Что такое объем выполняемых работ? (с шаблоном и примером)

2 апреля 2022 г.

При управлении проектами сотрудникам может быть важно понимать требования с помощью пояснительных документов или документации по выполненным работам. Наличие пошагового описания сложной задачи может помочь сотрудникам и руководству отслеживать задачу и ее выполнение. Узнав больше об объеме выполненных работ, вы сможете написать и понять их. В этой статье мы рассмотрим, что такое объем выполненных работ, опишем разницу между выполненным объемом работ и техническим заданием, а также предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать для написания своего собственного.

Какой объем выполняемых работ?

Объем выполняемых работ — это раздел в заявлении документа, описывающий процесс, в котором сотрудник выполняет задачу или цель. Объем работы описывает, что нужно сотрудникам для работы, и каждый шаг, который сотрудники предпринимают для выполнения этой работы. В нем также описываются услуги, которые могут понадобиться команде для выполнения задачи, и конкретные услуги, которые они будут предоставлять в рамках работы.

В то время как в рабочем документе может быть указано, что сотрудники собираются выполнить во время проекта, объем выполненных работ описывает, как команда планирует достичь целей проекта. Если клиент хочет, чтобы команда выполнила работу, компоненты технического задания предоставляют клиенту подробную информацию о проекте, такую ​​как местоположение, бюджет и контракт, в то время как объем выполненной работы просто содержит сведения о том, как сотрудники выполняют эту работу.

Объем работ и техническое задание

Хотя эти два термина схожи, объем работ и описание выполненных работ имеют разные функции в бизнесе. Некоторые отличия включают:

Содержание

Объем работ содержит подробные пошаговые инструкции, которые помогают менеджерам и заинтересованным сторонам понять, как сотрудники будут выполнять задачу. Он включает в себя то, что нужно сотрудникам, сколько времени может потребоваться сотрудникам для выполнения определенной задачи и сколько ресурсов есть у команды в качестве входных и выходных данных. В описании работы есть несколько разделов, которые включают объем работ. Разделы технического задания включают бюджет, местоположение, ресурсы, список сотрудников и другие сведения о проекте, которые менеджеры и другие сотрудники могут просматривать.

Цель

Цель технического задания состоит в том, чтобы составить план всего рабочего проекта и его целей. Он определяет проект и обязанности каждого сотрудника в отношении проекта. Для сравнения, цель объема выполненных работ состоит в том, чтобы определить только задачи, связанные с проектом. Он не включает детали, не относящиеся к непосредственным целям проекта, такие как бюджет или местоположение. Вместо этого он включает такие детали, как график, потребности сотрудников и потребности в ресурсах.

Длина

Техническое задание может быть более объемным документом, включающим все детали проекта, в том числе общие сроки, бюджеты для различных этапов и сведения о каждом сотруднике, участвующем в проекте. В среднем техническое задание может занимать до 12 страниц, но их точная длина зависит от длины деталей проекта. Объем выполняемых работ значительно короче. Обычно это один компонент, включенный в техническое задание, и он может быть кратким, например, описанием абзаца или маркером на полях.

Как написать объем выполненных работ

Если вы хотите написать объем выполненных работ самостоятельно, рассмотрите некоторые из следующих шагов:

1. Соберите информацию об этапах проекта

Первый шаг к созданию раздела объема выполненных работ в рабочем описании — собрать как можно больше подробностей о проекте. Это может включать в себя интервью с несколькими менеджерами и сотрудниками, ответственными за проект. Вам также может понадобиться изучить документацию по проекту, такую ​​как запросы на ресурсы или документы по контролю качества.

2. Соберите информацию о ресурсах

Еще один шаг, который вы можете предпринять для создания объема выполняемых работ, — это сбор информации о ресурсах, касающихся проекта. Это может включать либо опрос клиентов, которые предоставляют ресурсы, либо просмотр документации по ресурсам из таких источников, как сотрудники, менеджеры и внешние клиенты. Когда вы пишете разделы, касающиеся ресурсов, рассмотрите возможность перепроверки документации во время этого процесса, чтобы убедиться, что сравнительная информация верна. На протяжении всего исследования документируйте информацию о ресурсах и любые различия в записях.

3. Включите информацию о сотрудниках

Когда вы исследуете свой объем выполняемой работы, попробуйте включить информацию о сотрудниках, если это уместно. Хотя информация об объеме работ обычно включает только информацию о процессе, иногда вы можете написать о сотрудниках, если остальная часть документации не включает эту информацию. В этом информационном разделе укажите имя, должность, возраст и годы работы соответствующего сотрудника.

4. Включите информацию о роли

При написании раздела документа с информацией о шагах, ресурсах и сотрудниках рассмотрите также возможность включения информации о ролях. Подобно информации о сотруднике, информация о роли может присутствовать в остальной части документа. Однако, если это не так, рассмотрите возможность включения его в раздел «Объем выполненных работ» в качестве дополнительного набора баллов.

Образец объема выполненных работ

Вот шаблон, который вы можете использовать для создания объема выполненных работ:

Объем работ для проекта X

Шаги проекта:

• Маркированный список каждого шага и сотрудников, а также ролей, необходимых для его выполнения. Кроме того, укажите потребности в ресурсах на каждом этапе.

Объем выполненных работ пример

Вот пример объема работ, выполненных с использованием приведенного выше шаблона:

Объем работ для проекта Alpha

Шаги проекта:

• Отдел кадров должен разработать кампанию по найму для заполнения всех незанятых должностей в Candle American Stainless.

1. Организуйте всех руководителей команд, чтобы представить их незаполненные должности и форму требований для каждого.

2. Продвигайте кампанию по найму, рекламируя вакансии в электронном и физическом виде через ярмарки вакансий и веб-сайты со списками вакансий от имени компании.

3. Затем отдел кадров может приступить к этапу найма, используя главный вестибюль и три комнаты для собеседований для проведения собеседований с февраля по апрель.

4. Два ведущих менеджера по персоналу будут дополнительно оценивать кандидатов и, в конечном итоге, встретятся со всеми потенциальными клиентами, чтобы определить, какие сотрудники подходят для каждой роли.

5. С апреля по май лидеры будут назначать и назначать новых сотрудников.