Что такое аудит соответствия? (с 10 типами)

2 апреля 2022 г.

Проведение регулярных проверок соответствия гарантирует, что организации соблюдают необходимые государственные постановления. Компании могут проходить аудиты соответствия, которые оценивают их финансовую практику, безопасность, технологическую и экологическую практику. Если вы заинтересованы в том, чтобы стать независимым аудитором или подготовить свою организацию к предстоящему аудиту, вам может быть полезно узнать больше об аудите соответствия. В этой статье мы объясним, что такое аудит соответствия, рассмотрим, чем он отличается от внутреннего аудита, перечислим 10 типов аудитов соответствия, с которыми вы можете столкнуться, и поделимся пошаговыми инструкциями по успешной подготовке к аудиту соответствия.

Что такое аудит соответствия?

Аудит соответствия — это проверка, которую проводят специалисты, чтобы оценить, соответствует ли организация всем необходимым нормативным требованиям для своей отрасли и географического региона. Правительство использует эти проверки для обеспечения соблюдения правил как на местном, так и на федеральном уровне. Обычно сторонний независимый аудитор проводит аудит соответствия, чтобы гарантировать точность и объективность результатов.

Области, на которых сосредотачивается аудитор соответствия, могут отличаться от одной организации к другой, в зависимости от того, каким типам правил они должны следовать. Они могут просматривать файлы, внутренние процессы и важные документы. Например, специалисты могут использовать аудиты соответствия для оценки методов управления организации, мер кибербезопасности, воздействия на окружающую среду или уровня безопасности на рабочем месте.

Почему важен аудит соответствия?

Аудиты соответствия важны, потому что они обеспечивают соблюдение организациями государственной политики и правил. Основная цель проведения аудита соответствия — определить, ведет ли компания бизнес надлежащим образом. Если аудитор замечает неэффективные политики или процессы, он может сообщить о своих выводах руководству компании или уведомить соответствующее государственное учреждение. Завершение аудита соответствия также может принести пользу организациям и их сотрудникам за счет:

• Выявление возможностей для улучшения: Аудиты соответствия могут выявить устаревшие системы или процессы. Когда это происходит, аудиторы могут предложить предложения, которые помогут организации внедрить более эффективные методы.

• Повышение мер безопасности: существует множество правил для защиты сотрудников, потребителей и окружающей среды. Аудиты соответствия — отличный инструмент для оценки того, соответствуют ли организации этим требованиям, и предоставления им рекомендаций по созданию более безопасной рабочей среды.

• Снижение юридических рисков. Участие в регулярных проверках соответствия может помочь компаниям убедиться в том, что они соблюдают все необходимые государственные постановления. Это может помочь им снизить риск быть оштрафованными или наказанными и гарантировать, что они останутся соучастниками в будущем.

Чем аудит соответствия отличается от внутреннего аудита?

Внутренний аудит — это процесс проверки, который организация проводит сама. Часто организации выбирают внутренний аудит для подготовки к аудиту соответствия. Хотя предприятия могут использовать аудиты соответствия и внутренние аудиты для выявления областей, требующих улучшения, между этими двумя типами процессов проверки есть некоторые важные различия. Некоторые из ключевых отличий включают в себя:

• Внешняя третья сторона проводит аудит соответствия, тогда как сотрудник организации проводит внутренний аудит.

• Аудиты соответствия гарантируют, что организации соблюдают правительственные постановления, тогда как внутренние аудиты гарантируют, что сотрудники организации следуют политикам компании.

• Правительственные чиновники, регулирующие органы и члены совета директоров могут просматривать результаты аудита соответствия, тогда как только руководители компаний анализируют результаты внутреннего аудита.

Как работает аудит соответствия?

Вот некоторые из основных шагов, которые аудитор соответствия обычно предпринимает после того, как организация запрашивает аудит:

1. Просмотрите документы

Аудитор соответствия начинает свою работу с проверки важных записей и документов. Обычно они используют контрольный список аудита соответствия, чтобы убедиться, что они изучают все необходимые материалы. На этом этапе аудиторы соответствия могут просматривать бумажные документы или электронные файлы.

