Что такое масштаб в управлении проектами?

Точный план полного объема проекта может помочь заинтересованным сторонам понять работу, которую необходимо выполнить, и границы, определяющие ее. Если вы управляете проектом, вы хотите знать, как определить его объем, чтобы привести к успешному завершению. В этой статье мы обсудим процессы, связанные с управлением содержанием проекта.

Что такое масштаб в управлении проектами?

Объем в управлении проектами — это одна из двух разных вещей: объем проекта или объем продукта.

Объем продукта относится к характеристикам, характеризующим продукт, результат или услугу. Как правило, это основной интерес для конечного потребителя.

Объем проекта определяет работу, которую необходимо выполнить для успешного предоставления продукта, результата или услуги в соответствии с его объемом продукта. В нем описывается проект и описывается, как заинтересованные стороны планируют добиться успеха.

Почему масштаб в управлении проектами важен?

Масштаб четко описывает все элементы, вовлеченные в проект. Он регулирует, что может быть добавлено или удалено по мере развития проекта. Масштаб проекта позволяет менеджеру проекта оценить время и стоимость, которые потребуются для проекта. Четкое информирование о масштабах проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны договорятся о том, что им нужно сделать и как они это сделают.

Управление содержанием определяет механизмы контроля для управления непредвиденными событиями и ограничивает случаи изменений, происходящих во время разработки и реализации проекта. По сути, это позволяет лучше прогнозировать затраты и планировать мероприятия, тем самым сокращая потери.

Процессы управления содержанием проекта

Вот типичные процессы управления содержанием проекта:

1. Планируйте масштаб

Опишите, как вы будете создавать, проверять и контролировать объем проекта. Для его создания можно использовать устав проекта или план управления проектом. Организуйте собрания, чтобы определить процесс создания описания содержания, то, как команда будет участвовать в запросах на изменение и разногласиях по элементам содержания, процедуру принятия результатов и структуру разбивки работ.

2. Соберите требования

Требования — это цели, которые необходимо выполнить, чтобы удовлетворить заинтересованные стороны. Чтобы понять эти требования, вы можете провести интервью, опросымастерские и фокус-группа обсуждения с вашими заинтересованными сторонами.

В проекте может быть несколько целей, например, создание новой услуги в организации или разработка нового программного продукта. Задокументируйте соответствующую информацию в подробном списке с целью достижения всех этих целей. Вы должны понимать требования, чтобы уменьшить вероятность неприятных событий и получить ожидаемые результаты.

3. Определите масштаб

Определите объем вашего проекта в заявление о содержании проекта. Описание содержания проекта подробно описывает все, что включено в основные результаты вашего проекта. Это включает в себя потребности проекта, обязанности каждого члена команды и процедуры для завершения, проверки и утверждения, когда работа выполнена. В заявлении также поясняются ожидаемые результаты проекта.

Описание содержания проекта является основой для принятия проектных решений после того, как все заинтересованные стороны с ним согласны. Вот некоторые из пунктов, которые должны быть отражены в заявлении о проекте:

• Описание объема продукта

• Предположения проекта

• Результаты проекта

• Ограничения и исключения проекта

• Критерии приемлемости продукта

4. Создайте структуру разбивки работ

А структура разбивки работ является важным инструментом управления проектами. Он заключается в разделении всего проекта на отдельные задачи. После того как вы определили результаты проекта в описании содержания проекта, вы можете организовать их в более мелкие элементы, называемые рабочие пакетычто упрощает управление ими.

5. Подтвердите результаты

Просмотрите и подтвердите результаты проекта с заинтересованными сторонами. В случае разногласий вы можете пересмотреть в соответствии с отзывами заинтересованных сторон.

6. Контролируйте масштаб

В ходе проекта важно контролировать объем и управлять возможными изменениями. Для этого вы можете сравнить отчет о производительности с установленными требованиями и проверить, есть ли между ними различия. При необходимости вы можете изменить область действия с помощью подготовленного процесс управления изменениями. Могут произойти непредвиденные события, но если вы готовы справиться с такими изменениями, которые влияют на вашу область, это не должно изменить ваш проект.

