Что такое контрольный список запуска проекта? (Плюс советы для успеха)
Контрольные списки запуска проекта — полезный инструмент для составления всех действий, связанных с созданием продукта или услуги. Организации используют их, чтобы держать свою команду в курсе и расставлять приоритеты, что нужно выполнить в первую очередь. Понимание того, как использовать контрольный список запуска проекта, поможет вам правильно распределять ресурсы и вовремя завершать проекты. В этой статье мы объясним, что такое контрольный список для запуска проекта, обсудим некоторые его преимущества, предложим шаги по его созданию, дадим советы, которые помогут вам добиться успеха в вашем проекте, и приведем пример контрольного списка в процессе разработки.
Что такое контрольный список запуска проекта?
Контрольный список запуска проекта — это список действий, которые команда должна выполнить для проекта или задания. Это проведет их через различные этапы разработки или создания продукта, чтобы убедиться, что они выполнили необходимые элементы. Контрольные списки запуска проекта — это напоминания о том, какие задачи нужно выполнить и кто будет их выполнять. Компании создают эти контрольные списки на начальных этапах планирования проекта, чтобы обеспечить успешное начало. Подобно контрольному списку управления проектами, они предоставляют средства измерения, чтобы определить, достигла ли организация своих целей.
Преимущества контрольного списка запуска проекта
Использование контрольного списка запуска проекта может помочь организациям организовать и расставить приоритеты задач в одном документе, доступном для всех, кто работает над проектом. По мере того, как компании выполняют эти задачи, они могут вычеркивать уже выполненные. Это дает им уверенность в том, что они уже сделали, и может показать им, какие задачи еще предстоит выполнить. Это также может помочь членам команды, работающим над проектом, запомнить все, что им нужно сделать.
Еще одним преимуществом использования контрольного списка запуска проекта является то, что он позволяет вам увидеть, есть ли у вас все необходимое, прежде чем приступить к проекту. Планирование может помочь вам выделить необходимые ресурсы и уложиться в сроки проекта, отслеживая ваш прогресс и обеспечивая подотчетность вашей команды.
Как создать контрольный список запуска проекта
Выполните следующие действия, чтобы создать контрольный список запуска проекта:
1. Определите свой проект
Чтобы создать контрольный список запуска проекта, начните с формулировки вашей цели и видения вашего проекта. Подумайте, каков ваш ожидаемый результат и чего вы надеетесь достичь. Записывая свою цель, постарайтесь использовать понятный язык, чтобы ваша команда знала, чего они пытаются достичь.
2. Создайте структуру разбивки работ
В следующей части контрольного списка выделите время для создания структурной декомпозиции работ (WBS). WBS — это процесс управления проектом для разделения задачи на более мелкие, более достижимые компоненты. В этой структуре, организованной в виде иерархии, перечислены все работы, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Это может помочь убедиться, что вы не пропускаете ни одной задачи, и может держать всех в команде в курсе того, что они должны делать.
3. Определите заинтересованные стороны
Еще один важный аспект на начальных этапах планирования — определить, кто ваши заинтересованные стороны. Как только вы узнаете, кто они, вы можете встретиться с ними, чтобы обсудить их требования к проекту. Постарайтесь сообщить им, может ли ваша команда оправдать их ожидания, чтобы они могли решить, одобрять ли проект. Некоторые общие заинтересованные стороны включают в себя:
Клиенты или клиенты
Члены команды
Продавцы
Консультанты
Руководители проекта
4. Расписание ресурсов
Определите, сколько сотрудников вам нужно для этого проекта, а также какие навыки наиболее важны для задач, которые вы должны выполнить. Выявление любых ограничений, которые могут у вас возникнуть, таких как доступная рабочая сила, также является важной частью этого шага. Вы можете достичь своих целей с помощью внутренних сотрудников, но вы можете решить передать некоторые этапы проекта на аутсорсинг, чтобы максимизировать эффективность. Например, компания, желающая обновить свой веб-сайт, может нанять внешнего веб-разработчика, если ее внутренний веб-разработчик уже работает над другим проектом.
