Что такое бизнес-закупки? (плюс типы и примеры)

14 апреля 2022 г.

Закупки для бизнеса — это процесс закупки товаров и услуг у источника, внешнего по отношению к бизнесу. Процесс закупок включает в себя поиск продуктов, обсуждение условий покупки, покупку товаров, их тщательную проверку и ведение подробных записей о каждом этапе процесса. Дополнительные сведения о закупках для бизнеса помогут вам обеспечить надлежащее функционирование бизнеса, в котором вы работаете. В этой статье мы обсудим, что такое бизнес-закупки и как они работают, и предоставим список конкретных типов закупок, а также примеры, демонстрирующие, как компании закупают товары и услуги.

Что такое коммерческие закупки?

Деловые закупки — это акт приобретения предприятием товара или услуги для собственного использования. Компании регулярно приобретают товары и услуги для выполнения своих обычных деловых функций. Малые предприятия обычно закупают товары и услуги в гораздо меньших масштабах, чем крупные корпорации. Товары и услуги, которые закупает компания, могут включать сырье, материалы для технического обслуживания, потребительские товары, переработанные материалы, офисное оборудование, планирование участка, маркетинговые услуги или подбор персонала.

В процессе закупок участвуют как покупатель, так и продавец. Это особенно важно, поскольку помогает компаниям любого размера находить надежных поставщиков, которые могут предоставить товары и услуги, отвечающие их уникальным потребностям. Он также имеет ряд преимуществ для бизнеса, от помощи в оптимизации сложных процессов до потенциального снижения затрат на сырье. Например, компания, которой требуется постоянная услуга, такая как защита электронной почты, может выбрать поставщика, который наилучшим образом соответствует ее требованиям по конкурентоспособной цене, в процессе закупки.

Как работают закупки для бизнеса?

Процесс закупок обычно включает в себя ряд отдельных шагов и может даже потребовать использования значительной части ресурсов компании. Он также имеет тенденцию быть постоянным, что означает, что бизнес может устанавливать отношения с поставщиками, чтобы продолжать закупать товары в течение длительного периода времени. Процесс закупки обычно включает следующие этапы:

1. Определение товаров и услуг, которые необходимы компании

На первом этапе компания обычно определяет свои индивидуальные требования к конкретным продуктам или услугам. Эти требования могут быть длинными или короткими, в зависимости от таких факторов, как размер компании или время года. Элементы могут включать новые продукты или услуги, которые компания никогда раньше не покупала. Компания также может пополнить запасы имеющихся товаров или продлить подписку на услуги. На этом этапе компании часто анализируют множество деталей, чтобы лучше определить свои потребности, включая конкретные характеристики услуг, подробные спецификации деталей и бюджетные ограничения. Специалисты по закупкам также могут встречаться с руководителями отдельных отделов.

2. Подача официального запроса на покупку

Запрос на покупку часто необходим, когда компания планирует приобрести большое количество новых товаров или услуг. Заявка на покупку — это официальный документ, который сотрудник или отдел создает для запроса официального разрешения на покупку товаров или услуг от имени организации. Документ уведомляет компанию о необходимости покупки.

Он также включает в себя различные уточнения, такие как цена товара, сроки совершения покупки, необходимое количество товара и другую важную информацию. Отдел, который управляет закупками, просматривает документ и либо утверждает, либо отклоняет запрос. Если отдел одобряет запрос, группа закупок может приступить к выбору поставщика.

3. Выбор поставщиков

Выбор поставщика включает выбор подходящих поставщиков и отправку запроса на ценовое предложение (RFQ). RFQ — это запрос на товары и услуги, который позволяет компании дать конкурирующим поставщикам возможность представить свои цены. Помимо цены, выбор поставщика часто включает оценку поставщиков по их репутации, своевременности, качеству и общей надежности. Некоторые компании также включают социальную ответственность своих поставок. Например, компания, которая высоко ценит экологическую ответственность, может выбрать поставщика, который использует только экологически чистые материалы.

4. Согласование цены и условий покупки

После выбора нескольких поставщиков отдел закупок компании обычно тратит некоторое время на изучение каждого полученного предложения, прежде чем обсуждать детали покупки, например цену. Большинство компаний получают как минимум три предложения от поставщиков, чтобы у них были альтернативы, если сделка пойдет не по плану. Как только компания соглашается с окончательными условиями покупки, она рассматривает покупку и получает ее в письменном виде. После того, как обе стороны подписывают соглашение, оно становится юридически обязывающим договором между покупателем и продавцом.

