Что такое отказное письмо? (с примерами)

22 февраля 2021 г.

Когда вы нанимаете на должность, вы, скорее всего, передадите ряд кандидатов на эту роль после того, как выберете того, кого хотите присоединиться к своей команде. Однако важно сообщать кандидатам, когда они больше не рассматриваются. Письмо об отказе выполняет эту задачу и помогает кандидату продолжить поиск работы.

В этой статье мы определяем, что такое письмо с отказом, рассказываем, когда отправлять письмо с отказом, описываем, что включать в письмо с отказом кандидату, и приводим примеры, которые вы можете использовать, если вы отклоняете кандидата на вакансию в вашей компании. Компания.

Что такое отказное письмо?

Письмо об отказе — это корреспонденция, которая позволяет кандидату узнать, что работодатель не выбрал его для работы. Это официальное письмо или электронное письмо, в котором кандидату предоставляется необходимая информация, чтобы он мог продолжить поиск работы в других компаниях. Письма об отказе должны быть профессиональными, но личными для каждого кандидата, с которым вы не продвигаетесь в процессе найма.

Эти письма служат как для информирования кандидата об их статусе найма, так и для того, чтобы убедиться, что компания обеспечивает приятный опыт соискателя, который может помочь увеличить кадровый резерв организации.

Когда отправлять отказное письмо

В идеале, как можно скорее отправьте письмо с отказом любому кандидату, которого вы передаете на эту должность. Приняв решение, сообщите кандидату новости. Это побудит их продолжать искать новую должность в другом месте, демонстрируя при этом ваш профессионализм, открытость и отличные коммуникативные навыки.

Чем профессиональнее менеджер по найму и его процесс, тем больше вероятность того, что кандидат, даже получив отказ, порекомендует организацию контактному лицу, которое может искать что-то новое.

Имейте в виду, что в зависимости от того, на что похож ваш процесс найма, может быть лучше подождать несколько дней, прежде чем отправлять письмо с отказом. Делая это, вы создаете у кандидата правильное впечатление о том, что вы внимательно рассмотрели его заявление, прежде чем принять решение. Подумайте о том, чтобы сделать это для тех кандидатов, которые, как вы хотели бы видеть, претендуют на должности в будущем, чтобы снизить риск того, что они сразу же почувствуют себя проигнорированными.

Что указать в отказном письме

Включите эти пункты в письмо с отказом, чтобы кандидат понял посыл письма:

• Дата письма: важно указать дату, чтобы вы могли отслеживать, когда вы отправляете письмо кандидату. Кандидат также может захотеть отслеживать эту информацию. Они могут решить обсудить любые другие возможности, когда пройдет некоторое время, и им, возможно, потребуется сослаться на ваше письмо, чтобы определить подходящую дату для этого.

• Причина отказа: честно расскажите, почему вы не выбираете их в качестве новых сотрудников на эту должность, но будьте кратки. Предоставьте конструктивную обратную связь, которую они могут взять с собой на будущих собеседованиях. Ваш конструктивный отзыв будет полезен, так как они смогут улучшить то, что им нужно, и, возможно, позже подать заявку на вакансию в вашей организации.

• Причина, по которой вы выбрали другого кандидата: если у вас нет конструктивной обратной связи, сосредоточьтесь в основном на том, почему вы выбрали другого кандидата. Например, вы можете объяснить, что человек, которому вы предложили должность, два года назад работал стажером и знаком с компанией, или что на эту должность претендовал внутренний кандидат, и вы бы предпочли продвижение изнутри.

• Имя кандидата: в письме с отказом важно обращаться к кандидату по имени. Это профессиональный способ сделать письмо более персонализированным для человека.

• Слово «отклонено»: хотя вы говорите кандидату, что не продвигаете его заявку, важно использовать язык, который не является чрезмерно негативным. Слово «отклонено» или что-то подобное по-прежнему позволяет кандидату понять цель письма, избегая при этом слова «отказ», которое кандидату может быть немного сложнее услышать от менеджера по найму.

• Примечание благодарности: обязательно поблагодарите кандидата за подачу заявки и за время, которое он потратил в процессе найма. Вы также можете поблагодарить их за отличное интервью, если у вас была беседа, в которой вы смогли наладить контакт друг с другом.

• Четкое сообщение: Кандидату должно быть ясно, что вы не продвигаетесь вместе с ним в процессе найма. Будьте максимально прямолинейны, чтобы не возникло путаницы в отношении их статуса. В зависимости от того, почему вы решили не нанимать их на эту должность, вы можете предложить им продолжать искать на доске объявлений компании то, что им больше подходит.

• Ваше имя и должность: завершите письмо с отказом, подписав его своим именем и должностью в компании. Это дает дополнительный способ связаться с кандидатом, но также дает ему вашу информацию, чтобы он мог связаться с вами позже по поводу других возможностей.

Примеры отказных писем

Используйте эти примеры, чтобы помочь вам, если вам нужно написать собственное письмо с отказом кандидата:

Пример 1: Письмо об отказе после подачи кандидатом заявки

“4 октября 2019 г.

Уважаемая г-жа Тейлор,

Спасибо, что нашли время подать заявку на должность графического дизайнера в нашей компании. Мы получили заявки от более чем 100 человек. Изучив всех претендентов, мы решили пока не переходить с вами к этапу собеседования. Пожалуйста, знайте, что мы были впечатлены вашей квалификацией, и мы приглашаем вас подать заявку на будущие должности в Raving Graphics, на которые вы можете претендовать.

Желаем удачи в поиске работы. Мы уверены, что вы найдете вакансию, которая вам подходит.

Искренне,

Шэрон Смит

Креативный директор по маркетингу”

Пример 2: Отказное письмо после собеседования

“15 марта 2015 г.

Дорогой Роберт,

Мы ценим ваш интерес к должности корпоративного тренера в HealthWorks. Было искренне приятно встретиться с вами, чтобы обсудить должность, вашу квалификацию и достижения. К сожалению, мы не выбрали вас для следующего шага в процессе найма.

Претендентов было много, и всегда сложно выбрать из множества качественных кандидатов. Мы обязательно сохраним ваше резюме в файле для будущих вакансий, которые могут быть более подходящими, и надеемся, что вы снова подумаете о подаче заявления в HealthWorks.

Желаем вам удачи в поиске работы и надеемся, что в будущем мы снова сможем общаться.

Лучший,

День Марши

Менеджер по персоналу”

Пример 3: Отказное письмо с отзывом

“2 августа 2018 г.

Уважаемый мистер Смит,

Я хочу лично поблагодарить вас за ваш интерес к должности кредитного специалиста в Федеральном кредитном союзе Эндрюса и за то время, которое вы потратили на собеседование с нашей командой для этой роли. К сожалению, в настоящее время мы не будем расширять вашу позицию. Хотя ваше образование впечатляет, кандидат, с которым мы решили продвигаться вперед, имеет больше прикладного опыта на аналогичных должностях.

Ваше резюме останется у нас, и мы будем помнить о других вакансиях, которые могут лучше подойти, когда они станут доступны. Я хотел бы, чтобы вы повторно подали заявку в Федеральный кредитный союз Эндрюса, как только вы приобретете дополнительный опыт.

От имени нашей компании еще раз благодарим вас за время и усилия, которые вы приложили в процессе найма. Желаем вам всего наилучшего в поиске работы.

Искренне,

Таня Мур

Директор по потребительскому кредитованию»