5. Распределите роли
Попробуйте указать членов вашей проектной команды и назначить им задачи в зависимости от их навыков. Это может включать аутсорсинг задач, которые требуют более специализированного обучения или опыта, в зависимости от типа вашего проекта. Вы можете определить, сколько членов команды вам нужно для вашего проекта, и соответственно нанять их. Подумайте о том, чтобы задокументировать роли, за которые каждый отвечает, чтобы члены вашей команды знали, с кем общаться, если им потребуется руководство.
6. Выберите коммуникационную платформу
Чтобы поддерживать связь с заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта, рассмотрите возможность создания плана коммуникаций. Вы можете указать, как часто предоставлять обновления и какой метод использовать, например, по электронной почте или при личных встречах. Также может быть полезно найти коммуникационную платформу, чтобы держать членов команды в курсе хода проекта.
Советы по использованию контрольного списка запуска проекта
Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно использовать контрольный список запуска проекта:
Используйте простой, прямой язык: при составлении контрольного списка запуска проекта перечислите свои цели в виде коротких и четких формулировок, чтобы помочь команде точно понять, что необходимо сделать. Вы также можете создать список вопросов, на которые хотите получить ответы, чтобы упростить свои цели и подтвердить, выполнила ли ваша команда конкретную задачу.
Позвоните или встретитесь лично: один из способов ускорить этап инициации вашего проекта — это позвонить или встретиться лично с заинтересованными сторонами и членами команды, что может быть быстрее, чем обмен электронными письмами, и помочь вам начать работу над проектом раньше. Делая заметки во время этой встречи и раздавая их членам команды для использования в качестве справочного материала, вы можете избежать недопонимания.
Используйте инструмент управления проектами. Рассмотрите возможность использования инструмента управления проектами в дополнение к контрольному списку запуска проекта, чтобы вы могли использовать такие функции, как доска Канбан, для отслеживания прогресса и обеспечения прозрачности с членами вашей команды. Эти инструменты также могут помочь вам оставаться организованным, и любой член команды может получить к ним доступ.
Просмотрите свой контрольный список, чтобы внести изменения: после завершения проекта просмотрите контрольный список запуска проекта, чтобы увидеть, есть ли какие-либо области, которые вы могли бы улучшить в своих будущих контрольных списках. Если в контрольном списке были задачи, которые особенно помогли улучшить ваш процесс, вы можете отметить их и попытаться воспроизвести в будущих проектах.
Пример контрольного списка запуска проекта
Вот пример контрольного списка запуска проекта, который поможет вам начать работу:
Контрольный список запуска проекта для оценки ребрендинга Project Coffee Lamb
*Определение проекта:*
[ ] Определите основные цели: создайте новый логотип для Coffee Lamb, который выстроит более личные отношения с клиентами.
[ ] Черновик потенциального решения
[ ] Определите ограничения проекта
Бюджет и график проекта:
[ ] Определите необходимые навыки
[ ] Укажите требования к начальной подготовке
[ ] Создайте график ожидаемого начала и завершения проекта
[ ] Определить методы контроля качества и отслеживания прогресса
[ ] Закрепите необходимые материалы
Заинтересованные стороны проекта:
[ ] Определите заинтересованные стороны проекта
[ ] Встреча для обсуждения требований к проекту
[ ] Совместная работа над улучшением плана проекта
[ ] Проверить сумму бюджета проекта
Связь проекта:
[ ] Выберите способ связи
[ ] Дает роли и задания членам команды
[ ] Настройте доску управления проектом и поделитесь с командой
[ ] Планируйте встречи с командой, чтобы отслеживать ход проекта
[ ] Отправлять регулярные обновления заинтересованным сторонам