Что такое кадровый аутсорсинг? (с типами, преимуществами и советами)

3 января 2022 г.

Предприятиям во всех отраслях часто требуются отделы кадров (HR) для управления персоналом, и они могут искать новые решения для связанных процессов. Кадровый аутсорсинг может сэкономить время бизнеса, сохранить средства и помочь сотрудникам лучше понять трудовое законодательство. Если вы бизнес-профессионал, рассматривающий аутсорсинг HR, понимание того, как работает эта практика, может помочь вам решить, соответствует ли она вашим потребностям. В этой статье мы даем определение аутсорсингу HR, рассказываем о его преимуществах, перечисляем функции, которые вы можете передать на аутсорсинг, объясняем, какие типы компаний используют аутсорсинг HR, и делимся советами, которые могут помочь вам реализовать его.

Что такое кадровый аутсорсинг?

Аутсорсинг HR относится к деловой практике, когда компании нанимают внешних подрядчиков или поставщиков для выполнения обязанностей отдела кадров. Некоторые предприятия передают все HR-функции сторонней компании, в то время как другие нанимают внешнего подрядчика только для определенных задач, таких как набор персонала или управление заработной платой. Некоторые контракты предлагают индивидуальные пакеты HR, где предприятия могут выбирать, какие услуги они предпочитают, и определять участие аутсорсинговой компании в их повседневных операциях. Эта практика также может позволить предприятиям сотрудничать со специалистами по правовым вопросам для получения рекомендаций по правилам занятости.

Компании часто передают обязанности по управлению персоналом на аутсорсинг, потому что предпочитают, чтобы члены команды сосредоточили свои усилия на деятельности, приносящей прибыль, а не на управлении отделом. Малые предприятия могут использовать эту практику, чтобы предоставить сотрудникам больше ресурсов и расширенных услуг. Эти предприятия также могут полагаться на аутсорсинг HR, чтобы оставаться в курсе административных задач, связанных с набором персонала.

В чем преимущества HR-аутсорсинга?

Вот некоторые преимущества HR-аутсорсинга:

Экономит деньги

Кадровый аутсорсинг может снизить операционные расходы и расходы, связанные с персоналом. Например, партнерство с внешней компанией может помочь сотрудникам свести к минимуму административные ошибки и позволить им тратить средства только на оплату контракта, а не на заработную плату на неполный или полный рабочий день. Если в компании есть внутренний отдел кадров, подрядчик может выполнять определенные важные обязанности, помогая сотрудникам повысить их производительность в целом. Эффективные операции с персоналом также могут повысить удовлетворенность сотрудников, что может снизить любые расходы из-за высокой текучести кадров.

Позволяет внутренним специалистам по персоналу управлять своей рабочей нагрузкой

Аутсорсинг HR-задач может избавить внутренних HR-специалистов от некоторых рутинных административных задач, таких как написание должностных инструкций или составление финансовых отчетов. Это может дать этим людям возможность дальнейшего развития своей карьеры и сосредоточиться на более крупных стратегических вопросах, влияющих на рост компании. Это также может дать им больше времени для координации действий с сотрудниками, мониторинга деятельности по найму и прогнозирования будущих потребностей бизнеса. Это может особенно принести пользу малым предприятиям, в которых работает всего несколько сотрудников отдела кадров.

Предлагает доступ к высококачественным HR-услугам

В HR-компаниях обычно работают эксперты с обширными знаниями в своей специализации, что может помочь штатным сотрудникам повысить свои шансы на профессиональный успех. Например, когда компания нанимает поставщика для управления льготами для персонала через систему обмена сообщениями программного обеспечения, сотрудники могут иметь более постоянный доступ к консультантам, которые могут посоветовать им их удобства и ответить на вопросы. HR-компания также может помочь компаниям разрешить ситуации на рабочем месте и предоставить высококачественную оценку эффективности работы.

Повышает эффективность

Аутсорсинг HR может помочь автоматизировать ваши задачи и предоставить оптимизированные ресурсы для отдела. Например, внешняя компания может систематизировать такие процессы, как адаптация, администрирование заработной платы и обучение по соблюдению нормативных требований, предоставляя сотрудникам необходимые инструменты для быстрого выполнения задач. Если у сотрудников возникают вопросы о том, как выполнить задачу, специалист по кадрам часто может предоставить более немедленную и специализированную помощь, что позволяет им выполнять задачи быстрее.

Увеличивает количество тренировочных программ

Аутсорсинговые HR-компании могут поддерживать программы обучения сотрудников, позволяя им повышать свои профессиональные навыки и расширять знания отраслевых терминов. Например, вы можете обратиться к подрядчику за специализированными учебными программами по предотвращению несчастных случаев или учету культурных особенностей на рабочем месте. Эти уникальные функции часто могут улучшить культуру компании и повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Какие HR-функции можно передать на аутсорсинг?