2. Проведите интервью

Затем аудитор соответствия проводит формальные интервью, чтобы узнать больше о том, как организация ведет бизнес. Они могут опросить менеджеров, членов совета директоров, руководителей компании и сотрудников для сбора доказательств на этом этапе аудита. В зависимости от размера организации, которую они проверяют, они могут работать в одиночку или с командой других аудиторов соответствия.

3. Оцените процессы

В дополнение к проведению интервью аудитор соответствия может посетить каждое физическое местонахождение организации. Это позволяет им проверять инфраструктуру и рабочие места, что важно, если аудитор проверяет процедуры безопасности и оценивает воздействие на окружающую среду. На этом этапе аудита соответствия аудитор может следить за несколькими сотрудниками, чтобы убедиться, что они соблюдают все надлежащие процессы и протоколы в своей повседневной работе.

4. Составьте отчет о соответствии

Наконец, аудитор соответствия использует всю собранную информацию для составления отчета о соответствии. Они используют этот отчет, чтобы поделиться своими выводами и дать рекомендации, которые помогут организации улучшиться в будущем. Это может помочь организации минимизировать риски и разработать более эффективные процессы. Аудитор также может поделиться своим отчетом о соответствии с соответствующими государственными органами, если организации необходимо предпринять существенные корректирующие действия.

10 видов комплаенс-аудитов

Существует множество типов федеральных и местных проверок соответствия, которые различаются в зависимости от отрасли. Эти аудиты могут касаться технических, операционных, финансовых процессов или протоколов безопасности. Вот 10 типов аудитов соответствия, с которыми вы можете столкнуться:

1. Аудит Закона Сарбейнса-Оксли (SOX): Аудит соответствия SOX фокусируется на финансовых отчетах и ​​операционном контроле. Отделы расчета заработной платы, финансов и ИТ могут пройти этот тип аудита, чтобы убедиться, что у них есть надлежащие системы для восстановления данных, если они столкнутся с кибератакой или техническими проблемами.

2. Аудиты Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPPA): организации здравоохранения проходят регулярные проверки соблюдения HIPPA, чтобы убедиться, что они защищают конфиденциальность людей, которых они обслуживают. Это включает в себя оценку безопасности их электронных записей, физических документов и процедур.

3. Аудиты социального соответствия. Существует несколько аудитов социального соответствия и устойчивого развития, которые оценивают, соблюдает ли организация правила, касающиеся здоровья и безопасности, прав работников и воздействия на окружающую среду. Эти виды аудита часто проверяют цепочку поставок и объекты организации.

4. Аудит стандарта безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS): этот тип аудита соответствия обеспечивает соблюдение набора стандартов для компаний, которые обрабатывают, хранят или передают электронные платежи. Предприятиям, которые ежегодно совершают более 6 миллионов транзакций по кредитным картам, возможно, потребуется пройти ежегодный аудит соответствия требованиям PCI DSS для оценки безопасности их процессов, систем и сетей.

5. Аудиты Службы внутренних доходов (IRS): IRS проводит плановые проверки, чтобы убедиться, что организации своевременно уплачивают соответствующую сумму налогов. Они также могут проверять отдельных лиц, чтобы убедиться, что они соблюдают необходимые налоговые кодексы и процессы.

6. Аудит человеческих ресурсов (HR): существует несколько типов аудитов соответствия HR, которые оценивают, соблюдает ли организация важные законы и правила в области занятости на местном, государственном и федеральном уровне. Эти проверки соответствия могут быть сосредоточены на личных делах и платежной ведомости.

7. Аудиты Управления по регулированию финансовой отрасли (FINRA): FINRA сотрудничает с Комиссией по ценным бумагам и биржам (SEC) для ежегодного аудита финансовых, ценных бумаг, брокерских и инвестиционных компаний. Они оценивают рекламу, лицензии и ежедневные операции, чтобы убедиться, что эти организации соблюдают соответствующие правила торговли.