5. Получение и проверка товаров или услуг

Последний шаг в процессе закупок для бизнеса включает в себя получение компанией товаров или услуг и их тщательную проверку на наличие возможных ошибок или физического повреждения. Если есть какие-либо повреждения, компания может уведомить продавца. Компании, как правило, хотят убедиться, что качество продукта или услуги соответствует или превосходит их ожидания, прежде чем делать новый заказ у того же поставщика. После получения и проверки заказа компания записывает заказ, включая переговоры о цене, квитанции, счета-фактуры и любые другие записи, связанные с ним. Ведение записи может быть полезно в будущих переговорах и может предотвратить потенциальные споры.

Виды закупок

Есть несколько способов, которыми компании классифицируют свои закупки. Как правило, эта категоризация зависит от того, как компания планирует использовать товары, которые она закупает. Вот наиболее распространенные виды закупочной деятельности:

Прямые закупки

Прямые закупки — это покупка всего, что необходимо для производства конечного продукта. Для производственной компании это может быть сырье или оборудование. Хотя этот тип закупок наиболее распространен среди производственных фирм, сервисно-ориентированные компании могут использовать его для покупки услуг. Для сервисной компании прямые закупки могут включать квалифицированный персонал. Предприятия часто совершают прямые закупки, поскольку это является для них ключевым источником дохода.

Косвенные закупки

Косвенные закупки включают покупку предметов, которые фирма может не использовать напрямую для производства продукта или услуги, но которые по-прежнему необходимы для повседневной деятельности организации. Косвенные закупки не увеличивают доходы, как прямые закупки, но они помогают компании работать эффективно. Эти закупки могут включать канцелярские товары, офисную мебель, рекламные кампании, ИТ-услуги или услуги по ремонту оборудования.

Закупка товаров

Закупка товаров состоит из покупки физических предметов и чаще всего встречается у производственных компаний. Сюда также могут входить элементы, которые не являются физическими, например подписки на программное обеспечение. Эта форма закупок может включать в себя комбинацию как косвенных, так и прямых закупок, и обычно требует эффективных методов управления цепочками поставок, таких как планирование поставок, производства, запасов и отслеживания.

Закупка услуг

Закупка услуг сосредоточена на закупке нефизических услуг, в которых участвуют люди. В зависимости от конкретной компании и ее потребностей это может включать в себя покупку услуг охраны на месте, использование подрядчиков, наем юристов или лизинговых компаний для помощи в проведении мероприятия. Как и закупка товаров, эта форма закупки может закупать товары как для косвенного, так и для прямого использования.

Примеры коммерческих закупок

Вот несколько примеров бизнес-закупок в разных отраслях:

Пример автопроизводителя

Automobiles Galore — производитель автомобилей, который специализируется на выпуске различных автомобилей, грузовиков и внедорожников. Компания напрямую закупает механические компоненты, такие как двигатели, трансмиссии, батареи и генераторы, у нескольких надежных поставщиков. Эти детали используются для производства автомобилей, которые отличаются высокой топливной экономичностью и долговечностью.

Пример компании электроники

WorldPhone Connect, LLC — компания по производству электроники, которая продает различные мобильные устройства, ноутбуки, компьютеры, сканеры, оргтехнику и мониторы. Компания планирует выйти на рынок кухонной техники и привлекает внешнего консультанта для информирования команды о последних тенденциях в этом сегменте рынка. Консультант также помогает WorldPhone Connect разработать эффективную маркетинговую стратегию.

Пример компании по проведению мероприятий

Rachel’s Event Planning — это компания, занимающаяся организацией мероприятий, которая помогает небольшим организациям организовывать корпоративные мероприятия и выезды на природу. Отдел продаж компании использует телефоны, чтобы звонить потенциальным клиентам и узнавать больше об их конкретных потребностях, но телефоны, которые они используют, устаревают. Отдел планирования мероприятий Рэйчел закупает новые телефоны у поставщика, чтобы лучше поддерживать команду в ее усилиях.