Вы можете отдать на аутсорсинг большинство HR-функций, в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Например, многие компании передают на аутсорсинг рутинные административные задачи, такие как подача налоговой декларации или размещение новых вакансий на веб-сайтах со списками вакансий, чтобы они могли больше сосредоточиться на более широких стратегических задачах, таких как привлечение талантов или разработка политики. Вот несколько конкретных примеров дополнительных HR-функций, которые вы можете передать на аутсорсинг:

• Прием на работу

• Заработная плата и налоги

• Онбординг

• Ввод времени

• Записи сотрудников

• Отслеживание кандидатов

• Отслеживание производительности

• Преимущества

• Награды и признание

• Согласие

• Фоновый скрининг

• Управление рисками

• Временное штатное расписание

• Пенсионное планирование

• Управление безопасностью

Какие типы компаний используют HR-аутсорсинг?

Существуют различные типы компаний, которые предоставляют аутсорсинговые HR-услуги, включая варианты, которые предоставляют как технологические обновления, так и кадровые ресурсы. Может быть полезно оценить, какой тип компании предлагает лучшее решение для вас. Учет таких факторов, как гибкость контракта, цена, комплексность услуг и репутация бренда, может помочь вам принять взвешенное решение. Вот несколько примеров компаний:

• Программное обеспечение как услуга (SaaS): поставщик размещает HR-приложение в своей собственной внутренней системе, а затем предлагает этот ресурс отдельным компаниям. Этот тип программного обеспечения может упростить определенные методы работы с персоналом за счет автоматизации определенных задач, таких как просмотр резюме кандидатов на работу для возможных лучших вариантов или администрирование отчетов о заработной плате для сотрудников.

• Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO): сторонний подрядчик выполняет отдельные кадровые задачи, такие как отправка онлайн-форм или управление файлами. Это решение позволяет компаниям выбирать, какие услуги передавать на аутсорсинг, а затем выбирать специализированного поставщика для каждой из них.

• Аутсорсинг из одного источника: одна сторонняя компания управляет всеми функциями управления персоналом в течение срока пребывания сотрудника в должности, а также может помочь в разработке кадровой политики. Эти контракты с полным спектром услуг могут нанимать, брать на работу, оплачивать и управлять талантами, позволяя компании сосредоточиться на других деловых предприятиях.

• Профессиональная организация работодателей (PEO): компания объединяется с бизнесом для совместного найма своего персонала, что означает, что эти люди работают в обоих учреждениях. Как правило, первая компания управляет сотрудниками и наблюдает за их работой, в то время как PEO координирует задачи отдела кадров, такие как начисление заработной платы и планирование услуг.

• Общие услуги: сторонняя компания помогает внутреннему отделу управлять задачами отдела кадров, а затем предоставляет программную систему для использования сотрудниками. Например, сотрудник может использовать программу общего обслуживания для отправки запросов на оплачиваемый отпуск и возмещение расходов.

• Организация административных служб (ASO): Компания выполняет основные административные обязанности, а ее сотрудники работают только на подрядчика. Эти предприятия могут консультировать сотрудников другой компании по поводу их плана льгот, соглашения о заработной плате и законных прав на рабочем месте.

Советы по аутсорсингу HR

Вот несколько советов, которые могут помочь вам успешно выбрать HR-решение:

Выберите внутреннего представителя, который возглавит процесс

Предоставление точки контакта для координации с подрядчиком или поставщиком может помочь компании лучше организовать процесс аутсорсинга. Попробуйте выбрать менеджера среднего или высшего звена, который хорошо разбирается в целях компании и повседневных бизнес-операциях, так как он лучше понимает потребности сотрудников. Также может быть полезно выбрать человека с хорошими коммуникативными навыками, чтобы он мог наилучшим образом отвечать на вопросы сторонней компании.

Подумайте, какую поддержку вы хотите

Подумайте, какой тип подрядчика или поставщика может лучше всего удовлетворить потребности компании, в том числе какие задачи могут потребовать дополнительного контроля. Часто полезно проводить встречи с руководителями высшего звена и другими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить, насколько компания предпочитает сохранять контроль над процессом управления персоналом. Например, новые компании могут извлечь выгоду из использования PEO, поскольку он обычно управляет задачами высокого уровня, такими как найм или усилия по организационному структурированию. Прежде чем обратиться к более комплексному партнеру, попробуйте передать одну или две задачи BPO на аутсорсинг, чтобы проверить, как HR-аутсорсинг работает для ваших команд.

Поощряйте отношения сотрудничества с внешними HR-специалистами

Чтобы успешно поддерживать своих сотрудников, важно убедиться, что подрядчик или поставщик может полностью понять бизнес-операции. Обмен информацией о вашей рабочей среде, культуре, целях и организационных методах может помочь вам более эффективно переходить на другую службу управления персоналом. Если в компании есть внутренние координаторы и менеджеры по персоналу, они могут извлечь выгоду из сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями, особенно в начале этого партнерства.

Объясните отношения аутсорсинга с сотрудниками

Вы можете помочь своим сотрудникам научиться использовать кадровые ресурсы подрядчика или поставщика, что может помочь им более эффективно достигать профессиональных целей. Прежде чем нанимать внешнюю компанию, подумайте о том, чтобы предложить своим сотрудникам образовательные ресурсы. Например, вы можете сообщить им, к какому внешнему сотруднику следует обратиться с вопросами, как получить доступ к их учетным записям в любом новом программном обеспечении или где найти информацию об их планах льгот. Вы также можете предоставить учебные программы и подготовить учебные пособия, чтобы наилучшим образом подготовить свою команду к переходу.