8. Аудиты Закона о гигиене и безопасности труда (OSHA): Аудиты OSHA оценивают, соблюдает ли организация необходимые стандарты здоровья и безопасности для своих сотрудников. Аудиторы могут использовать руководящие принципы OSHA, чтобы убедиться, что рабочие места гигиеничны и безопасны.

9. Аудиты Центров услуг Medicare и Medicaid (CMS): CMS проводит проверки соблюдения требований совместно с Министерством здравоохранения и социальных служб. Вместе они проверяют финансирование Medicare, чтобы обеспечить справедливое распределение.

10. Аудиты Агентства по охране окружающей среды (EPA): EPA отвечает за проведение аудитов, чтобы убедиться, что организации соблюдают экологические законы, установленные племенными, государственными и федеральными властями. Они проверяют бизнес-процессы, такие как управление отходами, производство и распределение.

Обратите внимание, что ни один из продуктов или организаций, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.

Как подготовиться к комплаенс-аудиту

Если в вашей организации предстоит предстоящий аудит соответствия, вам может быть интересно, что вы можете сделать, чтобы ваша команда была готова. Хотя аудиты соответствия различаются в зависимости от отрасли и географического региона, все же есть несколько основных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить результаты аудита. Вот несколько инструкций, которым вы можете следовать, чтобы начать:

1. Организуйте необходимые документы

Начните с документирования процессов вашей организации. Выделите, какие методы соблюдают ваши сотрудники, чтобы соответствовать государственным постановлениям. Вы также можете обратиться к стороннему аудитору, чтобы узнать, есть ли какие-либо конкретные документы, которые ему нужно проверить, например, финансовые отчеты или личные дела. Это может помочь вам убедиться, что у вас есть необходимые документы. Как только вы определите, какими документами вам нужно поделиться с аудитором, организуйте их, чтобы вы были готовы ко дню аудита соответствия вашей организации.

2. Проведите внутреннюю проверку

Проведение внутренней проверки процессов и систем вашей организации может помочь вам определить области для улучшения перед официальным аудитом соответствия. Прежде чем приступить к работе, узнайте, на каких ключевых областях аудиторы соответствия в вашей отрасли обычно сосредотачиваются. Например, если вы работаете в сфере кибербезопасности, аудитор может проверить ваши ИТ-системы, чтобы убедиться, что они соответствуют основным отраслевым стандартам. Понимание того, на что обращают внимание аудиторы соответствия при проведении проверок, поможет вам сосредоточить свое внимание на наиболее важных областях вашего бизнеса.

3. Создайте контрольный журнал

Создание четкого контрольного журнала может помочь вам сохранить важные документы, подтверждающие, что ваша организация соответствует государственным нормам. Ведите организованные ручные или электронные записи основных процессов вашей компании. Это может включать в себя отслеживание ваших политик безопасности, протоколов найма и налоговой информации.

4. Обучайте членов команды

Перед предстоящим аудитом соответствия вашей организации найдите время, чтобы обсудить важные процедуры и политики с членами вашей команды. Это может помочь вам убедиться, что ваша команда понимает, какие шаги им необходимо предпринять, чтобы следовать важным государственным постановлениям. В дополнение к обзорному курсу для ваших сотрудников, чтобы укрепить важные процессы и протоколы, обязательно обновите свои адаптационные материалы, чтобы отразить изменения в местных и федеральных правилах.

5. Ознакомьтесь с обновленными правилами

Будьте в курсе новых и обновленных правил, подписавшись на отраслевые информационные бюллетени. Вы также можете посещать сетевые мероприятия и конференции, чтобы узнавать об изменениях, которые могут повлиять на вашу отрасль. Это может помочь вам проводить регулярные проверки политик и процессов вашей организации, чтобы обеспечить их соответствие требованиям в будущем.