Процесс управления изменениями обычно включает отправку официального запроса на изменение заинтересованным сторонам. Они анализируют влияние запрошенного изменения на стоимость, качество и график проекта, и как только они принимают предложения, менеджер проекта вносит изменения в первоначальный план.

Как определить свой проект с описанием содержания

Описание содержания проекта разъясняет ограничения проекта. Он определяет элементы, включенные в конечный продукт или услугу, и выделяет те, которые не включены. Это важная информация для членов команды, заинтересованных сторон и высшего руководства. Строгих указаний относительно длины этого документа нет, но есть шаги, на которые следует обратить внимание при его написании.

1. Создайте описание области

Создайте подробное описание результата, товара или услуги. Убедитесь, что вы сосредоточились на деталях, которые позволят заинтересованным сторонам понять границы проекта.

Пример: У подрядчика есть задача установить новое бухгалтерское программное обеспечение. Целью проекта является установка нового бухгалтерского программного обеспечения и управление переносом всех учетных данных из старой системы в новую.

2. Определите результаты

Результаты — это то, что проект будет производить. Ваше описание проекта должно включать подробный список результатов, даже тех, которые кажутся очевидными.

Пример: Подрядчик будет предоставлять еженедельный отчет и проводить тесты в конце каждого этапа.

3. Определите критерии приемлемости

В вашем заявлении о содержании должны быть описаны критерии, которые приведут к принятию завершения проекта. Критерии приемки могут указывать, например, требуется ли тестирование для определения полноты. Сроки принятия и одобрения финансирования — другие критерии, которые следует упомянуть. Вы также можете указать, имеет ли организация окончательные полномочия или может ли быть выдан сертификат завершения.

Пример: последний успешный тест с текущими учетными данными завершает последнюю фазу. Менеджер по бухгалтерскому учету должен подписать результаты этого теста с директором компании, чтобы согласовать завершение проекта.

4. Перечислите исключения из области действия

Когда некоторые элементы не включены в проект и открыты для интерпретации, лучше всего исключить их полностью.

Пример: Подрядчик может отказаться от технической поддержки пользователей бухгалтерского программного обеспечения после завершения проекта.

5. Определите ограничения

Полное описание ограничений может помочь заинтересованным сторонам понять ситуацию, когда возникают проблемы. Важно понимать, что ограничения часто взаимосвязаны. Рассмотрим время, бюджет, риск, качество, удовлетворенность клиентов, ресурсы, организацию, устойчивость и методологию в качестве примеров ограничений.

Пример: В проекте установки программного обеспечения может быть ограничение по времени: проект должен быть запущен и запущен до конца текущего финансового года. В приведенном выше примере существует организационное ограничение: проект считается завершенным, когда руководитель и директор подписали его совместно. Если они этого не сделают из-за своего отсутствия, это может повлиять на ваш срок.

6. Избегайте предположений

В управлении проектами убедитесь, что вы не исключаете любую необходимую информацию, которая поможет заинтересованным сторонам понять ситуацию в случае возникновения проблем. Не думайте, что вы все на одной волне — общайтесь открыто, чтобы держать всех в курсе.

Пример: В проекте установки программного обеспечения подрядчик предполагает, что конечные пользователи будут доступны для тестирования во время проекта. Другое предположение может состоять в том, что даты отпуска директора и менеджера фиксированы.

7. Заручитесь помощью

Вы также можете проконсультироваться со специалистами для получения информации о создании вашего описания объема работ. Они помогут вам определить потенциальные проблемы, которые могут возникнуть на этапе планирования проекта. Кроме того, консультации с заинтересованными сторонами посредством встреч или семинаров необходимы для сбора всей запрашиваемой информации и информирования о масштабах проекта. Крайне важно прояснить любую необъяснимую область и облегчить возможный конфликт для успеха проекта.

Пример: Инженер-программист может нанять внешнего консультанта для участия в проекте.