Что такое квартальный план? (И как создать его за 9 шагов)

Деловой квартал — это трехмесячный период, в течение которого компания может подумать о своих недавних успехах и подготовиться к будущему. Составление квартального плана и проведение собрания по планированию могут стать отличным способом пересмотреть бизнес-стратегии и поставить новые цели. Если вы являетесь руководителем проекта, бизнес-лидером или другим специалистом, вам может быть полезно научиться составлять квартальный план. В этой статье мы обсудим определение квартального плана, объясним различия между квартальным и годовым планированием, предложим шаги для проведения ежеквартального собрания и ответим на распространенные вопросы по этой теме.

Что такое квартальный план?

Квартальный план — это стратегическая сессия бизнес-лидеров, которая проводится каждые три месяца в году. На этом занятии менеджеры и команды размышляют о прогрессе и достижениях за последние три месяца, анализируют выполненные задачи и проекты, корректируют и устанавливают цели, документируют меры для достижения этих целей и определяют способы отслеживания производительности и успеха. Их основной целью является создание краткосрочных целей, которые согласуются с долгосрочными бизнес-целями и миссиями. Квартальные планы также относятся к документу, в котором излагаются задачи, которые компания хочет выполнить в течение следующих трех месяцев.

Квартальное планирование против годового планирования

Хотя квартальное планирование и годовое планирование являются формами подготовки к будущему, они предлагают разные преимущества для бизнеса. В первую очередь квартальные планы являются краткосрочными, а годовые или годовые планы — долгосрочными. Вот некоторые преимущества ежеквартального планирования:

• Поощряет мотивацию сотрудников: ежеквартальное планирование является краткосрочным и динамичным, поэтому оно обычно дает членам команды чувство непрерывного достижения. Если они чувствуют, что достигают многих целей, сотрудники могут чувствовать сильную мотивацию к успеху и более высокий уровень удовлетворенности своей работой, что приводит к большей производительности и инновациям.

• Позволяет командам ставить управляемые цели: вместо того, чтобы постоянно работать над достижением целей на год, члены команды могут сосредоточиться на краткосрочных квартальных целях, которые более управляемы и достижимы. Квартальные цели легче представить, потому что их сроки ближе, а также зачастую удобнее организовывать и делегировать краткосрочные задачи.

• Повышает производительность и эффективность: более короткие периоды времени для выполнения и отправки задач до крайнего срока могут побудить сотрудников избегать проволочек и работать быстро, разумно и эффективно. Плотный график и строгие временные рамки могут способствовать ощущению срочности и побуждать сотрудников к выполнению высококачественной работы вовремя и в рамках бюджета.

• Позволяет компании сосредоточиться на специфике: в то время как годовые планы обычно подчеркивают широкие, всеобъемлющие миссии и видения, квартальные цели могут быть сосредоточены на конкретных областях улучшения и показателях для компании. Например, в то время как долгосрочное видение компании может заключаться в обеспечении населения питательными продуктами, ежеквартальной целью может быть расширение своего веб-сайта.

• Предоставляет возможность пересматривать и улучшать: Квартальные планы составляются четыре раза в год и дают компаниям возможность пересмотреть планы и при необходимости скорректировать их на основе новой информации. Этот процесс поощряет менталитет гибкого управления и способствует постоянному обучению и адаптации к рыночным изменениям и вызовам.

Компании могут получить наибольшие преимущества от использования как ежеквартального, так и годового планирования своих бизнес-процессов. Думать о будущем необходимо для улучшения продуктов и услуг, сохранения актуальности на рынке и обеспечения финансового успеха компании. Вот некоторые преимущества годового планирования:

• Устанавливает широкую, долгосрочную и руководящую миссию: ежегодное планирование обеспечивает широкое видение с большими возможностями для компании и предлагает ориентиры для небольших, краткосрочных проектов. Менеджеры и сотрудники могут ознакомиться с годовыми целями бизнеса, чтобы переориентировать свою работу, определить свои задачи и определить направление.

