Что такое отчет о продажах? Создание и использование отчетов о продажах

Сбор информации о продажах и компиляция ее в отчет о продажах является стандартной частью работы в области продаж или управления бизнесом. Отчеты о продажах предоставляют отделам продаж точное описание их эффективности и прогресса в достижении целей продаж. Наличие стратегии отчетности о продажах и знание того, как создавать полезные отчеты о продажах, повышает осведомленность об индивидуальной и командной эффективности, поощряет вдумчивый анализ и формирует долгосрочные методы продаж. В этой статье мы обобщим, что такое отчеты о продажах и как они работают, а затем объясним, как создавать полезные отчеты о продажах.

Что такое отчет о продажах?

Отчетность по продажам — это процесс сбора, обобщения и систематизации информации о продажах компании. Компании разрабатывают процедуры отчетности о продажах, чтобы отслеживать ключевые показатели, выявлять закономерности в данных о продажах и информировать о своих общих стратегиях продаж. Отчеты о продажах могут включать различную информацию о статистике продаж, в том числе:

• Количество продаж

• Общая стоимость продаж

• Средняя стоимость транзакции

• Количество допродаж и дополнений

• Количество исходящих писем и звонков

• Среднее время ответа лида

• Средняя продолжительность цикла продаж

• Количество текущих проспектов

• Количество продлений

• Коэффициент конверсии

• Скорость возврата продукта

Отчетность по продажам — это непрерывный процесс, который требует частых обновлений. Компании могут создавать ежедневные, еженедельные, ежеквартальные или годовые отчеты в зависимости от того, что они хотят узнать из данных. Отчеты могут быть посвящены отдельным торговым представителям или общей эффективности продаж компании. Вы можете использовать отчеты о продажах для обзоров производительности, презентаций для заинтересованных сторон и совещаний по разработке стратегии.

Почему важны отчеты о продажах?

Отчеты о продажах важны, поскольку они способствуют повышению осведомленности об общей эффективности компании. Выводы, которые вы получаете, создавая и просматривая отчеты о продажах, могут повлиять на успех компании несколькими ключевыми способами:

• Повышение ответственности: отслеживание эффективности команды в отчетах о продажах побуждает всех нести ответственность за свои показатели продаж. Просмотр информации из отчетов о продажах показывает тенденции в их производительности, которые они могут использовать для улучшения.

• Выделение успешных стратегий. Когда компания реализует новую стратегию, она может использовать отчеты о продажах, чтобы определить, как изменения политики повлияли на продажи.

• Выявление проблем: если отчеты о продажах показывают необычно низкие цифры за определенный период, продавцы могут активно искать источник этих изменений и начинать мозговой штурм, чтобы преодолеть проблемы.

• Создание точных прогнозов. Сбор данных в отчетах о продажах упрощает процесс прогнозирования продаж и прогнозирования роста с течением времени.

• Продвижение делового общения: отчеты о продажах — это простой способ собрать и объяснить информацию. Деловые партнеры и сотрудники используют отчеты о продажах, чтобы понять состояние компании и установить общие цели.

Как создать отчет о продажах

Используйте эти инструкции в качестве руководства при разработке документов отчета о продажах:

1. Выберите тему для отчета

Определите тип отчета о продажах, который вы хотите создать, и разработайте план его общей темы. Поскольку отчеты о продажах могут включать в себя ряд показателей и данных, наличие темы дает рекомендации относительно того, какие данные следует включать и как их интерпретировать. Отчет о продажах, обобщающий прибыль компании от продаж за финансовый год, будет иметь другое содержание, чем отчет о продажах, в котором рассматривается производительность конкретного сотрудника.

2. Учитывайте целевую аудиторию

Прежде чем писать отчет, определите людей, которым вы хотите его прочитать. В зависимости от вашей целевой аудитории вы можете отображать различную статистику и добавлять индивидуальный контекст. Отчет о продажах для вашего личного использования может иметь неформальный формат и непринужденный язык, в то время как отчет о продажах для потенциальных инвесторов требует профессиональной графики и расширенного анализа данных. Каждый отдел или человек в бизнесе может использовать данные о продажах по-разному, поэтому при разработке плана отчетности учитывайте, какая информация наиболее актуальна для целевой аудитории.

