Что такое отделы закупок и какие функции они выполняют?

Отделы закупок часто являются важной частью крупных корпораций и малых предприятий. Они устанавливают политику и процедуры, которые пытаются обеспечить финансовое благополучие компании. Понимание функций и ролей отделов закупок может помочь вам разработать стратегии поставок и цели закупок, которые принесут пользу вашей компании. В этой статье мы рассмотрим, что такое отдел закупок, опишем его основные стратегические и операционные функции и перечислим его дополнительные роли.

Что такое отдел закупок?

Отдел закупок — это подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, необходимых для работы бизнеса. Некоторые компании называют отделы закупок отделами снабжения или отделами закупок. Эти подразделения часто являются важной частью помощи компаниям в удовлетворении их повседневных потребностей и достижении их долгосрочных стратегических целей. Объем ответственности отдела может варьироваться в зависимости от размера компании, но часто они помогают контролировать цепочку поставок и помогают управлять контрактами с поставщиками, чтобы поддерживать эффективность операций компании.

Какова основная функция отдела закупок?

Отдел закупок компании может иметь большое влияние на ее способность достигать своих стратегических и ежедневных операционных целей. Его способность приобретать достаточное количество материалов при одновременном снижении затрат может позволить компании увеличить прибыль, снизить расходы и добиться роста. Отделы закупок могут использовать свои контакты с поставщиками для повышения общего качества бизнес-продукта и снижения рисков в деятельности компании за счет эффективного управления этими отношениями.

На операционном уровне отделы закупок гарантируют, что предприятия получают все необходимое для проектов. Это может включать сырье для производства, расходные материалы для сотрудников, офисные помещения или технологии. Когда отделы закупок обеспечивают эти товары эффективно, это может гарантировать, что производство останется высоким, а продукты и услуги будут доставлены клиентам вовремя.

Дополнительные функции и роли отдела закупок

Отделы закупок управляют различными ролями в компании, в зависимости от ее типа или размера. Некоторые из их дополнительных функций и ролей включают в себя:

1. Оценка потребностей своей компании

Прежде чем совершать покупки, специалистам по закупкам часто важно понять требования своей компании. Они могут общаться с руководителями отделов, региональными менеджерами и руководством компании, чтобы определить, какие товары и услуги им необходимы. Они также могут использовать аналитику для изучения отчетов о прошлом потреблении и оценки того, как планы их компании могут изменить типы или объемы необходимых им поставок. Персонал по закупкам часто уделяет особое внимание тому, как различаются потребности различных бизнес-центров и отделов.

2. Проведение исследований

Определив потребности своей компании, специалисты по закупкам могут исследовать потенциальные источники товаров и услуг. Они могут поговорить с другим персоналом по закупкам или проверить рекомендации компании, чтобы определить, может ли поставщик предоставить качественные товары в надлежащих количествах. Иногда они могут ездить на торговые выставки или на производственные предприятия, чтобы напрямую поговорить с потенциальными поставщиками и посмотреть, подходят ли они для их бизнеса.

3. Сравнение и согласование цен

Одной из основных задач отдела закупок является поиск наиболее доступных способов снабжения своей компании. Изучая поставщиков, они могут узнать о ценах, которые они взимают, и сравнить их с аналогичными организациями или рынками, чтобы найти лучшие цены. Когда они находят поставщика, они также могут работать над построением отношений с ним, чтобы помочь договориться о ценах и лучшем предложении для своей компании.

4. Координация доставки

После определения поставщиков сотрудники отдела закупок могут работать с поставщиками для разработки графиков поставок для каждого филиала компании. Они также могут координировать свои действия с персоналом логистики и склада в своей компании, чтобы обеспечить своевременную доставку всех поставок. Отделы закупок также могут помочь устранить любые препятствия для доставки или изменить объемы и графики поставок в зависимости от требований своего бизнеса.

