Что такое отчет о рисках? (с типами и шагами по написанию)
Написание отчетов о рисках, которые высшее руководство использует для выявления и снижения рисков, имеет решающее значение для успешного бизнеса. Упреждающие действия и рассмотрение рисков до того, как они произойдут, могут сэкономить деньги компании, сотрудников или ее репутацию. Если вы оказались в ситуации, когда вам приходится составлять или изучать отчеты о рисках, будет полезно узнать о них больше. В этой статье мы даем определение отчета о рисках, объясняем, почему он важен, рассказываем, что он включает, описываем различные типы и представляем шаги для написания отчета о рисках.
Что такое отчет о рисках?
Отчет о рисках представляет собой сводку, в которой описываются потенциальные риски, с которыми может столкнуться компания. Они учитывают критические риски, которые могут иметь серьезные последствия, и возникающие риски, которые могут стать проблемой в будущем, если кто-то не будет внимательно следить за ними. В отчете также рассматриваются возможности снижения рисков и предотвращения неблагоприятных последствий. Отчеты составляет руководитель проекта, команда проекта или владелец риска. Отчет может включать:
Насколько эффективно компания справляется с потенциальными рисками
Какие политики кажутся недостаточными
Какие элементы управления работают не так, как планировалось
Какие изменения необходимы для удержания риска на приемлемом уровне
Каков обновленный статус корректирующих действий
Каковы признаки тенденций в частоте возникновения рисков?
Высшее руководство, такое как менеджер проекта, владелец проекта и клиент, читают отчеты о рисках, чтобы взять на себя надлежащее управление рисками и достичь ожидаемых результатов проекта.
Почему отчет о рисках важен?
Отчеты о рисках важны, потому что они помогают руководителям проектов, владельцам проектов и клиентам лучше понять различные риски, которым подвергается компания при работе над проектом. Наличие точного и информативного отчета гарантирует, что высшее руководство знает о существующих рисках. Эти знания могут помочь компании создать план, чтобы избежать нежелательных сюрпризов и несанкционированных действий.
Что включает в себя отчет о рисках?
Отчеты о рисках часто включают следующую информацию:
Реестр рисков: он определяет потенциальные риски в организации, их влияние, вероятность, владельца, их ранжирование по сравнению с другими рисками и реагирование на риски.
План действий по устранению рисков: это план снижения риска в случае его возникновения.
Обзоры данных о производительности труда: сюда входят любые данные, собранные для использования для оценки рисков.
График проекта и обновленная информация о его ходе: сюда входит запланированный график проекта и любые ожидаемые изменения в программе.
Статус результата проекта: здесь сравнивается текущий статус проекта с ожидаемым планом.
Типы отчетов о рисках
Существует четыре основных типа отчетов о рисках в зависимости от уровня, начиная с уровня проекта и заканчивая уровнем бизнеса. Эти типы отчетов о рисках включают:
Отчеты о рисках проекта
Проекты выигрывают от наличия отчета о рисках проекта. Команды могут использовать журнал рисков для документирования потенциальных рисков. Эти риски могут включать внешние факторы, которые могут повлиять на проект, такие как риски колебаний цен на необходимые материалы, нехватки ресурсов и невыполнения подрядчиками своей работы. Журнал рисков включает действия по минимизации риска и назначает владельца, ответственного за выполнение действия.
При участии команды проекта менеджер проекта использует журнал рисков для составления отчета. Менеджеры часто составляют эти отчеты в конце каждого месяца. Отчеты о рисках проекта сосредоточены на наиболее серьезных рисках, которые требуют немедленных корректирующих действий.
Отчеты о рисках программы
Иногда проекты являются частью более обширных программ, в которых необходимы отчеты о программных рисках. Члены команды программы могут регистрировать соответствующие риски программы, такие как повышенные риски проекта из-за критичности или дублирования проектов. Менеджер программы использует отчеты о рисках программы, чтобы убедиться, что риски снижены и не увеличиваются. Программные группы обычно ежемесячно составляют программные отчеты.
Отчеты о рисках портфеля
Отчеты о рисках портфеля представляют значительные риски для всех проектов и программ в рамках портфеля в виде исчерпывающей и удобной для чтения сводки. Эти отчеты составляются руководителем проекта и содержат данные, взятые из отчетов о рисках проекта и программы. Отчеты о рисках портфеля информируют управленческие команды о областях, требующих большего внимания, таких как планы действий по управлению рисками, которые могут развиваться по-разному. Таким образом, руководство может определить, что делать дальше, чтобы продолжить свою работу. Руководители проектов часто ежемесячно составляют отчеты о портфельных рисках.
Отчеты о бизнес-рисках
Некоторые организации используют отчеты о бизнес-рисках, в которых основное внимание уделяется наиболее значительным рискам во всей компании. Эти отчеты могут включать новые риски, операционную деятельность, текущие рыночные перспективы и анализ конкурентов. Сотрудники по управлению проектами или назначенные группы, отвечающие за консолидацию компании, часто составляют эти отчеты ежеквартально. Поскольку эти отчеты часто представляют собой длинные документы, которые могут занимать более 10 страниц, полезно отображать информацию визуально, используя графики и диаграммы, когда это возможно. Включение резюме может быть полезным для читателей, когда они ищут критические точки отчета.
На что должен быть направлен отчет
Отчеты о рисках могут касаться различных типов рисков, в том числе:
Коммерческие риски: это экономические или рыночные риски, в том числе изменения цен и спроса.