• Поддерживает долгосрочные финансовые цели бизнеса: ежегодное планирование имеет решающее значение для анализа финансового состояния бизнеса и составления финансовых прогнозов производительности в будущем. Предприятия могут отслеживать тенденции и модели доходов, расходов и доходов за последний год и использовать эту информацию для принятия важных инвестиционных решений.

• Обеспечивает базовую основу для постановки квартальных целей: планирование на год каждый год действительно может помочь бизнес-лидерам разработать актуальные и полезные квартальные цели. Они могут использовать годичные договоренности и обсуждения в качестве отправной точки для определения квартальных проектов и областей, на которых следует сосредоточиться.

• Проясняет цель бизнеса и расширяет возможности членов команды. Долгосрочные цели часто определяют цель бизнеса и определяют, какие всеобъемлющие проблемы участники бизнеса стремятся решить. Если сотрудники чувствуют, что их работа имеет ценность и цель, они могут чувствовать себя более мотивированными для выполнения своих обязанностей со страстью и вдумчивостью.

Что включить в квартальный план

Компоненты квартального плана могут варьироваться в зависимости от структуры бизнеса, отрасли и других факторов. Вот список общих элементов, которые следует включить в вашу документацию и совещание в начале периода:

• Четкая цель и цель: основная цель может быть ориентиром и структурой квартального плана. Включите контекст того, почему составляется квартальный план и какова его основная идея.

• Основные направления на квартал: выберите наиболее важные направления на квартал. Это могут быть области, нуждающиеся в улучшении, или области, в которых вы хотите добиться еще большего успеха.

• Метрики или определения успеха: определите, как вы можете измерять успехи или достижение целей. Есть много полезных показателей для бизнеса, таких как уровень удовлетворенности клиентов.

• Конкретные действия, необходимые для достижения целей: Опишите конкретные действия, которые необходимо предпринять для достижения ваших целей. Это могут быть этапы проекта с командами, бюджетами и сроками.

Как провести ежеквартальное совещание по планированию

Проведение ежеквартальных совещаний по планированию — отличный способ сообщить о целях, вдохновить сотрудников и улучшить подготовку. Такой вид сотрудничества дает коллегам возможность обмениваться комментариями, задавать вопросы и готовиться вместе, способствуя эффективной командной работе и продуктивности. Перед проведением собрания рассмотрите возможность создания центрального документа со всей необходимой информацией о плане, календарями и слайдами. Для встречи вы можете создать привлекательную презентацию, чтобы передать все ваши тезисы. Вот как провести настоящую встречу за девять шагов:

1. Пересмотрите общую миссию компании

Выделите пять минут в начале презентации, чтобы напомнить аудитории об общей миссии, истории и ценностях вашей компании. Это может помочь сосредоточить встречу на основополагающей цели вашей компании и вдохновить сотрудников на завершение нового квартала с энтузиазмом. Напоминание командам о том, зачем существует компания, может быть способом освежить их страсть к работе, которую они делают.

2. Пересмотрите годовые цели

Еще один способ представить встречу — указать ежегодные долгосрочные цели на этот год. Это может включать в себя основные достижения и то, как команды компании улучшили показатели, увеличили доход и создали инновационные идеи. Отмечайте достижения всех отделов вашей компании, какими бы маленькими они ни были, чтобы все чувствовали себя желанными и вовлеченными. Вы также можете упомянуть широкие области для улучшения, которым вы хотите уделить пристальное внимание в этом году.

3. Оцените достижения прошедшего квартала

Оценка и празднование достижений прошедшего квартала может иметь много преимуществ. Вы можете обсудить задачи, которые вы сделали правильно, чтобы повторить эти успехи в новом квартале. Вы также можете вознаграждать сотрудников и отделы за хорошую работу, чтобы поощрять и вдохновлять команды на процветание.

4. Оцените любые проблемы, возникшие в прошлом квартале

Оцените любые проблемы, которые могли возникнуть в прошлом квартале, чтобы предотвратить их в будущем. Оставайтесь позитивными, предлагая решения для решения проблем и проявляя терпение и понимание. Сохраняя надежду на улучшения, вы можете способствовать формированию хорошей рабочей культуры и мотивировать сотрудников уверенно решать проблемы.