5. Управление отношениями с поставщиками

Отделы закупок часто поддерживают отношения с важными поставщиками. Они могут предоставить выгоду давним поставщикам, чтобы улучшить их отношения и избежать конкуренции за ресурсы. Одной из их обязанностей является расторжение контрактов с поставщиками, если они повышают цены, становятся ненадежными или снижают качество своей продукции. В некоторых случаях отделы закупок могут выстраивать отношения со вторичными поставщиками, чтобы снизить риск в случае, если им придется сменить основного поставщика.

6. Управление конкуренцией

В некоторых отраслях нормативные акты требуют, чтобы предприятия выбирали поставщиков в процессе конкурентных торгов. Это часто имеет место, когда государственные учреждения заключают контракты с частным бизнесом. В этих случаях отделы закупок управляют процессом торгов и заключают контракты с компанией, которая наилучшим образом соответствует их требованиям.

7. Мониторинг производительности

Поскольку их отношения с поставщиками продолжаются, отделы закупок могут контролировать их работу и вносить необходимые изменения. Они могут оценить качество товаров, которые получает их компания, и вернуть или заменить любые товары, которые не соответствуют их стандартам. Они также могут следить за недостающими товарами или поздней доставкой и пытаться разрешить эти ситуации. Сотрудники по закупкам также могут встречаться с поставщиками, чтобы оценить их отношения и согласовать любые запланированные изменения.

8. Получение субсидий и льгот

В некоторых отраслях компании могут иметь право на получение государственных субсидий или льгот. В этих случаях отделы закупок могут подать заявку на помощь и обеспечить ее получение своей компанией. Они также могут добиваться дополнительных преимуществ для своей компании от давних поставщиков, таких как снижение цен или бесплатная доставка.

9. Поддержание соответствия

Во многих отраслях есть правила, регулирующие их методы закупок и обеспечивающие возможность конкуренции. Это особенно важно для государственных учреждений, стремящихся заключить контракты с поставщиками. Отделы закупок в этих отраслях работают над соблюдением всех правил, которые касаются их компании или организации. Сотрудники отдела закупок также часто следят за тем, чтобы их компании соблюдали все контракты с поставщиками.

10. Повышение качества

Другая важная роль отделов закупок заключается в улучшении качества продукции их компании. Это часто может помочь их компании повысить лояльность клиентов, увеличить прибыль и конкурировать с другими фирмами. Для этого сотрудники по закупкам могут следить за наличием материалов и искать способы получить более качественные товары без увеличения затрат.

11. Управление бюджетом

Отделы закупок часто разрабатывают бюджеты для своей деятельности и подают заявки на финансирование руководству компании. Цель бюджетирования — обеспечить эффективную работу компании при сохранении низких затрат. Они также могут организовывать платежи поставщикам и запрашивать возмещение. Многие отделы закупок тесно сотрудничают с финансовым отделом своей компании, что может помочь финансовым сотрудникам выделить средства на предстоящие расходы на закупки и позволить персоналу оценить доступные им финансовые ресурсы.

12. Разработка стратегий

Персонал по закупкам часто тесно сотрудничает с другими специалистами в своей организации, чтобы спланировать свое будущее. Например, они могут сотрудничать с руководителями высшего звена, чтобы узнать, как рост компании может повлиять на потребности бизнеса в поставках. Сотрудники по закупкам встречаются с разработчиками продуктов, чтобы понять потребности в поставках нового продукта, или с финансовыми сотрудниками, чтобы узнать о доступном финансировании для их отдела. Иногда они могут работать с поставщиками, чтобы спланировать изменения в деятельности своей компании для учета нового продукта.

13. Ведение записей

Отделы закупок помогают вести документацию, связанную с их деятельностью, включая списки потенциальных поставщиков, записи о закупках, счета-фактуры и документацию о возмещении и возврате. Отделы закупок могут разрабатывать контракты с поставщиками и создавать легкодоступные документы, в которых излагаются условия их соглашения. Они также могут отслеживать и регистрировать запасы основных материалов, чтобы гарантировать, что их бизнес может эффективно выполнять свои повседневные операции.