Что такое дефицит бюджета и как его предотвратить?

3 января 2022 г.

Создание точного и всеобъемлющего бюджета может помочь компании понять лучшие практики для будущего успеха. Хотя для компании важно знать свое финансовое положение на предстоящий год, такие аспекты, как дефицит бюджета, могут ограничить ее способность полностью понять бюджетные требования. Изучение этой концепции может помочь вам развить навыки, необходимые для составления высококачественных бюджетов и достижения успеха в финансовой или управленческой роли. В этой статье мы определяем бюджетный резерв, описываем, как он работает, и предлагаем шаги по его предотвращению, чтобы вы могли помочь компании добиться успеха.

Что такое бюджетный профицит?

Бюджетный резерв – это финансовая сумма, возникающая в результате переоценки расходов или недооценки прогнозируемых доходов. При составлении бюджетов финансовый специалист или менеджер может прогнозировать более высокие расходы или более низкие доходы, чем показывают имеющиеся данные. Они также могут оценивать как высокие расходы, так и низкие доходы. При такой оценке бюджет компании может стать больше, чем необходимо.

В некоторых ситуациях бюджетный резерв может помочь компании достичь своих целей. Например, если профессиональный финансовый специалист не уверен в экономическом будущем компании, он может более консервативно оценить бюджет, чтобы избежать потенциального наличия бюджета, который не покрывает расходы должным образом. Однако во многих случаях устранение резерва бюджета может помочь компании составить более точные финансовые планы и принять обоснованные решения.

Как работает бюджетный резерв?

При создании бюджета менеджер может записать неверные прогнозы в отношении расходов или доходов компании, что приведет к нехватке бюджета. В зависимости от ситуации они могут делать это намеренно или на основе неполной информации. Вот несколько причин, по которым они могут разработать бюджет, основанный на нереалистичных ожиданиях:

Неопределенность

Могут быть некоторые ситуации, когда менеджер компании не уверен в том, как компания может работать в финансовом отношении при подготовке бюджета. Например, компания выпустила новый продукт, и менеджер не знает, насколько хорошо он будет продаваться. Или у компании может быть большая предстоящая цель, например, привлечение новых клиентов или выход на новый рынок, что может потребовать непредвиденных или текущих расходов. Поскольку у менеджера может не быть данных о финансовых последствиях этих продуктов или целей, он может создать более консервативную оценку бюджета, чтобы убедиться, что у компании достаточно ресурсов.

Информационная асимметрия

Старшие менеджеры не всегда могут располагать достаточной информацией на уровне отдела, чтобы давать надлежащие бюджетные рекомендации. Например, менеджеры отдельных отделов компании могут иметь данные о ресурсах, расходах или производительности сотрудников своего отдела, которыми они еще не поделились с руководителями высокого уровня. Это означает, что специалист по бюджету может не располагать всей необходимой информацией, чтобы делать точные бюджетные прогнозы.

Информационная асимметрия предоставляет компаниям несколько возможностей для улучшения персонала и процедур. Например, отсутствие обмена данными может вдохновить компанию на разработку более надежных методов коммуникации и отчетности между отделами. Это также может дать компании возможность пересмотреть цели руководства на уровне отдела. Например, менеджер отдела может предоставить руководству верхнего уровня точную информацию о производительности своей команды, чтобы гарантировать, что компания назначает реалистичные квоты для сотрудников в этом отделе.

Награды за достижение бюджета

Некоторые организации могут предлагать менеджерам бонусы или поощрения за достижение бюджетных целей. В этом случае менеджеры могут ставить легко достижимые цели, чтобы убедиться, что их команда выполняет бюджетные требования на год. Хотя этот тип бюджетного резерва может помочь отделам или менеджерам достичь целей, он может не помочь компании разработать точные и действенные рекомендации по бюджету. Создание корпоративной культуры, которая отдает приоритет достижениям в масштабах всей организации, а не отдельным целям, может помочь уменьшить потенциальную мотивацию для создания резерва бюджета.

