Что такое отчет о расходах? (с шаблоном и примером)

Мишель Мэтьюз, MBA, CPCC

6 октября 2021 г.

Основатель RBG Royalty Enterprises Мишель Мэтьюз — сертифицированный профессиональный карьерный коуч и специалист по работе с кредиторской задолженностью, которая помогает людям вырабатывать стратегические подходы на рабочем месте, используя свою фирменную структуру Boss Up & Hustle.

Отчет о расходах — это форма, которая позволяет компании фиксировать важные детали бизнес-покупки. Он позволяет сделать две вещи:

Определите, сколько работнику будет возмещено после того, как он использовал свои собственные деньги для коммерческих расходов.
Тщательно задокументируйте детали расходов, чтобы впоследствии их можно было списать в налоговой декларации.

Если вашим сотрудникам требуются регулярные командировки, развлечения клиентов или использование личного автомобиля для работы, вам необходимо будет отслеживать эти расходы в отчете о расходах.

Отчеты о расходах обычно требуют, чтобы вы детализировали свои расходы (разбивая все детали) и прикрепляли любые квитанции, связанные с расходами. Расходы почти всегда организованы по категориям для удобного переноса информации в систему бухгалтерского учета компании.

Загружаемый шаблон отчета о расходах
Чтобы отредактировать шаблон в Google Таблицах, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.

Что включить в отчет о расходах

Отчет о расходах всегда должен включать следующую информацию:

Информация о том, кто совершил покупку, а в случае, если отчет подается от имени другого лица, также информация этого лица. Это может включать имя человека, отдел, должность, идентификационный номер сотрудника и контактную информацию.
Дата и сумма в долларах по каждому расходу, документально оформленная квитанция, отражающая ту же информацию.
Краткое объяснение расхода.
План счетов, к которому будут относиться расходы.

Дополнительная информация, обычно встречающаяся в отчетах о расходах, включает:

Промежуточные итоги по каждой категории расходов для обеспечения точности данных, вводимых в систему учета.
Место для документирования всей суммы, которая запрашивается для возмещения.
Область, которая позволяет сотрудникам предоставлять дополнительные пояснения по расходам, которые не совсем вписываются в одну категорию.

Выбор правильного шаблона отчета о расходах

Существует множество типов шаблонов для создания отчетов о расходах, и со многими вариантами возникает любопытство и нерешительность. Как вы решаете, какой шаблон лучше для вас?

При выборе шаблона следует помнить о двух вещах:

Как часто с отчетами должны быть представлены
Как часто компания хочет анализировать операционные бюджеты

Имея это в виду, давайте поговорим о трех шаблонах, которые компании могут использовать для своих отчетов о расходах:

Разовый отчет о расходах

Это будет самый простой из всех шаблонов, поскольку он фиксирует расходы, личную информацию, соответствующий период оплаты и описание деловых расходов. В строке также потребуется документально указать дату, тип расхода и сумму.

Эта форма может быть использована, если ваши сотрудники не несут много деловых расходов.

Периодический отчет о расходах

Если ваши сотрудники часто несут расходы по бизнесу, то выделение каждой отдельной статьи расходов отдельной строкой было бы нецелесообразно. Возможно, вам будет лучше использовать шаблон, который позволяет сотруднику документировать комбинацию различных расходов за один день в одной строке.

Этот тип шаблона будет иметь место для «Транспорт», «Питание», «Развлечения», «Разное» и другие расходы, которые будут настроены в соответствии с потребностями организации. Каждая регулярно используемая категория должна иметь свой собственный столбец в отчете.

Долгосрочный (ежеквартальный или годовой) отчет о расходах

Эти шаблоны обычно используются для получения общего представления о расходах, связанных с отдельным лицом, проектом, отделом или центром затрат.

Подобно повторяющемуся отчету о расходах, единственное отличие состоит в том, что каждый месяц получает свою собственную строку. Вам нужно будет рассчитать ежемесячные итоги для каждой категории расходов.

Зачем нужны отчеты о расходах

Владельцы бизнеса и менеджеры используют отчеты о расходах по трем очень важным причинам:

Отслеживание расходов и результатов деятельности компании; выявление факторов затрат и понимание их влияния на бизнес.
Для точного возмещения сотрудникам, которые оплачивают расходы на работу из собственного кармана.
Чтобы отслеживать вычитаемые расходы, которые могут быть использованы в вашей годовой налоговой декларации.

Использование терминологии IRS для документирования ваших деловых расходов упрощает отчетность во время налогообложения. Существует множество категорий на выбор, таких как реклама, офисные расходы, аренда или аренда, поездки и питание, а также коммунальные услуги.