Соблюдение нормативных требований и нормативные риски: это включает в себя риск нарушения закона или нормативного акта, например, неадекватные мощности или мошенничество.
Экологические риски: это риск нежелательных аварий, таких как стихийное бедствие, такое как наводнение.
Финансовые риски: Возможность потери денег на коммерческом предприятии, потенциально из-за изменения процентных ставок, является финансовым риском.
Риски для здоровья и безопасности: к ним относятся возможность заболевания или травмы, возможно, в результате инфекционных заболеваний или поскользнуться и получить травму.
Операционные риски: это шансы, которыми компания рискует при нормальной работе, потенциально из-за поведения сотрудников или технологических рисков.
Репутационные риски: риск нанесения ущерба корпоративной репутации, возможно, из-за неправомерного использования социальных сетей или утечки данных, это репутационный риск.
Стратегические риски: это риски, которые могут быть связаны с неудачными деловыми решениями для компании, возможно, в результате слияния или из-за смены высшего руководства.
Риски рабочей силы: эти риски связаны с сотрудниками, например, безопасность сотрудников и стресс.
Некоторые из ваших рисков могут подпадать под несколько категорий рисков. Например, риски, связанные с разливами воды, могут считаться как эксплуатационными рисками, так и рисками безопасности. Убедитесь, что в вашем отчете указано, как ваша компания планирует снижать риски, и указаны сроки, когда могут быть приняты превентивные меры. Назначить владельца риска, ответственного за выполнение действий, описанных в отчете.
Как написать отчет
Выполните следующие пять шагов, чтобы написать исчерпывающий отчет:
1. Определите действия, которые могут иметь риски
Чтобы определить потенциальные риски, соберите команду проекта и задайте вопрос: «Что может пойти не так?» Ваша цель — выявить любые потенциальные проблемы, которые могут помешать проекту достичь желаемого результата. Проведите коллективный мозговой штурм и запишите все ответы в список рисков, но пока не оценивайте риски. Некоторые примеры потенциальных рисков включают в себя:
Работа в лаборатории
Работа в зоне с опасными животными
Обсуждение деликатных тем
Эксплуатация тяжелой техники и оборудования
Использование опасных материалов
Работа с генетически модифицированными организмами (ГМО)
Использование игл
Длительное сидение или стояние в неудобных позах.
2. Определите негативные последствия
Затем рассмотрите риски, о которых подумала ваша команда, и организуйте список, объединив все похожие риски. Когда у вас есть организованный список, найдите время, чтобы рассмотреть влияние, которое может иметь каждый риск. Это воздействие может включать отклонения от плана-графика, затраты или усилия в случае возникновения риска. Например, частный автобус может оценить риск перебронирования, что приведет к снижению удовлетворенности клиентов.
3. Оценивайте риски и планируйте меры предосторожности
Подумайте, стоит ли риск продажи 100 % автобусных билетов вместо 80 % негативного влияния на удовлетворенность клиентов, если компания забронирует больше билетов. Вы и ваша проектная группа можете ранжировать риски по степени воздействия. Компании могут использовать эти пять категорий:
Высоко
Значительное
Умеренный
Незначительный
Низкий
Вы также можете рассмотреть вероятность возникновения, то есть вероятность возникновения риска. Обычно это процент. Например, предположим, что существует только 4%-ная вероятность того, что частная автобусная компания закажет больше своих автобусов, и их удовлетворенность клиентов снизится. В этом случае они, вероятно, могут продолжить процесс независимо от риска. После того, как вы оценили риски, спланируйте меры предосторожности, которые могут снизить вероятность возникновения риска. Например, автобусная компания может рассмотреть возможность использования автоматизированной системы для предотвращения избыточного бронирования.
4. Задокументируйте свои выводы в отчете
Теперь, когда у вас есть необходимая информация, пришло время написать отчет. Помните, что отчет может содержать много информации, поэтому лучше написать его так, чтобы его было легко прочитать. Начните с резюме, в котором объясняется каждый риск и причины, по которым вы включили его в отчет. Лучше всего, если каждый риск напрямую связан с бизнес-целью, так как это информирует читателя о важности риска.
После подведения итогов начните анализ, который представляет собой подробное обсуждение каждого риска. Включите подтверждающие данные, истории болезни, прогнозы затрат и аудиторские отчеты. Завершите с планом действий, как избежать неблагоприятных последствий. Если вы не уверены в превентивных мерах компании, вы можете задать в отчете вопросы, на которые может ответить высшее руководство.
5. Просмотрите свой отчет и обновите его при необходимости.
После того, как вы закончите свой отчет, рассмотрите возможность его ежемесячного просмотра на предмет необходимости обновления. Тщательный мониторинг частоты инцидентов и мер контроля может помочь вам определить, эффективны ли ваши действия. При необходимости вы можете добавить любые существенные выводы в свой отчет.
Советы по написанию отчета
Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании отчета:
Избегайте включения слишком большого количества информации, так как это может перегрузить читателя.
Электронную версию отчета можно отформатировать, чтобы можно было быстро перемещаться между темами, упомянутыми в резюме, и их подробными описаниями далее в отчете.
Подумайте, как изменения в вашей компании могут привести к новым рискам.
Дайте вашему отчету четкое название, чтобы ваш читатель знал, какие риски обсуждаются.
Укажите целевую дату решения, когда риск может быть принят или устранен.