7 способов предотвратить провисание бюджета

Вот семь шагов, которые компания может предпринять, чтобы ограничить и предотвратить дефицит бюджета:

1. Выберите небольшую группу людей для составления бюджета

Один из способов предотвратить нехватку бюджета — оставить принятие решений по бюджету небольшой, опытной группе старших менеджеров. Делая это, компания может гарантировать, что она выбирает доверенных сотрудников, которые принимают решения, которые лучше всего подходят для компании, а не для отдельных отделов или команд. Создание небольшой бюджетной команды также может ограничить конкурирующие влияния или точки зрения, а это означает, что команда рассматривает только самые важные данные и цели.

2. Создавайте вознаграждения, не связанные с бюджетом

Компании также могут предотвратить нехватку бюджета, ограничив вознаграждение за достижение целей бюджета. Если финансовая компенсация сотрудника не связана с достижением им бюджетных целей, то он может чувствовать себя менее мотивированным для создания легко достижимых бюджетов. Вместо этого компании могут создавать структуры вознаграждений, связанные с показателями, не связанными с бюджетом. Например, компания может вознаграждать сотрудников, проработавших в компании долгое время или разработавших новые полезные политики.

3. Нанимайте сотрудников, воплощающих миссию компании

Еще один способ предотвратить нехватку бюджета — нанять сотрудников, которые воплощают миссию компании и стремятся улучшить общую производительность организации. В то время как бюджетный резерв может сделать отдельные цели более достижимыми, он также может помешать компании получить точное представление о своих бюджетных потребностях. Чтобы компания принимала эффективные финансовые решения, полезно иметь сотрудников, которые ценят цели компании.

Для этого компания может выделить ресурсы для найма сотрудников, которые понимают цели компании и хотят помочь ей в их достижении. Компании также могут создать эту мотивацию у нынешних сотрудников, проводя последовательное обучение и предлагая обзоры эффективности. Если возможно, компания может разработать такие ресурсы, как плакаты или семинары, которые ясно и понятно доносят ее миссию до всех сотрудников.

4. Улучшить методы общения

В некоторых случаях нехватка бюджетных средств может быть вызвана отсутствием отчетности по данным между отделами и руководством верхнего уровня. Чтобы исправить это, компания может разработать согласованные политики для связи и отчетности между отделами и высшим руководством. Например, компания может внедрить ежеквартальные встречи между каждым менеджером отдела и членом высшего руководства, чтобы предоставить руководителю отдела возможность разделить расходы, оценить прибыль и разработать цели. Это может обеспечить подотчетность и гарантировать, что все известные данные доступны тем, кто составляет бюджет.

5. Предоставьте достаточно ресурсов

Предоставление менеджерам достаточных ресурсов может гарантировать, что они будут создавать качественные бюджетные сметы. Например, компания может позаботиться о том, чтобы у старших менеджеров было достаточно времени для сбора данных из всех отделов и тщательного обсуждения преимуществ каждого варианта бюджета. Делая это, они могут гарантировать, что у менеджеров будет достаточно времени для рассмотрения всей доступной информации и принятия решений, соответствующих целям компании. Предоставление менеджерам других ресурсов, таких как инструменты, человеческий капитал или дополнительное обучение, может позволить им полностью посвятить себя разработке реалистичного бюджета.

6. Сравните бюджет с бюджетом других компаний отрасли.

Недостаток бюджета может возникнуть из-за того, что у менеджеров недостаточно информации для точной оценки расходов или доходов компании. Хотя может быть невозможно предсказать эту информацию в случае новых проектов, непредвиденных расходов или будущих продуктов, может быть полезно использовать информацию от других компаний в отрасли. Это может дать общее представление о точности бюджета.

Например, менеджер может просмотреть доступные данные о доходах компании, выпустившей аналогичный продукт. Хотя эта информация может не соответствовать доходу, который получает компания, она может дать более точную оценку. Например, если бюджет компании отличается от бюджета конкурента, может оказаться полезным провести его переоценку.

7. Соберите достаточно данных

Еще один способ предотвратить нехватку бюджетных средств — предоставить менеджерам как можно больше данных о доходах и расходах. Компания может работать с различными аналитиками для создания моделей, прогнозов тенденций, рейтингов производительности и других статистических показателей. Эти аналитики могут собирать большое количество прошлых данных о производительности и соответствующей отраслевой аналитики для принятия решений. Внутри компании сбор индивидуальных данных, таких как отчеты о производительности сотрудников, также может помочь глубже понять потенциал компании. Если возможно, компания может собрать больше данных, чем кажется необходимым, чтобы составить полный бюджетный план.