каждой задачи может помочь руководителям проектов увидеть, какие задания выполняются по расписанию, что может помочь им составить оценки для оставшейся части временной шкалы проекта.

• По сотруднику: оценка часов, которые каждый сотрудник тратит на выполнение своих задач, может помочь руководителям проектов понять, насколько быстро члены команды выполняют свою работу. Это может быть полезной функцией для управления рабочей нагрузкой команды.

• По проекту: с помощью этой функции руководители проектов могут отслеживать ход проекта по достижению ожидаемых результатов. Эта опция может помочь им информировать клиентов или заинтересованных лиц о производительности команды.

Составление отчетов

Многие приложения для учета рабочего времени могут автоматически собирать информацию для табелей учета рабочего времени сотрудников и производственных отчетов. Когда члены команды вводят свои часы для задачи, программное обеспечение может добавить это время в свое расписание на неделю, что может быть полезной функцией для почасовых сотрудников. Эти приложения также могут создавать производственные отчеты, в которых описывается прогресс команды за определенный период времени. Менеджер проекта может просмотреть эти отчеты, чтобы убедиться, что команда соответствует ожиданиям, и поделиться этими отчетами с клиентами или заинтересованными сторонами, чтобы продемонстрировать им работу команды.

Советы по использованию программного обеспечения для учета рабочего времени для управления проектами

Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно использовать программное обеспечение для учета рабочего времени для управления проектами:

Исследуйте различные приложения

Прежде чем выбрать программное обеспечение для отслеживания времени, полезно изучить различные приложения, чтобы убедиться, что вы выбираете то, которое соответствует потребностям вашего проекта. Рассмотрите любые требования к прошлым проектам, чтобы помочь вам определить функции, которые вы хотите иметь в программном обеспечении для учета рабочего времени. Например, если вы управляете многими проектами, которые выставляют счета клиентам по почасовой ставке, вы можете выбрать программное обеспечение, которое может составлять еженедельные отчеты, чтобы вы могли отправлять клиенту регулярные обновления для учета работы команды.

Установите приоритеты

В зависимости от сложности проекта, перед членами команды могут стоять различные задачи. Убедитесь, что вы устанавливаете приоритеты для членов команды, выделяя задачи, требующие их немедленного внимания. Многие приложения для учета рабочего времени позволяют руководителям проектов устанавливать приоритеты для каждой задачи и назначать крайний срок ее выполнения. Установление этих приоритетов с помощью программного обеспечения для отслеживания времени может помочь вам сообщить членам команды о том, на какие задачи вы хотите, чтобы они потратили время или выполнили их быстро, исходя из графика проекта.

Оценить задачи

Если вы продолжаете использовать его в течение долгого времени, программное обеспечение для отслеживания времени управления проектами может быть полезным инструментом для оценки продолжительности задач. Для каждого проекта, которым вы управляете, отслеживайте производительность команды с помощью этого программного обеспечения, чтобы понять, какие задачи команда может выполнить быстро, а какие требуют больше времени. Просматривая эти данные для различных проектов, вы можете научиться более эффективно оценивать продолжительность задач, что поможет вам создать более точные временные рамки и повысить шансы на успех проекта.

Анализ данных

Этот тип программного обеспечения может предоставить различные данные, которые помогут вам проанализировать производительность команды проекта. Вы можете использовать эти данные, чтобы увидеть, когда команды выполняют задачи быстрее, чем ожидалось, и определить области, в которых могут быть возможности для улучшения. Например, если вы узнаете, что командам требуется больше времени для выполнения определенной задачи, вы можете помочь им найти способы оптимизировать свои процессы, чтобы уложиться в срок выполнения задания. Анализ этих данных также может помочь вам эффективно управлять рабочей нагрузкой команды и определить, куда выделить дополнительные ресурсы, чтобы помочь проекту не отставать от графика.

Запросить отзыв

При внедрении нового процесса отслеживания времени для проектов важно запрашивать отзывы у членов команды, чтобы вы понимали, как это помогает их продуктивности. Покажите им, как программное обеспечение для учета рабочего времени может улучшить их рабочие процессы, и предложите способы использования программного обеспечения для более эффективного управления своим временем. После того, как члены команды некоторое время использовали программное обеспечение, попросите их оставить отзыв о новом процессе. Это общение может помочь членам команды чувствовать себя более вовлеченными в свою работу и мотивировать использовать программное обеспечение для повышения собственной производительности.