Что такое календарь общения? (И как его создать)

2 апреля 2022 г.

Наблюдение за рабочим процессом команды по связям с общественностью может потребовать тщательной организации и внимания к деталям. Для этого специалисты, ведущие коммуникационные кампании, часто используют специальные инструменты для создания комплексных планов и отслеживания своей работы, чтобы убедиться, что она соответствует целям организации. Если вы надеетесь улучшить свою стратегию и повысить ее эффективность, возможно, вам будет полезно узнать больше о коммуникационных календарях. В этой статье мы объясним, что такое календарь общения, объясним, почему он важен, перечислим различные типы, которые используют профессионалы, и покажем, как вы можете создать свой собственный.

Что такое календарь общения?

Календарь коммуникаций — это график создания и распространения сообщений среди целевой аудитории. В этих календарях обычно излагаются ежедневные планы коммуникационной кампании на ежемесячной или годовой временной шкале. Уровень детализации коммуникационного календаря может варьироваться в зависимости от типа кампании, которую разработала организация или бренд, и ее конкретных целей. Однако с учетом этих ситуационных различий большинство коммуникационных календарей включают следующие важные компоненты:

• Расписание важных дат, таких как праздники и события

• Даты повторяющихся событий и серий, связанных с общением

• График разовых кампаний по обмену сообщениями и запусков

• Черновики контента для публикации в разные даты и на разных каналах

• Цели коммуникации для каждого соответствующего события

• График задач, которые члены команды должны выполнить для достижения целей

• Схема ответственности за задачу и соответствующие обязанности

• Заранее запланированные даты оценки и оценки кампаний

Почему важен календарь общения?

Коммуникационные календари важны, потому что они позволяют профессионалам в этой области заранее планировать кампании, разрабатывать эффективную стратегию и создавать подробное визуальное представление своего рабочего процесса. Отсюда коммуникационные календари могут помочь этим специалистам поддерживать высокий уровень организации, надлежащим образом делегировать задачи, создавать подотчетность среди совместных команд и гарантировать, что они могут достичь целей конкретных кампаний. Кроме того, коммуникационные календари часто позволяют внимательно следить за кампаниями и их реализацией, давая профессионалам возможность оценивать их прогресс и вносить изменения, когда это необходимо.

Виды коммуникационных календарей

Существует два основных типа коммуникационных календарей:

Внутренние коммуникации

Этими сообщениями организация делится со своими внутренними заинтересованными сторонами, такими как сотрудники, лидеры и руководители. Организации с большим количеством внутренних заинтересованных сторон используют этот тип связи, чтобы держать все стороны в курсе последних событий и поддерживать участие в своей культуре на рабочем месте. Подобно другим коммуникационным стратегиям, внутренняя коммуникация требует последовательного обмена сообщениями, регулярного планирования и единого голоса. Поэтому профессионалы, которые возглавляют эти кампании, могут разработать календарь, чтобы обеспечить бесперебойную работу своего рабочего процесса коммуникации и обеспечить достижение целей по привлечению внутренних заинтересованных сторон. Такие календари могут включать:

• План контента социальных сетей для платформ, ориентированных на сотрудников

• Планы регулярных информационных бюллетеней, рассылаемых внутренним заинтересованным сторонам

• Важные даты для организационных объявлений, событий и возможностей

• Обновления новостей, касающиеся конкретной отрасли организации

• Руководство по распространению внутреннего контента

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации — это те, которые организации инициируют с аудиторией за пределами своей внутренней структуры, такой как клиенты или широкая общественность. Коммуникационные стратегии такого типа, как правило, очень сложны и многоплановы, требуя, чтобы различные специалисты отслеживали, в какие дни и время будет делиться контентом, какие каналы использовать и какой член команды отвечает за выполнение таких задач. Некоторые организации объединяют свои календари внешних коммуникаций, которые в основном сосредоточены на распространении контента, с редакционными календарями, которые сосредоточены на процессе создания контента. При этом календари внешних коммуникаций могут включать:

• Дата и время, когда специалисты планируют создавать и публиковать контент

• Какие каналы команда планирует использовать для публикации

• Легкодоступный предварительно упакованный контент, разделенный по платформам

• Расписание живых событий, таких как вебинары и гостевые захваты

• Описание ответственных за каждую задачу распределения

Как составить эффективный календарь общения

Вот пошаговое руководство по созданию календаря общения, которое поможет вам удовлетворить потребности вашей организации:

1. Определите свои цели

Перед созданием календаря важно определить цели вашего плана коммуникации. Подумайте, есть ли конкретные цели, которые ваша команда хочет достичь с помощью вашего плана, и какие пути вы определили для этого. Составьте план всех различных тактик, которые вы собираетесь использовать для реализации своей стратегии, и того, как вы планируете распределить их по временной шкале производства.

2. Определите график производства

Имея ясность в отношении целей вашего коммуникационного плана, вы можете определить график производства и распространения вашего контента. Подумайте, сколько времени у вашей команды есть для достижения своих целей, каких контрольных показателей вы хотите достичь и когда вы планируете это сделать. Многие организации создают коммуникационные календари, охватывающие периоды в несколько месяцев или кварталов, а не годовые планы, поскольку их часто легче отслеживать, управлять ими и обновлять по мере необходимости.

3. Узнайте о своей аудитории

По мере того, как вы сужаете свои цели и сроки, убедитесь, что вы нашли время, чтобы узнать о своей аудитории. Знание того, с каким типом контента ваша аудитория, скорее всего, будет взаимодействовать и как вы можете наиболее эффективно достучаться до нее, может помочь вам при создании коммуникационного календаря. Может быть даже полезно провести некоторое исследование вашего прошлого взаимодействия с заинтересованными сторонами, которых вы надеетесь охватить с помощью своего плана, чтобы оценить, какие методы были наиболее успешными, и определить, какие инструменты вы можете использовать в будущем.

4. Определите возможности для общения

Лучше поняв свою аудиторию, ее предпочтения и тип контента, который вы планируете ей предложить, вы сможете начать определять возможности для общения. Подумайте о различных каналах, которые вы можете использовать для охвата своей аудитории. Например, вы можете наиболее эффективно использовать социальные сети или электронную почту, если ваша аудитория часто использует эти каналы. Имейте в виду, что большинство коммуникационных календарей включают многоуровневый подход, с помощью которого команды одновременно распространяют контент на разных платформах.

5. Завершите обмен сообщениями

Перед созданием календаря важно завершить обмен сообщениями и убедиться, что ваш план коммуникации разработан таким образом, чтобы помочь вашей команде достичь поставленных целей. Тщательно обдумайте, что вы планируете сказать и как вы собираетесь это сказать. Может быть полезно обсудить эти детали в коллективной среде, чтобы вы и ваша команда могли согласовать тон и цель вашего обмена сообщениями.

6. Создайте расписание контента и введите его в формате календаря.

После определения целей, сроков, аудитории, возможностей и обмена сообщениями вы можете приступить к составлению расписания контента, которое обычно является ядром коммуникационного календаря. График содержания обычно включает в себя планы по созданию, просмотру и распространению контента в определенные даты или для определенных событий, которые обеспечивают постоянное взаимодействие без пробелов в общении. Кроме того, вы можете использовать это расписание для делегирования задач, управления рабочим процессом вашей команды и обеспечения их ответственности за свои обязанности. Отсюда вы можете ввести всю эту информацию в формат календаря до выполнения вашего плана.