5. Определите направления деятельности на предстоящий квартал

Наметьте некоторые целевые, достижимые области деятельности в новом квартале. Это могут быть такие области или отделы, как отношения с клиентами, дизайн продукта, финансовая организация или маркетинг. Убедитесь, что каждое направление деятельности имеет отношение к бизнес-миссии.

6. Наметьте цели и показатели успеха

Определив области своего внимания, создайте конкретные цели, которые будут направлять ваш рабочий процесс на квартал. Установите показатели и ожидания, которые сделают успех окончательным и понятным для всех. Например, вы можете поставить цель повысить коэффициент конверсии клиентов на 10 % в этом квартале. Вы также можете создавать действия и этапы проекта для достижения успеха.

7. Установите бюджеты и подтвердите ресурсы

Очень важно установить свои бюджеты для проектов в этом квартале. Исправьте любые бюджетные или финансовые проблемы, с которыми компания могла столкнуться в прошлом квартале. Вы также можете подтвердить выделение ресурсов на проекты этого периода.

8. Создавайте временные рамки, расписания и сроки

Установите четкие временные рамки и этапы на квартал, разграничив графики команд и сроки выполнения проектов. Рассмотрите возможность создания общего календаря, в котором будут указаны все важные для компании даты. Четко указывайте приоритеты задач, чтобы команды могли выполнять задачи в правильном порядке.

9. Определите обязанности и делегируйте задачи членам команды

Задокументируйте задачи и обязанности членов команды в этом квартале и убедитесь, что все их понимают. Подумайте о том, чтобы поделиться списком задач или маршрутом на квартал. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления, чтобы следить за тем, что члены команды делают ежедневно.

Часто задаваемые вопросы о квартальном планировании

Инициирование ежеквартального планирования в вашем бизнесе — отличный способ организовать и улучшить рабочий процесс. Вот несколько ответов на часто задаваемые вопросы по теме:

Кто отвечает за ведение квартального планирования?

Высшее руководство компании отвечает за ведение и разработку квартального планирования. Однако важно, чтобы все члены компании могли посещать ежеквартальные собрания. Таким образом, они могут знать план и понимать, как их повседневные обязанности вписываются в цели высокого уровня. Простой способ провести корпоративное совещание — провести его в Интернете или в приложении для видеосвязи.

Когда лучше всего проводить ежеквартальное совещание по планированию?

Лучшее время для проведения ежеквартального совещания по планированию — первые несколько дней квартала. Таким образом, все участники могут чувствовать себя готовыми начать новый квартал со знаниями и энтузиазмом. Вы также можете использовать результаты деятельности за предыдущий квартал для подготовки к собранию.

Сколько времени занимает квартальное планирование?

Продолжительность квартального планирования зависит от компании. Как правило, чем дольше существует компания, тем меньше времени уходит на ежеквартальное планирование, потому что у руководителей есть опыт его быстрого проведения. Чтобы сэкономить время, бизнес-лидеры могут провести совещание по предварительному планированию с высшим руководством, чтобы подготовиться к общекорпоративному совещанию. Там они могли просмотреть годовой план, установить цели встречи и определить структуру встречи, оставив время для вопросов. Они могли заполнить и поделиться повесткой дня собрания, чтобы другие участники могли подготовиться к мероприятию.

Что является ключом к мотивации сотрудников для достижения квартальных целей?

Ключом к мотивации сотрудников для достижения квартальных целей является широкое распространение информации в компании. Важно, чтобы сотрудники могли получить доступ к документации по целям и задачам, когда у них могут возникнуть вопросы или сомнения. Информационные панели могут быть отличными инструментами для отслеживания краткосрочных показателей в визуально привлекательной и простой для понимания форме. Компании также могут распространять общие документы и календари, чтобы каждый мог отслеживать ход выполнения групповых проектов.