3. Выберите показатели продаж, на которых следует сосредоточиться

Выберите ключевые показатели эффективности, которые лучше всего связаны с вашей темой и аудиторией. Установите объем отчета, чтобы решить, сколько показателей следует отображать. Выберите достаточное количество уникальных метрик, чтобы дать полное представление о вашей теме и не отвлекать читателя несвязанной статистикой. Подчеркните наиболее важные данные, поместив их в верхней части отчета, а затем добавьте дополнительные детали, которые способствуют теме.

4. Установите период продаж

Определите дату начала и дату окончания для данных о продажах. Используйте один и тот же период продаж для всех показателей, чтобы обеспечить последовательный и точный анализ. Как только вы узнаете общий период продаж для отчета, рассмотрите возможность включения подразделов, чтобы показать, как продажи продвигались по продолжительности цикла продаж. Например, еженедельный отчет может включать диаграмму, показывающую, сколько продаж команда совершала каждый день на этой неделе.

5. Выполните расчеты

При размещении данных о продажах в отчете включите расчеты для выявления тенденций и сравнения. Использование необработанных данных для расчета ключевых показателей облегчает читателю понимание цели отчета о продажах. Например, включите таблицу с необработанным числом продаж для каждого продавца, а затем рассчитайте процент от общего объема продаж, который они внесли. Эти вычисления повышают ценность отчета, поскольку объясняют, что означают необработанные данные.

6. Учитывайте любые отклонения

Проанализируйте данные отчета и найдите любую информацию, которая может нарушить точность отчета. Внесите коррективы, чтобы уточнить выбросы и их влияние на данные. Если офис закрылся на неделю, продажи в этом месяце могут быть особенно низкими. Корректировка данных для исключения этой недели обеспечивает более точную информацию о продажах при сравнении деталей с прошлыми месяцами, когда офисы не закрывались.

7. Используйте наглядные пособия

Добавьте круговые диаграммы, гистограммы и точечные диаграммы, чтобы обеспечить визуальное представление ваших данных. Включение наглядных пособий в отчет о продажах позволяет читателям быстро обрабатывать данные и выявлять тенденции, которые они могут не заметить, просматривая электронную таблицу чисел. Используйте нейтральные цвета в той же цветовой палитре при создании графиков, чтобы создать профессиональный и визуально привлекательный отчет.

8. Подпишите и пометьте данные

Обеспечьте контекст для информации в отчете о продажах, подписав каждый раздел и добавив метки к любым графикам или диаграммам. Заголовки должны быть краткими и содержать простой язык для повышения удобочитаемости отчета. Включайте только релевантную информацию, которая может повлиять на то, как читатель интерпретирует данные.

9. Добавьте сводку отчета

Объясните значение отчета в письменном резюме. Резюме отчета должно рассматривать данные в отчете и разъяснять, что они означают. Сводки отчетов могут включать базовый анализ данных и описания того, как информация о продажах влияет на деятельность компании. Некоторые сводки отчетов содержат рекомендации по корректировке стратегий продаж на основе тенденций данных.

10. Сохраняйте копии

Создайте несколько копий отчета о продажах и сохраните их в своих записях. Это позволяет просматривать данные и сравнивать прогресс при разработке будущих отчетов. Тщательное документирование всех отчетов о продажах дает полезную информацию при принятии решений и составлении прогнозов продаж.

Советы по отчетности о продажах

Вот несколько советов по оптимизации процесса отчетности о продажах на вашем рабочем месте:

• Разрабатывайте шаблоны отчетов о продажах: создавайте стандартные шаблоны для различных типов отчетов о продажах, чтобы легко обновлять информацию для каждого цикла продаж и разрабатывать согласованную документацию.

• Используйте панель управления продажами: загрузите инструменты программного обеспечения для продаж, включающие панели управления продажами, которые автоматически отображают ключевые данные для управления продажами. Панели мониторинга продаж часто имеют функции, которые автоматически генерируют графики для анализа.

• Следуйте расписанию: установите определенный день в каждом цикле продаж, когда вы сосредотачиваетесь на составлении отчетов о продажах. Настройка расписания отчетов делает анализ данных о продажах более управляемым и последовательным.